Automatizujte vytváranie firemných záznamov v HubSpot CRM s VIES API a Make.com

Správa údajov pre podniky pôsobiace v rámci Európskej únie často zahŕňa kľúčový krok overenia identifikačných čísel pre daň z pridanej hodnoty (DPH). Tento proces, hoci je nevyhnutný pre dodržiavanie predpisov a presné vedenie záznamov, môže byť časovo náročný a náchylný na manuálne chyby. Systém výmeny informácií o DPH (VIES) poskytuje na tento účel dôležitú službu, ktorá umožňuje podnikom potvrdiť platnosť IČ DPH vydaných členskými štátmi EÚ pre cezhraničné transakcie. Integrácia tohto overovacieho procesu priamo do vášho systému Customer Relationship Management (CRM) môže výrazne zefektívniť operácie a zlepšiť integritu údajov. Tento článok vás prevedie využitím sily Make.com, integračná platforma bez kódu, s ktorou je možné pripojiť VIES API HubSpot CRM, umožňujúci automatické vytváranie firemnej evidencie po úspešnom overení DIČ.

Pochopenie kľúčových komponentov

Na efektívnu implementáciu tejto integrácie je dôležité pochopiť úlohu každého zahrnutého komponentu: VIES, HubSpot CRM, a Make.com.

Čo je VIES (VAT Information Exchange System)?

Systém výmeny informácií o DPH (VIES) je elektronická sieť prevádzkovaná Európskou komisiou, ktorá uľahčuje overovanie identifikačných čísel DPH pre podniky registrované v Európskej únii.. Jeho hlavným účelom je bojovať proti daňovým podvodom, únikom a vyhýbaniu sa daňovým povinnostiam tým, že obchodníkom v rámci EÚ umožní overiť si čísla DPH svojich zákazníkov s bydliskom v iných členských štátoch. VIES funguje ako vyhľadávač, ktorý v reálnom čase vyhľadáva v národných databázach DPH členských štátov EÚ, aby potvrdil, či je dané IČ DPH platné pre cezhraničné transakcie.. Toto potvrdenie je kľúčové pre podniky, ktoré obchodujú v rámci EÚ, pretože pomáha určiť správne uplatňovanie DPH, najmä pri dodávkach s nulovou sadzbou. Zatiaľ čo VIES potvrdzuje platnosť IČ DPH, úroveň vrátených podrobností sa môže líšiť v závislosti od údajov poskytnutých každým členským štátom. Odpoveď zvyčajne obsahuje potvrdenie platnosti IČ DPH a môže obsahovať aj názov spoločnosti a adresu, ktorá je s ním spojená. Spoliehanie sa systému na jednotlivé národné databázy znamená, že presnosť a úplnosť informácií podlieha postupom správy údajov každého členského štátu EÚ..

Úvod do HubSpot CRM a firemných záznamov

HubSpot CRM je komplexná platforma na riadenie obchodného rastu, ktorá poskytuje sadu nástrojov na riadenie interakcií so zákazníkmi a spoločnosťami v rámci marketingu, predaja a služieb zákazníkom.. Jeho jadrom je bezplatný systém CRM, ktorý umožňuje firmám organizovať, sledovať a vychovávať potenciálnych zákazníkov a zákazníkov počas ich cesty. V rámci HubSpot CRM, Company Records slúžia ako centrálne úložisko na ukladanie informácií o organizáciách, ktoré interagujú s vašou firmou. Tieto záznamy môžu uchovávať rôzne informácie prostredníctvom vlastností, ako je názov spoločnosti, doména, mesto, krajina, odvetvie a štádium životného cyklu. Flexibilita HubSpot sa rozširuje na umožnenie používateľom vytvárať vlastné vlastnosti na zachytenie ďalších relevantných údajov špecifických pre ich obchodné potreby, ako je napríklad IČ DPH spoločnosti.. Firemné záznamy v HubSpot môžu byť vytvorené manuálne, importované z iných systémov alebo automaticky generované integráciou s inými aplikáciami. Sila platformy spočíva v jej schopnosti centralizovať tieto informácie, čím poskytuje jednotný pohľad na všetky interakcie a vzťahy s organizáciou..

