Excel-tilføjelsesprogrammet giver dig mulighed for hurtigt og automatisk at kontrollere enheder (entreprenører) ved hjælp af Excel-regnearket med hensyn til deres aktuelle status i VIES system.

Dette kapitel indeholder instruktioner om, hvordan du integrerer Microsoft Excel-applikationen med nip24.pl-systemet. Det medfølgende tilføjelsesprogram er blevet testet med succes i følgende versioner af MS Excel: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 (på Windows- og MacOS-operativsystemerne) og 2021 (på Windows- og MacOS-operativsystemerne) og webversionen af Excel365.

Den seneste version af tilføjelsen til Excel 2007, 2010, 2013, 2016 og 2019 er altid tilgængelig til download fra Download side. Tilføjelsen kan installeres i både 32-bit og 64-bit versioner af Excel. Opmærksomhed! Vælg den version (32 eller 64 bit), der matcher versionen af Excel, ikke operativsystemet.

For at downloade og installere tilføjelsen til MacOS og Excel 2021 til Windows og Excel365 skal du besøge den officielle Microsoft-butik: https://appsource.microsoft.com.

Den fulde funktionalitet af Excel-tilføjelsesprogrammet kan kontrolleres – uden behov for at oprette en konto – ved at bruge det medfølgende Test API. Siden beskriver også, hvordan man konfigurerer et Excel-tilføjelsesprogram til brug i den API, der er leveret til test.

Brug af tilføjelsen i produktions-API'en kræver oprettelse af en konto på webstedet viesapi.eu, køb af et minimum af forretningsplanen og generering af en nøgle og dens identifikator. Processen med registrering og oprettelse af en konto samt generering af nøgler er beskrevet på Dokumentation internet side.

Installation og konfiguration af MS Excel 2021 og Excel 365 fra Microsoft Store (AppSource)

Installation

Efter at have gået ind på Microsoft Official Store-webstedet https://appsource.microsoft.com, klik på Get it now knap.

Der vises et login-vindue, hvor du skal indtaste den e-mailadresse, som du har oprettet en konto til hos Microsoft (privat eller firma). Hvis du ikke har en sådan konto, kan du oprette en og fortsætte installationsprocessen eller stoppe installationen og bruge muligheden for at installere tilføjelsen på en af de måder, der er beskrevet ovenfor.

For at downloade og installere tilføjelsesprogrammet fra Excel 2021 eller Excel 365 (web), skal du gå til Insert [1] fanen, find sektionen Tilføjelser og klik på OfficeAdd-ins [2] knap. Indtast derefter ordet ' i det åbnede vindueviesapi ′ [3] i søgefeltet og tryk på forstørrelsesglasikonet. En tilføjelse kaldet "VIES API - EU VAT Validation” skal findes, som skal installeres ved at klikke på Add knap [4]. Alle ovenstående trin er illustreret i skærmbilledet nedenfor:

Efter at have klikket på Add knappen, skulle der dukke et skærmbillede op, hvor du kan læse licensbetingelserne og reglerne for privatlivsbeskyttelse.

Tryk på for at starte installationen af tilføjelsesprogrammet Continue knap.

Konfiguration

Efter korrekt installation af pluginnet, bør du se en skærm, der ligner den, der præsenteres nedenfor. I den Home menu [1], find ikonet, der repræsenterer VIES API Panel [2] og klik på den for at få vist sidepanelet. Umiddelbart efter installationen konfigureres tilføjelsesprogrammet til at fungere i et testmiljø – detaljer om Test API-side. Brug af tilføjelsen i testtilstanden kræver ikke oprettelse af en konto på viesapi.eu internet side.

For at skifte tilføjelsen til produktionsmiljøet skal du klikke på ID and key [3] fanen og indtast Key og nøgle ID, som du kan finde efter at have logget ind på din konto på hjemmesiden viesapi.eu i "API Keys" fanen. Når du har indtastet begge værdier, skal du trykke på Save knap.

Hvis du endnu ikke har en konto på vores hjemmeside, så klik på linket på viesapi.eu [4] og gennemgå registreringsprocessen, som er beskrevet detaljeret på Dokumentation side.

Installation og konfiguration til Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 og 2019

Installation

Hent den seneste version af tilføjelsesprogrammet til Excel 2007, 2010, 2013, 2016 og 2019 fra Download side. Start MS Excel og gå til File> Options, og vælg derefter Add-ins [1] fra menuen.

Vælg nederst i indstillingerne Excel Add-ins [2] og klik på Go [3] knap.

Avancerede brugere kan tilføje en tilføjelse fra Developer fane [1], og klik derefter Excel Add-ins [2] og klik på Browse [3] knap:

I den Add-ins vindue, skal du klikke på Browse knappen, skal du gå til den mappe, hvor viesapi-ms-excel-addin-version-number.zip filen blev pakket ud og vælg:

• viesapiExcel.xll – for 32-bit versionen af Excel,
• viesapiExcel64.xll – til 64-bit versionen af Excel.

