Wstęp

Usługa automatycznego sprawdzania numerów VAT UE pozwala na całkowicie bezobsługowe monitorowanie statusu podmiotu w systemie VIES.

Wszystkie czynności sprawdzające są wykonywane przez nasze systemy, a użytkownik po każdym zakończeniu sprawdzania może zalogować się na swoje konto i pobrać raport zawierający wyniki wszystkich przeprowadzonych sprawdzeń. Definiowanie sprawdzeń odbywa się za pomocą harmonogramu, za pomocą którego użytkownik określa częstotliwość wykonywanych sprawdzeń.

Usługa dostępna w Planie Profesjonalnym i Indywidualnym dedykowana jest w szczególności firmom, które muszą weryfikować nawet kilkadziesiąt tysięcy kontrahentów miesięcznie.

Maksymalna liczba monitorowanych numerów VAT UE w abonamencie Professional nie może przekroczyć 10 000. W przypadku planów Indywidualnych limit może być wyższy i zależy od zakontraktowanej ilości zapytań. Każde zapytanie złożone w ramach usługi monitoringu VAT UE rozliczane jest tak samo jak zapytania realizowane za pomocą interfejsu API.

Tworzenie i planowanie grup

Aby móc sprawdzić numer VAT UE, konieczne jest utworzenie grupy. Grupa to zestaw numerów VAT UE, do których przypisany jest określony typ kontroli i określony harmonogram kontroli.

Po zalogowaniu się i przejściu do „Monitor”, należy kliknąć Add new group przycisk. Pojawi się okno, w którym należy wpisać nazwę grupy, określić rodzaj weryfikacji oraz ustalić harmonogram określający dni, w których będą sprawdzane numery VAT UE należące do tej grupy.

Przy określaniu harmonogramu należy pamiętać, że każda kontrola przeprowadzona przez EU VAT Monitor (VIES) będzie rozliczana jako osobne zapytanie. Oznacza to, że jeśli grupa będzie zawierała np. 1000 numerów VAT UE, a harmonogram jest ustawiony na sprawdzanie grupy 5 dni w miesiącu, to w sumie w miesiącu zostanie naliczonych 5000 zapytań.

Poniższy rysunek przedstawia utworzenie nowej grupy do codziennego sprawdzania podatnika w ewidencji VAT.

Dopiero po utworzeniu grupy możliwe jest zdefiniowanie numerów VAT UE do sprawdzenia w ramach danej grupy.

Zarządzanie monitorowanymi numerami VAT UE

Zarządzanie monitorowanymi numerami VAT UE jest możliwe tylko po wybraniu danej grupy.

Import numerów VAT UE

Aby dodać lub zaimportować numery NIP do wybranej grupy z pliku CSV, kliknij przycisk z + podpisać

Wyświetlone zostanie okno, w którym można dodać numery VAT UE poprzez ich wpisanie lub wklejenie ze schowka (Ctrl + v). Możliwe jest również wskazanie pliku CSV (plik musi mieć rozszerzenie *.csv) zawierającego w jednej kolumnie numery VAT UE. Po wprowadzeniu numerów VAT UE, naciśnij Add przycisk, aby rozpocząć proces importu.

Na koniec system wyświetli podsumowanie procesu importu, które wyświetli całkowitą liczbę pomyślnie zaimportowanych numerów VAT UE, na przykład:
Import completed successfully. Number of valid EU VAT numbers: 4.

Po zaimportowaniu numerów pierwsze i kolejne sprawdzenia zostaną wykonane automatycznie zgodnie z harmonogramem ustalonym dla danej grupy.

Wyszukaj numery VAT UE

Aby wyszukać konkretny numer VAT UE i wyświetlić tylko numer weryfikacyjny dla tego numeru, kliknij listę rozwijaną z napisem All numbers i wybierz numer VAT UE z listy lub wprowadź jego początek w polu tekstowym.

Usunięcie numerów VAT UE

Aby usunąć dany numer VAT UE z wybranej grupy należy kliknąć przycisk z x podpisać

Wyświetlone zostanie okno informujące o zaprzestaniu przeprowadzania kontroli dla usuniętego numeru VAT UE.

Usunięcie numeru VAT UE z wybranej grupy należy potwierdzić, klikając przycisk Delete przycisk.

Uwaga! Należy również pamiętać, że po usunięciu numeru VAT UE nie będzie możliwe przeglądanie historii przeprowadzonych kontroli.

Zarządzanie kontrolami

Przeglądanie czeków

Lista przeprowadzonych kontroli dla wszystkich numerów VAT UE jest wyświetlana automatycznie po wejściu do Monitor patka.

Lista sprawdzeń wykonanych w bieżącej grupie zawiera następujące kolumny:

• Check date – data i godzina kontroli z dokładnością do jednej sekundy.
• EU VAT number – Numer VAT UE, dla którego przeprowadzono kontrolę.
• Status – status opisowy informujący o wyniku kontroli.
• Code – status liczbowy informujący o wyniku kontroli.
• Status change – pole może mieć 3 wartości:
  • Lack of data – w przypadku, gdy kontrola jest przeprowadzana po raz pierwszy.
  • Yes – wartość oznacza, że stan zmienił się od ostatniego sprawdzenia.
  • No – wartość oznacza, że stan nie zmienił się od ostatniego sprawdzenia.

Kontrole filtrowania

Filtrowanie wyświetlanych zapytań możliwe jest dla:

• EU VAT number
• Check date

W celu ograniczenia wyświetlanych czeków do danego numeru VAT UE należy kliknąć na rozwijaną listę z napisem All numbers i wybierz numer VAT UE z listy lub wpisz jego początek w polu tekstowym. Po potwierdzeniu wyboru zostaną wyświetlone tylko kontrole przeprowadzone dla danego numeru VAT UE.

W celu ograniczenia wyświetlanych czeków tylko do danego dnia należy kliknąć na rozwijaną listę z napisem All dates i wybierz konkretną datę sprawdzenia z listy lub wpisz jej początek w polu tekstowym. Po potwierdzeniu wyboru zostaną wyświetlone wszystkie kontrole VAT UE przeprowadzone tego dnia.

Sortowanie wyświetlanych czeków

Istnieje możliwość sortowania listy przeprowadzonych kontroli przy użyciu każdej z kolumn. Aby posortować listę kontrolną według Code kolumny, kliknij trójkąt po prawej stronie nazwy kolumny. Trójkąt w górę oznacza sortowanie rosnące, a sortowanie w dół – sortowanie malejące.

Eksport czeków

W dowolnym momencie można wyeksportować aktualnie wyświetlaną listę kontroli, klikając przycisk Export przycisk.

Następnie wybierz format pliku (CSV lub TXT). Po potwierdzeniu wyboru formatu pliku, system wyeksportuje aktualnie wyświetlane dane na liście i zapyta o lokalizację, w której zostanie zapisany pobrany plik zawierający wyeksportowane dane.