Doplněk Excel VIES Validator

Doplněk Excel umožňuje rychle a automaticky kontrolovat entity (dodavatele) pomocí tabulky Excel z hlediska jejich aktuálního stavu v systém VIES.

Tato kapitola obsahuje pokyny, jak integrovat aplikaci Microsoft Excel se systémem nip24.pl. Poskytovaný doplněk byl úspěšně otestován v následujících verzích MS Excel: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 (na operačních systémech Windows a MacOS) a 2021 (na operačních systémech Windows a MacOS) a webové verzi Excel 365.

Nejnovější verze doplňku pro Excel 2007, 2010, 2013, 2016 a 2019 je vždy k dispozici ke stažení na Stáhnout stránku. Doplněk lze nainstalovat do 32bitové i 64bitové verze Excelu. Pozornost! Vyberte verzi (32 nebo 64 bitů). odpovídá verzi Excelu, nikoli operační systém.

Chcete-li stáhnout a nainstalovat doplněk pro MacOS a Excel 2021 pro Windows a Excel365, navštivte oficiální obchod Microsoft: https://appsource.microsoft.com.

Plnou funkčnost doplňku Excel lze zkontrolovat – bez nutnosti vytvoření účtu – pomocí poskytnutého Test API. Stránka také popisuje, jak nakonfigurovat doplněk aplikace Excel pro použití v rozhraní API poskytnutém pro testování.

Použití doplňku v produkčním API vyžaduje založení účtu na webu viesapi.eu, zakoupení minimálně Business plánu a vygenerování klíče a jeho identifikátoru. Proces registrace a nastavení účtu a také generování klíčů byl popsán na Dokumentace webová stránka.

Instalace a konfigurace pro MS Excel 2021 a Excel 365 z Microsoft Store (AppSource)

Instalace

Po vstupu na oficiální web Microsoft Store https://appsource.microsoft.com, klikněte na Get it now knoflík.

hromadné ověřování vies excel

Zobrazí se přihlašovací okno, ve kterém musíte zadat e-mailovou adresu, pro kterou máte vytvořen účet u společnosti Microsoft (soukromý nebo firemní). Pokud takový účet nemáte, můžete si jej vytvořit a pokračovat v procesu instalace nebo instalaci zastavit a využít možnost nainstalovat doplněk jedním z výše popsaných způsobů.

Chcete-li stáhnout a nainstalovat doplněk z aplikace Excel 2021 nebo Excel 365 (web), přejděte na Insert [1], vyhledejte sekci Doplňky a klikněte na OfficeAdd-ins tlačítko [2]. Poté do otevřeného okna zadejte slovo „viesapi ′ [3] do vyhledávacího pole a stiskněte ikonu lupy. Doplněk s názvem „VIES API - EU VAT Validation” by měl být nalezen, který by měl být nainstalován kliknutím na Add tlačítko [4]. Všechny výše uvedené kroky jsou znázorněny na níže uvedeném snímku obrazovky:

Po kliknutí na Add by se měla objevit obrazovka, kde si můžete přečíst licenční podmínky a pravidla ochrany soukromí.

Chcete-li zahájit instalaci doplňku, stiskněte Continue knoflík.

Konfigurace

Po správné instalaci pluginu byste měli vidět obrazovku podobnou té, která je uvedena níže. V Home menu [1], najděte ikonu představující VIES API Panel [2] a kliknutím na něj zobrazíte boční panel. Ihned po instalaci je doplněk nakonfigurován tak, aby fungoval v testovacím prostředí – podrobnosti na Testovací stránka API. Použití doplňku v testovacím režimu nevyžaduje vytvoření účtu na webu viesapi.eu webová stránka.

Chcete-li přepnout doplněk do produkčního prostředí, klikněte na ID and key [3] a zadejte Key a klíč ID, který naleznete po přihlášení ke svému účtu na webu viesapi.eu v „API Keys“. Po zadání obou hodnot stiskněte Save knoflík.

Pokud na našem webu ještě nemáte účet, klikněte na odkaz na viesapi.eu [4] a projděte procesem registrace, který je podrobně popsán na Dokumentace strana.

Instalace a konfigurace pro Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 a 2019

Instalace

Získejte nejnovější verzi doplňku pro Excel 2007, 2010, 2013, 2016 a 2019 z Stáhnout stránku. Spusťte MS Excel a přejděte na File> Optionsa poté vyberte Add-ins [1] z nabídky.

V dolní části nastavení vyberte Excel Add-ins [2] a klikněte na Go tlačítko [3].

Pokročilí uživatelé mohou přidat doplněk z Developer záložku [1] a poté klikněte Excel Add-ins [2] a klikněte na Browse [3] tlačítko:

přes excel

V Add-ins v okně klepněte na Browse přejděte do adresáře, kde je viesapi-ms-excel-addin-version-number.zip soubor byl rozbalen a vyberte:

  • viesapiExcel.xll – pro 32bitovou verzi Excelu,
  • viesapiExcel64.xll – pro 64bitovou verzi Excelu.

vies excel insatllation

Správné načtení doplňku je znázorněno na obrázku níže [1].

přes konfiguraci Excel

Stačí kliknout na OK tlačítko [2] pro zpřístupnění funkcí implementovaných v doplňku v Excelu.

