Мониторинг на ДДС номера в ЕС във VIES

Въведение

Услугата за автоматична проверка на ДДС номерата на ЕС позволява напълно безпроблемно следене на състоянието на субекта в системата VIES.

Всички дейности по проверка се извършват от нашите системи, като потребителят след всяко приключване на проверката може да влезе в своя акаунт и да изтегли отчет, съдържащ резултатите от всички извършени проверки. Дефинирането на проверките се извършва с помощта на график, чрез който потребителят определя честотата на извършваните проверки.

Услугата е достъпна в професионалния и индивидуалния план и е предназначена по-специално за компании, които трябва да проверяват до десетки хиляди изпълнители всеки месец.

Максималният брой наблюдавани ДДС номера в ЕС в професионалния план не може да надвишава 10 000. При индивидуалните планове лимитът може да е по-висок и зависи от договорения брой запитвания. Всяко запитване, направено като част от услугата за наблюдение на ДДС в ЕС, се таксува по същия начин като запитванията, извършени чрез API интерфейса.

Създаване на група и планиране

За да можете да извършвате проверки на ЕС ДДС номера, е необходимо да създадете група. Групата е набор от ДДС номера в ЕС, на които са присвоени конкретен тип проверка и конкретен график за проверка.

След като влезете и преминете към „Monitor”, трябва да щракнете върху Add new group бутон. Ще се появи прозорец, в който трябва да въведете името на групата, да определите вида на проверката и да зададете график, който определя дните, в които трябва да се проверяват ДДС номерата на ЕС, принадлежащи към тази група.

Когато уточнявате графика, имайте предвид, че всяка проверка, извършена от EU VAT Monitor (VIES), ще бъде таксувана като отделно запитване. Това означава, че ако групата ще съдържа например 1000 ДДС номера на ЕС и графикът е настроен да проверява групата от 5 дни в месеца, тогава общо 5000 запитвания ще бъдат отчетени през месеца.

Фигурата по-долу показва създаването на нова група за ежедневна проверка на данъкоплатеца в регистъра по ДДС.

Едва след създаване на група е възможно да се дефинират ДДС номера в ЕС, които да се проверяват в дадена група.

Управление на наблюдавани ДДС номера в ЕС

Управлението на наблюдаваните ДДС номера в ЕС е възможно само след избиране на дадена група.

Внос на ДДС номера в ЕС

За да добавите или импортирате NIP номера към избрана група от CSV файл, щракнете върху бутона с + знак

Ще се покаже прозорец, който ви позволява да добавяте ДДС номера в ЕС, като ги въведете или поставите от клипборда (Ctrl + v). Възможно е също така да посочите CSV файл (файлът трябва да има разширение * .csv), съдържащ ДДС номера в ЕС в една колона. След като въведете ДДС номера в ЕС, натиснете Add бутон за стартиране на процеса на импортиране.

Накрая системата ще покаже обобщение на процеса на импортиране, което ще покаже общия брой на успешно импортираните ДДС номера в ЕС, например:
Import completed successfully. Number of valid EU VAT numbers: 4.

След импортиране на номерата, първата и следващите проверки ще се извършват автоматично по график, зададен за дадена група.

Търсене на ДДС номера в ЕС

За да търсите конкретен ДДС номер в ЕС и да покажете само номера за потвърждение за този номер, щракнете върху падащия списък с надпис All numbers и изберете ЕС ДДС номер от списъка или въведете началото му в текстовото поле.

Премахване на ДДС номера в ЕС

За да премахнете даден ЕС ДДС номер от избраната група, щракнете върху бутона с x знак

Ще се покаже прозорец, който информира, че повече няма да се извършват проверки за премахнатия ДДС номер в ЕС.

Премахването на ЕС ДДС номер от избраната група трябва да бъде потвърдено чрез щракване върху Delete бутон.

внимание! Трябва също така да се помни, че след премахването на ДДС номера на ЕС няма да е възможно да се види историята на извършените проверки.

Управление на проверките

Преглед на проверки

Списъкът с извършените проверки за всички ДДС номера в ЕС се показва автоматично след въвеждане на Monitor раздел.

Списъкът с проверките, извършени в текущата група, съдържа следните колони:

  • Check date – дата и час на проверката с точност до една секунда.
  • EU VAT number – ЕС ДДС номер, за който е извършена проверката.
  • Status – описателен статус, информиращ за резултата от проверката.
  • Code – цифров статус, информиращ за резултата от проверката.
  • Status change – полето може да има 3 стойности:
    • Lack of data – в случай че проверката се извършва за първи път.
    • Yes – стойността означава, че състоянието е променено от последната проверка.
    • No – стойност означава, че статусът не е променен от последната проверка.

Филтриращи проверки

Филтрирането на показаните заявки е възможно за:

  • EU VAT number
  • Check date

За да ограничите показваните чекове до даден ЕС ДДС номер, щракнете върху падащия списък с надпис All numbers и изберете ЕС ДДС номер от списъка или въведете началото му в текстовото поле. След като потвърдите избора си, ще се покажат само проверките, извършени за даден ЕС ДДС номер.

За да ограничите показаните чекове само до даден ден, щракнете върху падащия списък с надпис All dates и изберете конкретна дата за проверка от списъка или въведете началото й в текстовото поле. След като потвърдите избора си, ще се покажат всички проверки на ДДС в ЕС, направени на този ден.

Сортиране на показаните чекове

Възможно е да сортирате списъка с извършени проверки, като използвате всяка от колоните. За да сортирате контролния списък по Code колона, щракнете върху триъгълника вдясно от името на колоната. Триъгълникът нагоре означава сортиране във възходяща посока, а този надолу – сортиране в низходящ ред.

Експорт на чекове

Възможно е да експортирате текущо показания списък с чекове по всяко време, като щракнете върху Export бутон.

След това изберете файловия формат (CSV или TXT). След потвърждаване на избора на файловия формат, системата ще експортира текущо показаните данни в списъка и ще поиска местоположението, където ще бъде записан изтегления файл, съдържащ експортираните данни.