Wstęp

Aplikacja VIES Checker umożliwia wczytanie dowolnego pliku CSV i sprawdzenie podmiotów (kontrahentów) występujących w tym pliku pod kątem ich aktualnego statusu w System VIES.

Wydana aplikacja została pomyślnie przetestowana w następujących wersjach MS Windows: 7/8/8.1/10 i 11. Aplikację można zainstalować zarówno w 32-bitowej, jak i 64-bitowej wersji systemu operacyjnego Windows.

Najnowsza wersja aplikacji VIES Checker jest zawsze dostępna do pobrania ze strony Ściągnij strona.

Aby korzystać z aplikacji, należy założyć konto w serwisie viesapi.eu stronie internetowej i wygenerować klucz oraz jego identyfikator. Proces rejestracji i zakładania konta oraz generowania kluczy został opisany na stronie Dokumentacja stronie internetowej.

Aktywacja

Po pobraniu aplikacji i zapisaniu jej na komputerze lokalnym rozpakuj archiwum ZIP. Przenośna wersja aplikacji (viesapi-app-portable.zip) nie wymaga instalacji i można go uruchomić korzystając ze zwykłego konta użytkownika (nie wymaga uprawnień administratora). Wersja instalatora (viesapi-app-setup.exe) nie wymaga uprawnień administratora. Aby go zainstalować, wystarczy uruchomić plik EXE.

Konfiguracja

Po uruchomieniu aplikacji konieczne jest jednorazowe skonfigurowanie ustawień. Aby to zrobić, kliknij Settings z menu głównego.

w Identifier wpisz wartość, która została wygenerowana podczas zakładania konta w serwisie viesapi.eu portal – API Keys patka, Identifier kolumna. Jednak w Key wpisz wartość, która została wygenerowana podczas zakładania konta w serwisie viesapi.eu portal – API Keys patka, Key kolumna.

Karta Opcje ma trzy domyślne opcje:

• Check for updates when the application starts – To ustawienie umożliwia automatyczne sprawdzanie dostępności nowych wersji podczas uruchamiania aplikacji.
• Normalize the format of VAT numbers when loading data – Opcja ta umożliwia normalizację numerów VAT UE w pliku CSV.
• Use batch checking when applicable – wybranie tej opcji powoduje zastosowanie trybu wsadowego do rekordów, dla których wystąpił błąd „Osiągnięto maksymalną liczbę jednoczesnych zapytań dla tego państwa członkowskiego” (MS_MAX_CONCURRENT_REQ)

Jeśli połączenie z Internetem odbywa się za pomocą serwera proxy, przejdź do Proxy HTTP wybierz kartę Connect via the proxy server option below i wypełnij pola odpowiednimi danymi.

Opis menu głównego

Poniższy rysunek przedstawia przyciski dostępne w głównym menu programu:

Load file – pozwala wybrać plik tekstowy w CSV format. Format wiersza to vatEU [, nazwa_firmy], gdzie:

• vatEU – numer VAT UE na podstawie którego zostanie przeprowadzona weryfikacja podmiotu,
• companyName - Nazwa firmy (opcjonalnie)

W przypadku pliku CSV vatEU pole jest wymagane, a companyName pole jest polem opcjonalnym i nie musi być obecne. Rekord może zawierać tylko numer VAT UE.

Zgodnie z formatem CSV pola tekstowe muszą być ujęte w cudzysłów i oddzielone przecinkiem, np.: „PL7171642051”, „FirmaXYZ”

Delete selected – Usuwa wszystkie wybrane wiersze.

Delete all – Usuwa wszystkie załadowane wiersze z pliku CSV.

Start checking – przycisk uruchamia weryfikację wszystkich wybranych sprawdzeń. Status podatnika VIES można zweryfikować w przypadku podmiotów zarejestrowanych w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej.

Save results – naciskając przycisk można zapisać wyniki kontroli do pliku XLS (Microsoft Excel) lub tekstowego pliku CSV.

Settings – wywołuje zakładkę do wprowadzenia identyfikatora i klucza.

Manage your account – naciśnięcie przycisku umożliwia szybkie przejście do strony logowania do portalu viesapi.eu.

Documentation – kliknięcie w link przekieruje Cię do tej dokumentacji.

Contact – naciskając przycisk możesz automatycznie utworzyć wiadomość e-mail.

Check for update – pozwala sprawdzić czy jest dostępna nowa wersja aplikacji. Opcja ta jest dostępna tylko w wersji instalatora (setup.exe).

Sprawdzanie podmiotów zapisanych w pliku CSV

W celu sprawdzenia podmiotów zapisanych w pliku CSV wykonaj:

1. Otwórz plik CSV i załaduj jego zawartość za pomocą Load file przycisk.
2. Aby przeprowadzić kontrolę, naciśnij Start checking przycisk.

Wyświetlone zostanie okno informujące o postępie procesu sprawdzania:

Jak widać na powyższym zrzucie, aplikacja jest bardzo szybka, ponieważ w niecałe 20 minut zweryfikowała ponad 2000 rekordów w VIES. Co daje wydajność 1,6 zapytań na sekundę. Musisz jednak wiedzieć, że wydajność aplikacji zależy głównie od dostępności i stabilności samego systemu VIES.

Ważna uwaga: Bardzo ważną funkcją jest możliwość automatycznego ponownego przesyłania wniosków, jeżeli The maximum number of concurrent requests has been reached (MS_MAX_CONCURRENT_REQ) wystąpił błąd. Jest to bardzo częsty błąd przy weryfikacji kontrahentów z Niemiec, Francji, Czech, Danii i czasami Belgii. Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym artykule na blogu:  [ROZWIĄZANE] BŁĄD VIES: „Osiągnięto maksymalną liczbę równoczesnych żądań”. Aby obejść ten problem, aplikacja implementuje mechanizm wsadowego, asynchronicznego przesyłania żądań, które nie zostały prawidłowo obsłużone przez VIES za pierwszym razem z powodu błędu opisanego powyżej. Po zakończeniu pierwszej iteracji kontroli aplikacja zbiera wszystkie numery VAT UE, dla których zwrócono powyższy błąd, generuje dla nich partie i przesyła je do VIES w celu zbiorczej weryfikacji statusu działalności VAT.

Po zakończeniu sprawdzania zaznaczenie konkretnego wiersza włącza podgląd w prawym panelu programu (Details patka):

Otrzymane wyniki można filtrować wpisując szukany tekst w polu pod nazwą danej kolumny lub zapisać do pliku tekstowego XLS (Microsoft Excel) lub CSV naciskając klawisz Save results przycisk.

Możesz również przejść do Account w dowolnym momencie zakładkę, w której znajdziesz:

• Informacje o aktywnym planie.
• Lista funkcjonalności dostępnych w aktualnym Planie.
• Statystyki dotyczące zapytań wykonanych od początku miesiąca.