Konfigurace

Po instalaci je plugin standardně nastaven do testovacího prostředí (více podrobností na Test API strana). Aby bylo možné vyvolávat funkce v produkčním prostředí, je nutné jednou nakonfigurovat přístup na web viesapi.eu. Chcete-li to provést, přejděte do libovolné tabulky aplikace Excel a proveďte funkci:

=VIESAPI.CONNECT.PRODUCTION("identifier";"key")

kde parametry funkce jsou:

  • identifier – parametr by měl obsahovat identifikátor (ID) vygenerovaný na účtu na webu viesapi.eu,
  • key – parametr by měl obsahovat Klíč vygenerovaný na účtu na webu viesapi.eu.

Podrobnosti o generování identifikátoru a klíče jsou popsány na Dokumentace webová stránka.

Aby bylo možné ověřit správnost spojení s daným API (test nebo výroba), měla by být provedena následující funkce:

=VIESAPI.CONNECT.STATUS()

Které mohou vrátit hodnoty:

  • SUCCESS: Production – pokud je doplněk správně nakonfigurován pro práci s produkčním prostředím,
  • SUCCESS: Test – pokud je doplněk správně nakonfigurován pro práci s testovací prostředí,
  • ERROR: Connection requires configuration – v případě špatné konfigurace.

Ve výchozím nastavení je každý dokument aplikace Excel nastaven na automatický výpočet tabulky. Nastavení této možnosti znamená, že všechny vzorce jsou volány, když jsou provedeny změny, které ovlivňují vzorec. Příkladem je odstranění řádku na listu.

Abyste se vyhnuli automatickému vyvolání všech funkcí definovaných v daném listu, které souvisí s automatickým odesíláním dotazů do API webu veisapi.eu, změňte možnost výpočtu sešitu na Ruční:

  1. z File Jídelní lístek, vybrat Options
  2. Zvýrazněte Formulas tab
  3. V části Možnosti výpočtu vyberte nastavení: Manual a zrušte zaškrtnutí další možnost: Recalculate the workbook before saving.
  4. Provedené změny v listu je nutné uložit.

Chcete-li vynutit obnovení všech definovaných vzorců s takto konfigurovanou tabulkou Excel, stiskněte kombinaci kláves:

CTRL + ALT + SHIFT + F9

Aktualizujte plugin na nejnovější verzi

Pozornost!Následující postup aktualizace doplňku Excel funguje správně pro verze MS Excel 2019, 2021 a Excel 365, kde lze doplněk nainstalovat z obchodu Microsoft Store.

Pozornost! Po instalaci nejnovější verze musíte doplněk překonfigurovat, tj. zadat a uložit ID a klíč.

Chcete-li nainstalovat nejnovější verzi doplňku aplikace Excel, postupujte takto:

1. Zkontrolujte verzi nainstalovaného doplňku voláním vzorce =VIESAPI.VERSION(). Nejnovější verze doplňku je 1.2.8

2. Vymazání mezipaměti MS Excel podle postupu popsaného na oficiální stránce dokumentace: https://learn.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/testing/clear-cache

3. Po dokončení všech kroků od bodu 2 restartujte aplikaci MS Excel.

4. Během restartu si aplikace MS Excel stáhne nejnovější verzi doplňku z obchodu Microsoft Store.

5. Nakonfigurujte doplněk zadáním ID a klíče staženého po přihlášení ke svému účtu na našem webová stránka – karta „Klíče API“.

Používání

Podívejte se, jak automaticky a masivně ověřovat status EU DPH společností v systému VIES pomocí našeho doplňku Excel:

Před použitím doplňku byste se měli seznámit se specifiky jeho fungování:

  • Všechna volání funkcí jsou prováděna v asynchronním režimu, který nezpůsobuje efekt zmrazení (žádná odezva) aplikace Excel.
  • Přidáním (vložením) řádku nebo sloupce se neobnoví všechna definovaná volání funkcí.
  • Kopírování nebo přesouvání buněk obsahujících funkce neobnovuje volání definovaných funkcí.
  • Smazáním řádku nebo sloupce dojde k obnovení všech definovaných volání funkcí a odeslání dotazů na viesApi.eu (pouze v případě výchozího nastavení Excelu). Popis změny výchozího nastavení je obsažen v kapitole Konfigurace.
  • Pozornost! Nedoporučuje se spouštět více než 500 paralelních dotazů, protože Excel má potíže se zpracováním velkého počtu asynchronních volání.

Získejte firemní data z VIES

VIESAPI.VIES.DATA() – Funkce načítá všechna dostupná firemní data přímo ze systému VIES. Parametry by měly být:

  • evropské daňové identifikační číslo (VAT EU),
  • (volitelný) FORMAT vrácených dat (viz: Tagy, které lze použít jako FORMAT parametr).

=VIESAPI.VIES.DATA("PL7171642051")

Pokud potřebujete pouze status společnosti ve VIES, použijte prosím následující dotaz:

=VIESAPI.VIES.DATA("PL7171642051";"$(Valid)")

Pokud je vrácený stav Ano, znamená to, že společnost má platné EU DIČ.