Den korrekte indlæsning af tilføjelsesprogrammet er vist i figuren nedenfor [1].

Det er nok at klikke på OK knap [2] for at gøre funktionerne implementeret i tilføjelsen tilgængelige i Excel.

Konfiguration

Efter installationen er pluginnet indstillet til testmiljøet som standard (flere detaljer om Test API side). For at kunne kalde funktioner ud i produktionsmiljøet er det nødvendigt at konfigurere adgangen til viesapi.eu hjemmesiden én gang. For at gøre dette skal du gå til et hvilket som helst Excel-regneark og udføre funktionen:

=VIESAPI.CONNECT.PRODUCTION("identifier";"key")

hvor funktionsparametrene er:

• identifier – parameteren skal indeholde identifikatoren (ID) genereret på kontoen på webstedet viesapi.eu,
• key – parameteren skal indeholde den nøgle, der er genereret på kontoen på webstedet viesapi.eu.

Detaljer om generering af identifikator og nøgle er beskrevet på Dokumentation internet side.

For at verificere rigtigheden af forbindelsen med en given API (test eller produktion), skal følgende funktion udføres:

=VIESAPI.CONNECT.STATUS()

Som kan returnere værdier:

• SUCCESS: Production – hvis tilføjelsesprogrammet er korrekt konfigureret til at arbejde med produktionsmiljøet,
• SUCCESS: Test – hvis tilføjelsesprogrammet er korrekt konfigureret til at arbejde med testmiljø,

• ERROR: Connection requires configuration – i tilfælde af en forkert konfiguration.

Som standard er hvert Excel-dokument indstillet til automatisk at beregne regnearket. Indstilling af denne indstilling indebærer, at alle formler kaldes, når der foretages ændringer, der påvirker formlen. Et eksempel på dette er at slette en række på et regneark.

For at undgå automatisk aktivering af alle funktioner defineret i et givet ark, som er relateret til automatisk afsendelse af forespørgsler til API'et på veisapi.eu-webstedet, skal du ændre indstillingen for beregning af projektmappe til Manuel:

1. Fra File menu, Vælg Options
2. Fremhæv Formulas fanen
3. I sektionen Beregningsindstillinger skal du vælge indstillingen: Manual og fjern markeringen den ekstra mulighed: Recalculate the workbook before saving.
4. Det er nødvendigt at gemme ændringerne i arket.

Med Excel-regnearket konfigureret på en sådan måde, for at tvinge genopfriskning af alle definerede formler, skal du trykke på tastekombinationen:

CTRL + ALT + SHIFT + F9

Brug

Se, hvordan du automatisk og massivt verificerer EU-momsstatus for virksomheder i VIES-systemet ved hjælp af vores Excel-tilføjelse:

Før du bruger tilføjelsen, bør du gøre dig bekendt med de specifikke funktioner i dens funktion:

• Alle funktionskald udføres i asynkron tilstand, hvilket ikke forårsager frysningseffekten (ingen respons) af Excel-applikationen.
• Tilføjelse (indsættelse) af en række eller kolonne opdaterer ikke alle definerede funktionskald.
• Kopiering eller flytning af celler, der indeholder funktioner, opdaterer ikke definerede funktionskald.
• Sletning af en række eller kolonne vil opdatere alle definerede funktionskald og sende forespørgsler til viesApi.eu (kun i tilfælde af standard Excel-indstillinger). Beskrivelsen af ændring af standardindstillingerne er inkluderet i Konfigurationskapitlet.
• Opmærksomhed! Det anbefales ikke at køre mere end 500 parallelle forespørgsler, fordi Excel har problemer med at håndtere et stort antal asynkrone opkald.

Få virksomhedsdata fra VIES

VIESAPI.VIES.DATA() – Funktionen henter alle tilgængelige virksomhedsdata direkte fra VIES-systemet. Parametrene skal være:

• Europæisk skatteidentifikationsnummer (VAT EU),
• (valgfri) FORMAT af de returnerede data (se: Tags, der kan bruges som FORMAT parameter).

=VIESAPI.VIES.DATA("PL7171642051")

Hvis du kun har brug for virksomhedsstatus i VIES, skal du bruge følgende forespørgsel:

=VIESAPI.VIES.DATA("PL7171642051";"$(Valid)")

Hvis den returnerede status er Ja, betyder det, at virksomheden har et gyldigt EU-momsnummer.

