Invoering

De service van automatische controle van de EU-btw-nummers zorgt voor een volledig onderhoudsvrije monitoring van de status van de entiteit in het VIES-systeem.

Alle controleactiviteiten worden uitgevoerd door onze systemen en de gebruiker kan na elke voltooiing van de controle inloggen op zijn account en een rapport downloaden met de resultaten van alle uitgevoerde controles. Het definiëren van controles wordt uitgevoerd met behulp van een schema, waarmee de gebruiker de frequentie van uitgevoerde controles bepaalt.

De service is beschikbaar in het Professional en Individual Plan en is met name bedoeld voor bedrijven die elke maand tot tienduizenden aannemers moeten verifiëren.

Het maximale aantal bewaakte EU-btw-nummers in het Professional-abonnement mag niet meer zijn dan 10.000. In het geval van Individuele abonnementen kan de limiet hoger zijn en hangt af van het gecontracteerde aantal aanvragen. Elke aanvraag die wordt gedaan als onderdeel van de EU-btw-controledienst wordt op dezelfde manier gefactureerd als de aanvraag die wordt gedaan met behulp van de API-interface.

Groepsvorming en planning

Om controles op het EU-btw-nummer te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk om een groep aan te maken. Een groep is een set EU-btw-nummers waaraan een specifiek controletype en een specifiek controleschema zijn toegewezen.

Nadat u bent ingelogd en naar de "Monitor” tab, klik dan op de Add new group knop. Er verschijnt een venster waarin u de naam van de groep moet invoeren, het type verificatie moet definiëren en een schema moet instellen dat bepaalt op welke dagen de EU-btw-nummers behorende bij deze groep moeten worden gecontroleerd.

Houd er bij het specificeren van het schema rekening mee dat elke controle die wordt uitgevoerd door de EU VAT Monitor (VIES) als een afzonderlijk onderzoek wordt gefactureerd. Dit betekent dat als de groep bijvoorbeeld 1000 EU-btw-nummers bevat en het schema is ingesteld om de groep 5 dagen per maand te controleren, er in totaal 5000 aanvragen in de maand worden geteld.

Onderstaande figuur toont de creatie van een nieuwe groep voor de dagelijkse controle van de belastingplichtige in het btw-register.

Pas na het aanmaken van een groep is het mogelijk om EU-btw-nummers te definiëren die binnen een bepaalde groep moeten worden gecontroleerd.

Beheren van gecontroleerde EU BTW-nummers

Het beheer van bewaakte EU-btw-nummers is alleen mogelijk na het selecteren van een bepaalde groep.

EU btw-nummers importeren

Om NIP-nummers toe te voegen aan of te importeren in een geselecteerde groep vanuit een CSV-bestand, klikt u op de knop met de + teken

Er wordt een venster weergegeven waarin u EU-btw-nummers kunt toevoegen door ze in te voeren of vanaf het klembord te plakken (Ctrl + v). Het is ook mogelijk om een CSV-bestand aan te geven (het bestand moet de extensie *.csv hebben) met EU BTW-nummers in één kolom. Druk na het invoeren van EU-btw-nummers op de Add knop om het importproces te starten.

Ten slotte geeft het systeem een samenvatting van het importproces weer, waarin het totale aantal succesvol geïmporteerde EU-btw-nummers wordt weergegeven, bijvoorbeeld:
Import completed successfully. Number of valid EU VAT numbers: 4.

Na het importeren van de nummers worden de eerste en volgende controles automatisch uitgevoerd volgens het schema dat voor een bepaalde groep is ingesteld.

Zoek naar EU-btw-nummers

Om naar een specifiek EU-btw-nummer te zoeken en alleen het verificatienummer voor dat nummer weer te geven, klikt u op de vervolgkeuzelijst met het opschrift All numbers en selecteer het EU-btw-nummer in de lijst of typ het begin ervan in het tekstveld.

Verwijdering van EU-btw-nummers

Om een bepaald EU-btw-nummer uit de geselecteerde groep te verwijderen, klikt u op de knop met de x teken

Er verschijnt een venster met de mededeling dat er geen controles meer worden uitgevoerd voor het verwijderde EU-btw-nummer.

Het verwijderen van het EU-btw-nummer uit de geselecteerde groep moet worden bevestigd door te klikken op de Delete knop.

Aandacht! Houd er ook rekening mee dat het na het verwijderen van het EU-btw-nummer niet mogelijk is om de geschiedenis van de uitgevoerde controles te bekijken.

Beheer van cheques

Cheques bekijken

De lijst met uitgevoerde controles voor alle EU-btw-nummers wordt automatisch weergegeven na het invoeren van de Monitor tabblad.

De lijst met uitgevoerde controles in de huidige groep bevat de volgende kolommen:

• Check date – datum en tijd van de controle met een nauwkeurigheid van één seconde.
• EU VAT number – EU btw-nummer waarop de controle is uitgevoerd.
• Status – beschrijvende status die informatie geeft over het resultaat van de controle.
• Code – numerieke status die informatie geeft over het resultaat van de controle.
• Status change – het veld kan 3 waarden hebben:
  • Lack of data – als de controle voor het eerst wordt uitgevoerd.
  • Yes – de waarde betekent dat de status is gewijzigd sinds de laatste controle.
  • No – waarde betekent dat de status niet is gewijzigd sinds de laatste controle.

Controles filteren

Filtering van weergegeven zoekopdrachten is mogelijk voor:

• EU VAT number
• Check date

Om de weergegeven cheques te beperken tot een bepaald EU-btw-nummer, klikt u op de vervolgkeuzelijst met het opschrift All numbers en selecteer het EU-btw-nummer in de lijst of typ het begin ervan in het tekstveld. Na bevestiging van uw selectie worden alleen controles weergegeven die zijn uitgevoerd voor een bepaald EU-btw-nummer.

Om de weergegeven cheques tot een bepaalde dag te beperken, klikt u op de vervolgkeuzelijst met het opschrift All dates en selecteer een specifieke controledatum uit de lijst of typ het begin ervan in het tekstveld. Na bevestiging van uw selectie worden alle EU-btw-controles weergegeven die op die dag zijn uitgevoerd.

Sorteren van de weergegeven cheques

Het is mogelijk om de lijst met uitgevoerde controles te sorteren met behulp van elk van de kolommen. Om de checklist te sorteren op de Code kolom, klikt u op het driehoekje rechts van de kolomnaam. Een opwaartse driehoek betekent oplopende sortering en een neerwaartse sortering - aflopende sortering.

Export van cheques

Het is op elk moment mogelijk om de momenteel weergegeven lijst met cheques te exporteren door op de te klikken Export knop.

Selecteer vervolgens het bestandsformaat (CSV of TXT). Nadat de selectie van het bestandsformaat is bevestigd, exporteert het systeem de momenteel weergegeven gegevens in de lijst en vraagt het naar de locatie waar het gedownloade bestand met de geëxporteerde gegevens zal worden opgeslagen.