Prehľad Make.com ako integračnej platformy

Make.com je výkonná a užívateľsky prívetivá integračná platforma bez kódu určená na automatizáciu pracovných postupov prepojením rôznych aplikácií a služieb.. Využíva vizuálne rozhranie typu drag-and-drop, ktoré umožňuje používateľom navrhovať a vytvárať komplexné automatizované procesy, známe ako scenariosbez písania akéhokoľvek kódu. V rámci týchto scenárov modules predstavujú jednotlivé aplikácie alebo akcie a connections vytvoriť autorizované prepojenia medzi rôznymi aplikáciami. Make.com ponúka širokú škálu predpripravených integrácií vrátane VIES API, ktoré je na platforme dostupné ako vyhradená aplikácia (modul).. Tento prístup bez kódovania sprístupňuje integráciu širšiemu publiku a umožňuje jednotlivcom bez programátorských zručností automatizovať kľúčové obchodné úlohy..

Connecting the Dots: VIES API a HubSpot CRM cez Make.com

Sila Make.com spočíva v jej schopnosti bezproblémovo prepájať rôzne aplikácie a automatizovať tok dát medzi nimi. V tomto prípade ho použijeme na preklenutie priepasti medzi VIES API a HubSpot CRM.

Preskúmanie modulu VIES API na Make.com

Make.com poskytuje špecializované VIES API aplikácia, ktorá ponúka špecifické moduly na interakciu so systémom VIES. Kľúčovým modulom pre náš účel je Get VIES Data modul. Táto funkcia je ekvivalentná funkcii getVIESData vo VIES API, umožňuje používateľom zadať IČ DPH EÚ a dostať odpoveď potvrdzujúcu jeho platnosť. Dôležité je, že vráti aj ďalšie informácie, ako je názov a adresa spoločnosti, ak sú tieto údaje dostupné v databáze VIES. Tento modul podporuje overovanie IČ DPH vydaných všetkými členskými štátmi EÚ. Ďalším dostupným modulom je Get Account Status, ktorý poskytuje základné informácie o vašom pláne VIES API bez toho, aby sa započítaval do limitu dopytov. Dostupnosť týchto špecifických modulov v rámci Make.com zjednodušuje proces interakcie s VIES API, pretože odstraňuje zložitosť základných volaní API a poskytuje vopred nakonfigurované akcie pre bežné úlohy..

Pripojenie Make.com k vášmu HubSpot CRM

Skôr ako začnete automatizovať vytváranie firemných záznamov, musíte vytvoriť spojenie medzi vaším účtom Make.com a účtom HubSpot CRM. Tu je podrobný návod:

1. Prihláste sa do svojho účtu Make.
2. Vytvorte nový scenár alebo otvorte existujúci.
3. Kliknite na + pridajte nový modul a vyhľadajte ho HubSpot CRM. Vyberte ktorýkoľvek z modulov HubSpot CRM.
4. V nastaveniach modulu uvidíte možnosť Create a connection. Kliknite na toto tlačidlo.
5. (Voliteľné) V Connection name môžete zadať popisný názov tohto pripojenia, aby ste ho neskôr ľahko identifikovali.
6. Kliknite Save.
7. Budete presmerovaní na HubSpot, kde budete vyzvaní, aby ste sa prihlásili do svojho účtu HubSpot a autorizovali Make.com na prístup. Podľa pokynov na obrazovke udeľte potrebné povolenia.

Po dokončení týchto krokov sa úspešne vytvorí spojenie medzi vašimi účtami Make.com a HubSpot CRM, čo vám umožní pokračovať v konfigurácii pracovného postupu automatizácie.. Upozorňujeme, že pre určité pokročilé moduly HubSpot CRM možno budete musieť vytvoriť pripojenie pomocou pokročilých nastavení, ktoré zahŕňajú vytvorenie vlastnej aplikácie v HubSpot a získanie poverení API.. Pre účely vytvárania firemnej evidencie by však malo stačiť štandardné pripojenie.

Sprievodca krok za krokom: Automatizácia vytvárania firemných záznamov

Teraz, keď ste pochopili kľúčové komponenty a pripojili Make.com k HubSpot CRM, prejdime si kroky na automatizáciu vytvárania firemných záznamov na základe overenia IČ DPH.