Tags tilgængelige i VIESAPI.VIES.DATA funktion, der kan bruges som FORMAT parameter:

• $(UID) – Unik identifikator genereret af tjenesten viesApi.eu
• $(CountryCode) - Landekode
• $(VATNumber) – Europæisk momsnummer
• $(Valid) – Gyldig status EU-momsnummer (Yes/No)
  
• $(TraderName) – Navn på entreprenøren/leverandøren
• $(TraderCompanyType) - Forretnings type
• $(TraderAddress) – Modpartens adresse
• $(ID) – Unik identifikator genereret af VIES-systemet
• $(Date) – Den dato, hvor svaret blev genereret
• $(Source) – Kilden til dataene

Standardformat: "$(TraderName), $(TraderAddress)"

Hvis strengen "JSON" er givet som FORMAT parameter, vil funktionen returnere det komplette resultat i form af en JSON-streng, som frit kan parses og behandles videre:

=VIESAPI.VIES.DATA("PL7171642051";"JSON")

Kontrol af brugerkontostatus (gratis)

VIESAPI.STATUS.ACCOUNT() – Funktionen returnerer grundlæggende oplysninger om den plan, der aktuelt bruges af brugeren. Parametrene skal være:

• (valgfri) FORMAT af de returnerede data (se: Tags, der kan bruges som FORMAT parameter)

=VIESAPI.STATUS.ACCOUNT()

Opmærksomhed! Kaldning af funktionen øger ikke antallet af forespørgsler.

De tags, der er tilgængelige i VIESAPI.STATUS.ACCOUNT funktionen kan bruges som FORMAT parameter:

• $(BillingPlanName) – Navn på den aktuelle takstplan
• $(SubscriptionPrice) – Nettopris på det månedlige abonnement
• $(ItemPrice) – Enkeltforespørgsel nettoomkostning uden for planen i standardplanen
• $(ItemPriceStatus) – Nettoomkostninger ved en enkelt forespørgsel – VIES / Virksomhedsstatus for enheden i en individuel plan
• $(Limit) – Det maksimale antal forespørgsler i planen
• $(RequestDelay) – Det mindste tidsinterval mellem anmodninger
• $(DomainLimit) – Maksimalt antal domæner (API-nøgler)
• $(OverPlanAllowed) – Mulighed for at overskride det maksimale antal forespørgsler i planen
• $(ExcelAddIn) – Adgang ved hjælp af MS Excel-tilføjelsesprogrammet
• $(Stats) – Adgang til statistik over udførte forespørgsler
• $(NIPMonitor) – Adgang til overvågning af VIES-status
• $(SearchByNIP) – Søg efter EU-momsnummer
• $(FuncGetVIESData) – Adgang til funktioner, der kontrollerer enhedsstatus i VIES-systemet
• $(VIESStatusCount) – Antal forespørgsler om enhedsstatus i VIES-systemet
• $(TotalCount) – Samlet antal forespørgsler udført i den aktuelle måned

Standard FORMAT: "Name of the current tariff plan: $(BillingPlanName), Monthly subscription net price: $(SubscriptionPrice), Maximum number of inquiries in the plan: $(Limit), Total number of queries made in the current month: $(TotalCount)"

Hvis strengen "JSON" er givet som FORMAT parameter, vil funktionen returnere det komplette resultat i form af en JSON-streng, som frit kan parses og behandles videre.

Andre nyttige funktioner (gratis)

VIESAPI.ACCOUNT.STATUS.TOTAL() – Funktionen returnerer information om det samlede antal forespørgsler foretaget i den aktuelle faktureringsmåned for en given konto (alle API-nøgler). Returnerer nøjagtigt det samme tal som $(TotalCount) tag i VIESAPI.STATUS.ACCOUNT() fungere.

VIESAPI.ACCOUNT.STATUS.LIMIT() – Funktionen returnerer information om det maksimale antal forespørgsler, der er tilgængelige i planen valgt af brugeren. Returnerer nøjagtigt det samme tal som $(Limit) tag ind VIES.STATUS.ACCOUNT() fungere

VIESAPI.EUVAT.NORM() – Denne funktion retter og formaterer EU-momsnummer (fjerner mellemrum og bindestreger osv.) offline og henter ingen data fra VIES:

=VIESAPI.EUVAT.NORM("PL 717-164-20-51")

VIESAPI.EUVAT.VALID() – Funktionen kontrollerer kun rigtigheden (syntaks, kontrolsum) af EU-momsnummeret offline og henter ingen data fra VIES-systemet. Vender tilbage TRUE hvis nummeret er gyldigt eller FALSE hvis det ikke er gyldigt:

=VIESAPI.EUVAT.VALID("PL7171642051")

VIESAPI.CONNECTION.STATE() – Funktionen returnerer den aktuelle status for tilføjelseskonfigurationen.

Hvis funktionen returnerer følgende værdi, betyder det blandt andet, at ID og API key blev ikke gemt:

ERROR: Connection requires configuration

Efter at have gemt API ID og key, skal funktionen returnere følgende meddelelse:

SUCCESS: Production