Einführung

Der Service der automatischen Überprüfung der EU-Umsatzsteuernummern ermöglicht eine völlig wartungsfreie Überwachung des Status der Entität im VIES-System.

Alle Überprüfungsaktivitäten werden von unseren Systemen durchgeführt, und der Benutzer kann sich nach Abschluss der Überprüfung in sein Konto einloggen und einen Bericht herunterladen, der die Ergebnisse aller durchgeführten Überprüfungen enthält. Die Definition der Prüfungen erfolgt anhand eines Zeitplans, anhand dessen der Benutzer die Häufigkeit der durchgeführten Prüfungen bestimmt.

Der Service ist im Professional- und Individual-Plan verfügbar und richtet sich insbesondere an Unternehmen, die jeden Monat bis zu Zehntausende von Auftragnehmern überprüfen müssen.

Die maximale Anzahl überwachter EU-Umsatzsteuernummern im Professional-Plan darf 10.000 nicht überschreiten. Bei individuellen Plänen kann das Limit höher sein und hängt von der vertraglich vereinbarten Anzahl von Anfragen ab. Jede Anfrage im Rahmen des EU-Mehrwertsteuerüberwachungsdienstes wird genauso abgerechnet wie Anfragen, die über die API-Schnittstelle durchgeführt werden.

Gruppenbildung und Planung

Um Prüfungen der EU-Umsatzsteuernummer durchführen zu können, muss eine Gruppe erstellt werden. Eine Gruppe ist ein Satz von EU-Umsatzsteuernummern, denen ein bestimmter Prüfungstyp und ein bestimmter Prüfungszeitplan zugeordnet sind.

Nach dem Einloggen und Wechseln zum „Monitor” Registerkarte sollten Sie auf die klicken Add new group Taste. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Namen der Gruppe eingeben, die Art der Überprüfung festlegen und einen Zeitplan festlegen müssen, der festlegt, an welchen Tagen die zu dieser Gruppe gehörenden EU-Umsatzsteuernummern überprüft werden sollen.

Bitte beachten Sie bei der Festlegung des Zeitplans, dass jede vom EU VAT Monitor (VIES) durchgeführte Prüfung als separate Anfrage abgerechnet wird. Das heißt, wenn die Gruppe beispielsweise 1000 EU-Umsatzsteuernummern enthält und der Zeitplan so eingestellt ist, dass die Gruppe an 5 Tagen im Monat überprüft wird, werden insgesamt 5000 Anfragen im Monat gezählt.

Die folgende Abbildung zeigt die Erstellung einer neuen Gruppe für die tägliche Überprüfung des Steuerpflichtigen im Mehrwertsteuerregister.

Erst nach dem Erstellen einer Gruppe ist es möglich, innerhalb einer bestimmten Gruppe zu prüfende EU-Umsatzsteuernummern zu definieren.

Verwaltung überwachter EU-Umsatzsteuernummern

Die Verwaltung überwachter EU-Umsatzsteuernummern ist nur nach Auswahl einer bestimmten Gruppe möglich.

EU-Umsatzsteuernummern importieren

Um NIP-Nummern aus einer CSV-Datei zu einer ausgewählten Gruppe hinzuzufügen oder zu importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche mit der + Schild

Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie EU-Umsatzsteuernummern hinzufügen können, indem Sie sie eingeben oder aus der Zwischenablage einfügen (Ctrl + v). Es ist auch möglich, eine CSV-Datei (die Datei muss die Erweiterung *.csv haben) anzugeben, die EU-Umsatzsteuernummern in einer Spalte enthält. Drücken Sie nach der Eingabe der EU-Umsatzsteuernummern die Add Schaltfläche, um den Importvorgang zu starten.

Abschließend zeigt das System eine Zusammenfassung des Importvorgangs an, die die Gesamtzahl der erfolgreich importierten EU-Umsatzsteuernummern anzeigt, zum Beispiel:
Import completed successfully. Number of valid EU VAT numbers: 4.

Nach dem Import der Nummern werden die erste und die nachfolgenden Prüfungen automatisch gemäß dem für eine bestimmte Gruppe festgelegten Zeitplan durchgeführt.