Nastavenie nového scenára na Make.com

1. Prihláste sa do svojho účtu Make.com a prejdite na svoj informačný panel.
2. Kliknite na Create a new scenario tlačidlo.
3. Zobrazí sa vám prázdne plátno, na ktorom môžete začať budovať svoj pracovný postup automatizácie. Prvým krokom je definovanie trigger, čo je udalosť, ktorá spustí scenár. Môže ísť o rôzne udalosti v závislosti od vašich špecifických potrieb, ako napríklad odoslanie nového formulára na vašej webovej lokalite s IČ DPH, vytvorenie nového kontaktu v inom systéme s IČ DPH alebo dokonca naplánovaný proces overenia zoznamu IČ DPH. V tejto príručke budeme predpokladať scenár, v ktorom ako spúšťač funguje nové odoslanie formulára obsahujúceho IČ DPH.

Použitie modulu VIES API na overenie IČ DPH

1. Po nastavení spúšťacieho modulu (napr Webhook modul, ktorý počúva nové odoslané formuláre), kliknite na + tlačidlo vedľa neho na pridanie ďalšieho modulu.
2. Hľadať VIES API a vyberte aplikáciu.
3. Vyberte zo zoznamu dostupných akcií Get VIES Data.
4. V nastaveniach modulu budete musieť zadať EU VAT Number overiť. Kliknite do tohto poľa a uvidíte výstup z vášho spúšťacieho modulu. Namapujte dátový bod zo spúšťača, ktorý obsahuje IČ DPH, do tohto poľa. Toto dynamické mapovanie zabezpečuje, že scenár automaticky overí IČ DPH poskytnuté v spúšťacej udalosti.

Konfigurácia modulu HubSpot CRM na vytváranie záznamov spoločnosti

1. Po VIES API modul, kliknite na + opätovným tlačidlom pridáte ďalší modul.
2. Hľadať HubSpot CRM a vyberte aplikáciu.
3. Vyberte zo zoznamu dostupných akcií Create a Company.
4. V Create a Company nastavenia modulu, uistite sa, že je vybraté správne pripojenie HubSpot CRM, ktoré ste vytvorili predtým.
5. Teraz uvidíte sekciu, kde môžete definovať vlastnosti nového firemného záznamu v HubSpot. Kliknite na Add item tlačidlo na pridanie polí. Budete musieť zmapovať údaje vrátené serverom Get VIES Data modulu do príslušných polí vo vašom firemnom zázname HubSpot CRM.

Mapovanie dátových polí: Prepojenie výstupu VIES API s HubSpot CRM

Toto je kritický krok na zabezpečenie toho, aby informácie získané z VIES API boli správne vyplnené vo vašom HubSpot CRM. Tu je typické mapovanie relevantných polí:

Výstupné pole VIES API	Záznamové pole spoločnosti HubSpot CRM	Poznámky
meno	meno	Názov spoločnosti z VIES sa použije ako názov spoločnosti v HubSpot.
adresu	adresa (alebo rozdelené polia)	Možno bude potrebné rozdeliť adresu do samostatných polí, ako je mesto, krajina, PSČ v HubSpot. Na to možno budete musieť použiť ďalšie moduly Make.com.
identifikačné číslo DPH	vat_number (vlastné vlastníctvo)	Odporúča sa vytvoriť vlastnú vlastnosť v HubSpot CRM na uloženie IČ DPH.

Ak chcete nakonfigurovať toto mapovanie na stránke Make.com, kliknite do poľa hodnôt pre každú vlastnosť HubSpot a vyberte zodpovedajúci výstup z Get VIES Data modul. Napríklad pre Company Name v HubSpot, by ste vybrali výstup názvu z modulu VIES API. Podobne zmapujte vatNumber do vášho vlastného vlastníctva s IČ DPH v HubSpot. Ak je adresa vrátená ako jeden reťazec a potrebujete vyplniť samostatné polia adresy v HubSpot, možno budete musieť použiť Make.com Text Parser modul alebo iné nástroje na manipuláciu s reťazcami na rozdelenie adresy na jej komponenty pred ich mapovaním do príslušných polí HubSpot. 