Štítky dostupné v VIESAPI.VIES.DATA funkce, kterou lze použít jako FORMAT parametr:

  • $(UID) – Jedinečný identifikátor generovaný službou viesApi.eu
  • $(CountryCode) – Kód země
  • $(VATNumber) – evropské DIČ
  • $(Valid) – Platný status EU DIČ (Yes/No)
  • $(TraderName) – Jméno zhotovitele/dodavatele
  • $(TraderCompanyType) – Typ podnikání
  • $(TraderAddress) – Adresa protistrany
  • $(ID) – Jedinečný identifikátor generovaný systémem VIES
  • $(Date) – Datum vygenerování odpovědi
  • $(Source) – Zdroj dat

Výchozí formát: "$(TraderName), $(TraderAddress)"

Pokud řetězec "JSON" se uvádí jako FORMAT parametr, funkce vrátí kompletní výsledek ve formě řetězce JSON, který lze libovolně analyzovat a dále zpracovávat:

=VIESAPI.VIES.DATA("PL7171642051";"JSON")

Kontrola stavu uživatelského účtu (zdarma)

VIESAPI.STATUS.ACCOUNT() – Funkce vrací základní informace o plánu aktuálně používaném uživatelem. Parametry by měly být:

  • (volitelný) FORMAT vrácených dat (viz: Tagy, které lze použít jako FORMAT parametr)

=VIESAPI.STATUS.ACCOUNT()

Pozornost! Volání funkce nezvýší počet provedených dotazů.

Značky dostupné v VIESAPI.STATUS.ACCOUNT funkci lze použít jako FORMAT parametr:

  • $(BillingPlanName) – Název aktuálního tarifu
  • $(SubscriptionPrice) – Čistá cena měsíčního předplatného
  • $(ItemPrice) – Čisté náklady na jeden dotaz mimo plán ve standardním plánu
  • $(ItemPriceStatus) – Čisté náklady na jeden dotaz – VIES / Obchodní status subjektu v individuálním plánu
  • $(Limit) – Maximální počet dotazů v plánu
  • $(RequestDelay) – Minimální časový interval mezi požadavky
  • $(DomainLimit) – Maximální počet domén (klíčů API)
  • $(OverPlanAllowed) – Schopnost překročit maximální počet dotazů v plánu
  • $(ExcelAddIn) – Přístup pomocí doplňku MS Excel
  • $(Stats) – Přístup ke statistikám provedených dotazů
  • $(NIPMonitor) – Přístup ke sledování stavu VIES
  • $(SearchByNIP) – Vyhledávání podle daňového identifikačního čísla pro DPH v EU
  • $(FuncGetVIESData) – Přístup k funkcím, které kontrolují stav entity v systému VIES
  • $(VIESStatusCount) – Počet provedených dotazů na status entity v systému VIES
  • $(TotalCount) – Celkový počet dotazů provedených v aktuálním měsíci

Výchozí FORMÁT: "Name of the current tariff plan: $(BillingPlanName), Monthly subscription net price: $(SubscriptionPrice), Maximum number of inquiries in the plan: $(Limit), Total number of queries made in the current month: $(TotalCount)"

Pokud řetězec "JSON" se uvádí jako FORMAT parametr, funkce vrátí kompletní výsledek ve formě řetězce JSON, který lze libovolně analyzovat a dále zpracovávat.

Další užitečné funkce (zdarma)

VIESAPI.ACCOUNT.STATUS.TOTAL() – Funkce vrací informaci o celkovém počtu dotazů uskutečněných v aktuálním zúčtovacím měsíci pro daný účet (všechny API klíče). Vrátí přesně stejné číslo jako $(TotalCount) značka v VIESAPI.STATUS.ACCOUNT() funkce.

VIESAPI.ACCOUNT.STATUS.LIMIT() – Funkce vrací informaci o maximálním počtu dotazů dostupných v plánu zvoleném uživatelem. Vrátí přesně stejné číslo jako $(Limit) označit VIES.STATUS.ACCOUNT() funkce

VIESAPI.EUVAT.NORM() – Tato funkce opravuje a formátuje DIČ EU (odstraňuje mezery a spojovníky atd.) offline a nenačítá žádná data z VIES:

=VIESAPI.EUVAT.NORM("PL 717-164-20-51")

VIESAPI.EUVAT.VALID() – Funkce pouze offline kontroluje správnost (syntaxe, kontrolní součet) DIČ EU a nenačítá žádná data ze systému VIES. Návraty TRUE pokud je číslo platné popř FALSE pokud není platný:

=VIESAPI.EUVAT.VALID("PL7171642051")

VIESAPI.CONNECTION.STATE() – Funkce vrací aktuální stav konfigurace doplňku.

Pokud funkce vrátí následující hodnotu, znamená to mimo jiné, že ID a API key nebyly uloženy:

ERROR: Connection requires configuration

Po uložení API ID a key, funkce by měla vrátit následující zprávu:

SUCCESS: Production