Suche nach EU-Umsatzsteuernummern

Um nach einer bestimmten EU-Umsatzsteuernummer zu suchen und nur die Prüfnummer für diese Nummer anzuzeigen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste mit der Aufschrift All numbers und wählen Sie die EU-Umsatzsteuernummer aus der Liste aus oder geben Sie deren Anfang in das Textfeld ein.

Entfernung von EU-Umsatzsteuernummern

Um eine bestimmte EU-Umsatzsteuernummer aus der ausgewählten Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem x Schild

Es wird ein Fenster angezeigt, das Sie darüber informiert, dass für die entfernte EU-Umsatzsteuernummer keine Prüfungen mehr durchgeführt werden.

Die Entfernung der EU-Umsatzsteuernummer aus der ausgewählten Gruppe sollte durch Klicken auf bestätigt werden Delete Taste.

Aufmerksamkeit! Es sollte auch daran erinnert werden, dass es nach dem Entfernen der EU-Umsatzsteuernummer nicht möglich ist, die Historie der durchgeführten Kontrollen einzusehen.

Verwaltung von Schecks

Schecks anzeigen

Die Liste der durchgeführten Prüfungen für alle EU-Umsatzsteuernummern wird automatisch nach Eingabe der angezeigt Monitor Tab.

Die Liste der in der aktuellen Gruppe durchgeführten Prüfungen enthält die folgenden Spalten:

• Check date – Datum und Uhrzeit der Prüfung mit einer Genauigkeit von einer Sekunde.
• EU VAT number – EU-Umsatzsteuernummer, für die die Prüfung durchgeführt wurde.
• Status – Beschreibender Status, der über das Ergebnis der Prüfung informiert.
• Code – numerischer Status, der über das Ergebnis der Prüfung informiert.
• Status change – das Feld kann 3 Werte haben:
  • Lack of data – falls die Prüfung zum ersten Mal durchgeführt wird.
  • Yes – Der Wert bedeutet, dass sich der Status seit der letzten Prüfung geändert hat.
  • No – Wert bedeutet, dass sich der Status seit der letzten Prüfung nicht geändert hat.

Filterprüfungen

Das Filtern der angezeigten Abfragen ist möglich für:

• EU VAT number
• Check date

Um die angezeigten Prüfungen auf eine bestimmte EU-Umsatzsteuernummer einzuschränken, klicken Sie auf die Dropdown-Liste mit der Aufschrift All numbers und wählen Sie die EU-Umsatzsteuernummer aus der Liste aus oder geben Sie deren Anfang in das Textfeld ein. Nachdem Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, werden nur Prüfungen angezeigt, die für eine bestimmte EU-Umsatzsteuernummer durchgeführt wurden.

Um die angezeigten Prüfungen nur auf einen bestimmten Tag einzuschränken, klicken Sie auf die Dropdown-Liste mit der Aufschrift All dates und wählen Sie ein bestimmtes Prüfdatum aus der Liste aus oder geben Sie dessen Beginn in das Textfeld ein. Nachdem Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, werden alle an diesem Tag durchgeführten EU-Umsatzsteuerprüfungen angezeigt.

Sortieren der angezeigten Schecks

Die Liste der durchgeführten Prüfungen kann nach jeder Spalte sortiert werden. Um die Checkliste nach dem zu sortieren Code Spalte auf das Dreieck rechts neben dem Spaltennamen. Ein aufwärts gerichtetes Dreieck bedeutet aufsteigende Sortierung, und eine abwärts gerichtete Sortierung – absteigende Sortierung.

Export von Schecks

Es ist jederzeit möglich, die aktuell angezeigte Liste der Prüfungen zu exportieren, indem Sie auf klicken Export Taste.

Wählen Sie dann das Dateiformat (CSV oder TXT). Nach Bestätigung der Auswahl des Dateiformats exportiert das System die aktuell angezeigten Daten in der Liste und fragt nach dem Speicherort der heruntergeladenen Datei mit den exportierten Daten.