Sledování DIČ EU ve VIES

Úvod

Služba automatické kontroly DIČ EU umožňuje zcela bezúdržbové sledování stavu subjektu v systému VIES.

Veškeré kontrolní činnosti jsou prováděny našimi systémy a uživatel se po každém dokončení kontroly může přihlásit ke svému účtu a stáhnout si zprávu obsahující výsledky všech provedených kontrol. Definování kontrol se provádí pomocí harmonogramu, pomocí kterého uživatel určuje četnost prováděných kontrol.

Služba je dostupná v Profesním a Individuálním plánu a je určena zejména firmám, které musí měsíčně prověřit až desítky tisíc dodavatelů.

Maximální počet sledovaných EU DIČ v plánu Professional nesmí překročit 10 000. V případě Individuálních plánů může být limit vyšší a závisí na nasmlouvaném počtu poptávek. Každý dotaz podaný v rámci služby monitorování DPH v EU je účtován stejným způsobem jako dotaz uskutečněný pomocí rozhraní API.

Vytvoření a plánování skupiny

Aby bylo možné provádět kontroly EU DIČ, je nutné vytvořit skupinu. Skupina je sada čísel DPH EU, ke kterým je přiřazen konkrétní typ kontroly a konkrétní rozvrh kontrol.

Po přihlášení a přesunu do „Monitor“, měli byste kliknout na Add new group knoflík. Zobrazí se okno, ve kterém musíte zadat název skupiny, definovat typ ověření a nastavit rozvrh, který definuje dny, ve kterých se mají kontrolovat DIČ EU patřící do této skupiny.

Při upřesňování harmonogramu mějte na paměti, že každá kontrola provedená systémem EU VAT Monitor (VIES) bude účtována jako samostatný dotaz. To znamená, že pokud skupina bude obsahovat např. 1000 DIČ EU a plán je nastaven na kontrolu skupiny 5 dní v měsíci, tak se za měsíc započítá celkem 5000 dotazů.

Na obrázku níže je znázorněno vytvoření nové skupiny pro denní kontrolu plátce v evidenci DPH.

Teprve po vytvoření skupiny je možné definovat EU DIČ ke kontrole v rámci dané skupiny.

Správa monitorovaných čísel DPH EU

Správa sledovaných EU DIČ je možná pouze po výběru dané skupiny.

Dovoz čísel DPH EU

Chcete-li přidat nebo importovat čísla NIP do vybrané skupiny ze souboru CSV, klepněte na tlačítko s + podepsat

Zobrazí se okno, které vám umožní přidat čísla DPH EU jejich zadáním nebo vložením ze schránky (Ctrl + v). Je také možné označit soubor CSV (soubor musí mít příponu * .csv) obsahující v jednom sloupci DIČ EU. Po zadání DIČ EU stiskněte tlačítko Add pro zahájení procesu importu.

Nakonec systém zobrazí souhrn procesu importu, který zobrazí celkový počet úspěšně importovaných DIČ EU, například:
Import completed successfully. Number of valid EU VAT numbers: 4.

Po naimportování čísel se automaticky provedou první a další kontroly podle plánu nastaveného pro danou skupinu.

Vyhledejte čísla DPH EU

Chcete-li vyhledat konkrétní DIČ EU a zobrazit pouze ověřovací číslo pro toto číslo, klikněte na rozevírací seznam s nápisem All numbers a vyberte DIČ EU ze seznamu nebo zadejte jeho začátek do textového pole.

Odstranění DIČ EU

Chcete-li odebrat dané DIČ EU z vybrané skupiny, klikněte na tlačítko s x podepsat

Zobrazí se okno s informací, že na odstraněné DIČ EU již nebudou prováděny kontroly.

Odebrání DIČ EU z vybrané skupiny by mělo být potvrzeno kliknutím na Delete knoflík.

Pozornost! Je třeba také připomenout, že po odebrání DIČ EU nebude možné zobrazit historii provedených kontrol.

Řízení kontrol

Prohlížení šeků

Seznam provedených kontrol pro všechna DIČ EU se zobrazí automaticky po zadání Monitor tab.

Seznam kontrol provedených v aktuální skupině obsahuje následující sloupce:

  • Check date – datum a čas kontroly s přesností na jednu sekundu.
  • EU VAT number – DIČ EU, pro které byla kontrola provedena.
  • Status – popisný stav informující o výsledku kontroly.
  • Code – číselný stav informující o výsledku kontroly.
  • Status change – pole může mít 3 hodnoty:
    • Lack of data – v případě, že se kontrola provádí poprvé.
    • Yes – hodnota znamená, že se stav od poslední kontroly změnil.
    • No – hodnota znamená, že stav se od poslední kontroly nezměnil.

Kontroly filtrování

Filtrování zobrazených dotazů je možné pro:

  • EU VAT number
  • Check date

Pro omezení zobrazovaných šeků na dané DIČ EU klikněte na rozevírací seznam s nápisem All numbers a vyberte DIČ EU ze seznamu nebo zadejte jeho začátek do textového pole. Po potvrzení vašeho výběru se zobrazí pouze kontroly provedené pro dané DIČ EU.

Pro omezení zobrazovaných kontrol pouze na daný den klikněte na rozevírací seznam s nápisem All dates a vyberte konkrétní datum kontroly ze seznamu nebo zadejte jeho začátek do textového pole. Po potvrzení vašeho výběru se zobrazí všechny kontroly DPH EU provedené v daný den.

Třídění zobrazených kontrol

Pomocí každého ze sloupců je možné třídit seznam provedených kontrol. Chcete-li seřadit kontrolní seznam podle Code klikněte na trojúhelník vpravo od názvu sloupce. Trojúhelník směrem nahoru znamená vzestupné řazení a sestupné řazení - sestupné řazení.

Export šeků

Aktuálně zobrazený seznam kontrol je možné kdykoliv exportovat kliknutím na Export knoflík.

Poté vyberte formát souboru (CSV nebo TXT). Po potvrzení výběru formátu souboru systém vyexportuje aktuálně zobrazená data v seznamu a zeptá se na umístění, kam se uloží stažený soubor obsahující exportovaná data.