Introduction

Le service de vérification automatique des numéros de TVA de l'UE permet un suivi sans maintenance du statut de l'entité dans le système VIES.

Toutes les activités de vérification sont effectuées par nos systèmes et l'utilisateur, après chaque vérification, peut se connecter à son compte et télécharger un rapport contenant les résultats de toutes les vérifications effectuées. La définition des contrôles s'effectue à l'aide d'un planning, au moyen duquel l'utilisateur détermine la fréquence des contrôles effectués.

Le service est disponible dans le Plan Professionnel et Individuel et est dédié en particulier aux entreprises qui doivent vérifier jusqu'à des dizaines de milliers d'entrepreneurs chaque mois.

Le nombre maximal de numéros de TVA intracommunautaires surveillés dans le plan professionnel ne peut pas dépasser 10 000. Dans le cas des plans individuels, la limite peut être plus élevée et dépend du nombre de demandes de renseignements contracté. Chaque demande effectuée dans le cadre du service de surveillance de la TVA de l'UE est facturée de la même manière que les demandes effectuées via l'interface API.

Création de groupe et planification

Pour pouvoir effectuer des vérifications du numéro de TVA intracommunautaire, il est nécessaire de créer un groupe. Un groupe est un ensemble de numéros de TVA intracommunautaire auxquels un type de contrôle spécifique et un calendrier de contrôle spécifique sont affectés.

Après vous être connecté et être passé à "Monitor", vous devez cliquer sur l'onglet Add new group bouton. Une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous devrez entrer le nom du groupe, définir le type de vérification et définir un calendrier qui définit les jours où les numéros de TVA intracommunautaire appartenant à ce groupe doivent être vérifiés.

Lors de la spécification du calendrier, veuillez noter que chaque contrôle effectué par le Contrôleur de la TVA de l'UE (VIES) sera facturé comme une enquête distincte. Cela signifie que si le groupe contient, par exemple, 1 000 numéros de TVA intracommunautaire et que le calendrier est défini pour vérifier le groupe de 5 jours par mois, 5 000 demandes au total seront comptées dans le mois.

La figure ci-dessous montre la création d'un nouveau groupe pour le contrôle quotidien du contribuable dans le registre de la TVA.

Ce n'est qu'après avoir créé un groupe qu'il est possible de définir des numéros de TVA intracommunautaire à vérifier au sein d'un groupe donné.

Gestion des numéros de TVA UE surveillés

La gestion des numéros de TVA intracommunautaires surveillés n'est possible qu'après avoir sélectionné un groupe donné.

Importation des numéros de TVA de l'UE

Pour ajouter ou importer des numéros NIP dans un groupe sélectionné à partir d'un fichier CSV, cliquez sur le bouton avec le + pancarte

Une fenêtre s'affichera vous permettant d'ajouter des numéros de TVA intracommunautaire en les saisissant ou en les collant depuis le presse-papiers (Ctrl + v). Il est également possible d'indiquer un fichier CSV (le fichier doit avoir l'extension * .csv) contenant les numéros de TVA intracommunautaire dans une colonne. Après avoir saisi les numéros de TVA intracommunautaire, appuyez sur la Add bouton pour démarrer le processus d'importation.

Enfin, le système affichera un résumé du processus d'importation, qui affichera le nombre total de numéros de TVA intracommunautaires importés avec succès, par exemple :
Import completed successfully. Number of valid EU VAT numbers: 4.

Après avoir importé les numéros, la première vérification et les suivantes seront effectuées automatiquement selon le calendrier défini pour un groupe donné.

Rechercher des numéros de TVA intracommunautaire

Pour rechercher un numéro de TVA intracommunautaire spécifique et afficher uniquement le numéro de vérification de ce numéro, cliquez sur la liste déroulante avec l'inscription All numbers et sélectionnez le numéro de TVA intracommunautaire dans la liste ou saisissez son début dans le champ de texte.

Suppression des numéros de TVA intracommunautaire

Pour supprimer un numéro de TVA intracommunautaire donné du groupe sélectionné, cliquez sur le bouton avec le x pancarte

Une fenêtre s'affichera pour vous informer que les contrôles ne seront plus effectués pour le numéro de TVA intracommunautaire supprimé.

La suppression du numéro de TVA intracommunautaire du groupe sélectionné doit être confirmée en cliquant sur le Delete bouton.

Attention! Il convient également de rappeler qu'après avoir supprimé le numéro de TVA intracommunautaire, il ne sera pas possible de consulter l'historique des contrôles effectués.

Gestion des chèques

Affichage des chèques

La liste des contrôles effectués pour tous les numéros de TVA UE s'affiche automatiquement après la saisie du Monitor languette.

La liste des contrôles effectués dans le groupe en cours contient les colonnes suivantes :

• Check date – date et heure du contrôle avec une précision d'une seconde.
• EU VAT number – Numéro de TVA intracommunautaire pour lequel le contrôle a été effectué.
• Status – état descriptif informant du résultat de la vérification.
• Code – état numérique informant du résultat de la vérification.
• Status change – le champ peut avoir 3 valeurs :
  • Lack of data – si le contrôle est effectué pour la première fois.
  • Yes – la valeur signifie que l'état a changé depuis la dernière vérification.
  • No – valeur signifie que l'état n'a pas changé depuis la dernière vérification.

Contrôles de filtrage

Le filtrage des requêtes affichées est possible pour :

• EU VAT number
• Check date

Afin de limiter les chèques affichés à un numéro de TVA intracommunautaire donné, cliquez sur la liste déroulante avec l'inscription All numbers et sélectionnez le numéro de TVA intracommunautaire dans la liste ou saisissez son début dans le champ de texte. Après avoir confirmé votre sélection, seuls les contrôles effectués pour un numéro de TVA intracommunautaire donné seront affichés.

Afin de limiter les chèques affichés uniquement à un jour donné, cliquez sur la liste déroulante avec l'inscription All dates et sélectionnez une date de contrôle spécifique dans la liste ou entrez son début dans le champ de texte. Après avoir confirmé votre sélection, tous les contrôles de TVA UE effectués ce jour-là seront affichés.

Trier les chèques affichés

Il est possible de trier la liste des contrôles effectués à l'aide de chacune des colonnes. Pour trier la liste de contrôle par Code colonne, cliquez sur le triangle à droite du nom de la colonne. Un triangle vers le haut signifie un tri croissant et un tri vers le bas - un tri décroissant.

Exportation de chèques

Il est possible d'exporter à tout moment la liste des chèques actuellement affichée en cliquant sur le bouton Export bouton.

Sélectionnez ensuite le format de fichier (CSV ou TXT). Après avoir confirmé la sélection du format de fichier, le système exportera les données actuellement affichées sur la liste et demandera l'emplacement où le fichier téléchargé contenant les données exportées sera enregistré.