Ak ste si zakúpili individuálny plán na viesapi.eu môžete použiť aj vyhradenú funkciu Get VIES Data Parsed, ktorý automaticky analyzuje údaje prijaté z VIES do príslušných atribútov.

Testovanie a odstraňovanie problémov s integráciou

Po nakonfigurovaní všetkých modulov a mapovania údajov je dôležité otestovať váš scenár, aby ste sa uistili, že funguje podľa očakávania. Na spustenie scenára použite platné IČ DPH EÚ, o ktorom viete, že existuje v databáze VIES. Monitorujte spustenie scenára na Make.com, aby ste zistili, či beží bez chýb, a skontrolujte svoje HubSpot CRM, aby ste si overili, či bol vytvorený nový firemný záznam so správnymi informáciami z VIES API. Ak narazíte na nejaké problémy, dvakrát skontrolujte svoje pripojenia, konfiguráciu každého modulu a presnosť mapovania údajov. Make.com poskytuje podrobné protokoly, ktoré vám môžu pomôcť identifikovať a vyriešiť akékoľvek chyby vo vašom pracovnom postupe.

Osvedčené postupy a úvahy

Ak chcete zabezpečiť hladké fungovanie a efektívnosť vašej integrácie, zvážte nasledujúce osvedčené postupy a potenciálne scenáre:

Zaobchádzanie s neplatnými IČ DPH

Je dôležité naplánovať prípady, kedy môže rozhranie VIES API vrátiť neplatné IČ DPH. The Get VIES Data modul poskytne stav označujúci platnosť čísla. Môžete použiť Make.com Filter modul na kontrolu tohto stavu. Ak je IČ DPH neplatné, môžete nakonfigurovať rôzne akcie, ktoré sa majú vykonať, napríklad odoslanie e-mailu s upozornením správcovi, vytvorenie záznamu kontaktu v HubSpot namiesto záznamu spoločnosti s poznámkou o neplatnom IČ DPH alebo jednoducho zastavenie pracovného postupu na manuálnu kontrolu.. Implementácia takejto podmienenej logiky zaisťuje, že váš HubSpot CRM zostane čistý a presný.

Správa používania a limitov API

Uvedomte si, že VIES API môže mať limity používania v závislosti od vášho plánu predplatného 7. Prekročenie týchto limitov môže viesť k dočasnému prerušeniu služby alebo dodatočným poplatkom. Make.com VIES API aplikácia obsahuje a Get Account Status modul, ktorý môžete použiť na sledovanie svojho aktuálneho plánu a potenciálne aj využitia. Pravidelná kontrola tohto stavu vám môže pomôcť vyhnúť sa akýmkoľvek neočakávaným problémom s vašim automatizovaným pracovným postupom.

Zabezpečenie presnosti a konzistentnosti údajov

Zatiaľ čo VIES API poskytuje spoľahlivý spôsob overenia IČ DPH, presnosť a úplnosť vráteného názvu a adresy spoločnosti závisí od údajov, ktoré uchovávajú príslušné členské štáty EÚ.. Preto je nevyhnutné pravidelne kontrolovať údaje vo vašom HubSpot CRM a prípadne ich v prípade potreby obohatiť o ďalšie informácie z iných zdrojov. Okrem toho buďte informovaní o akýchkoľvek potenciálnych zmenách vo VIES API alebo HubSpot CRM API, ktoré si môžu vyžadovať úpravy vášho scenára Make.com, aby sa zabezpečila nepretržitá funkčnosť.

Záver: Zefektívnite svoje obchodné operácie pomocou automatického overovania DPH a CRM

Integrácia VIES API s HubSpot CRM pomocou Make.com ponúka výkonný spôsob automatizácie kľúčového procesu overovania IČ DPH a vytvárania firemných záznamov. Dodržiavaním krokov uvedených v tejto príručke môžete výrazne zefektívniť svoje obchodné operácie, zlepšiť presnosť údajov CRM, zlepšiť súlad s nariadeniami EÚ o DPH a ušetriť drahocenný čas odstránením manuálneho zadávania údajov. Využite silu automatizácie a odomknite nové úrovne efektívnosti pri riadení obchodných vzťahov v EÚ.

Tím VIES API