Automatiser oprettelse af firmaposter i HubSpot CRM med VIES API og Make.com

Håndtering af data for virksomheder, der opererer inden for EU, involverer ofte det afgørende trin med at verificere momsregistreringsnumre (VAT). Selvom denne proces er afgørende for overholdelse og nøjagtig registrering, kan den være tidskrævende og udsat for manuelle fejl. Momsinformationsudvekslingssystemet (VIES) leverer en vital service til dette formål, som giver virksomheder mulighed for at bekræfte gyldigheden af momsnumre udstedt af EU-medlemsstater til grænseoverskridende transaktioner. Integrering af denne verifikationsproces direkte i dit Customer Relationship Management (CRM)-system kan strømline driften betydeligt og forbedre dataintegriteten. Denne artikel vil guide dig gennem at udnytte kraften i Make.com, en kodefri integrationsplatform, til at forbinde VIES API med HubSpot CRM, hvilket muliggør automatisk oprettelse af virksomhedsregistre efter vellykket verifikation af momsnummer.

Forståelse af nøglekomponenterne

For effektivt at implementere denne integration er det vigtigt at forstå hver komponents rolle: VIES, HubSpot CRM, og Make.com.

Hvad er VIES (VAT Information Exchange System)?

VAT Information Exchange System (VIES) er et elektronisk netværk drevet af Europa-Kommissionen, der letter valideringen af momsregistreringsnumre for virksomheder, der er registreret i Den Europæiske Union. Dens primære formål er at bekæmpe skattesvig, skatteunddragelse og skatteunddragelse ved at tillade handlende inden for EU at verificere momsnumrene på deres kunder, der bor i andre medlemslande. VIES fungerer som en søgemaskine, der forespørger EU-medlemsstaternes nationale momsdatabaser i realtid for at bekræfte, om et givet momsnummer er gyldigt for grænseoverskridende transaktioner. Denne validering er afgørende for virksomheder, der er involveret i handel inden for EU, da den hjælper med at bestemme den korrekte anvendelse af moms, især for leveringer med nulsats. Mens VIES bekræfter gyldigheden af et momsnummer, kan detaljeringsgraden, der returneres, variere afhængigt af de data, som hvert medlemsland har leveret. Typisk indeholder svaret en bekræftelse af momsnummerets gyldighed og kan også oplyse firmanavn og adresse tilknyttet det.. Systemets afhængighed af individuelle nationale databaser betyder, at nøjagtigheden og fuldstændigheden af oplysningerne er underlagt datahåndteringspraksis i hvert EU-medlemsland.

Introduktion til HubSpot CRM og Company Records

HubSpot CRM er en omfattende platform til styring af virksomhedsvækst, der giver en række værktøjer til styring af kunde- og virksomhedsinteraktioner på tværs af marketing, salg og kundeservice. Kernen er et gratis CRM-system, der giver virksomheder mulighed for at organisere, spore og pleje kundeemner og kunder gennem hele deres rejse. Inden for HubSpot CRM, Company Records tjene som et centralt lager til lagring af information om organisationer, der interagerer med din virksomhed. Disse registreringer kan gemme en række informationer gennem egenskaber, såsom virksomhedens navn, domæne, by, land, industri og livscyklusfase. HubSpots fleksibilitet strækker sig til at give brugerne mulighed for at oprette brugerdefinerede egenskaber for at fange yderligere relevante data, der er specifikke for deres forretningsbehov, såsom en virksomheds momsnummer. Firmaposter i HubSpot kan oprettes manuelt, importeres fra andre systemer eller genereres automatisk gennem integrationer med andre applikationer. Platformens styrke ligger i dens evne til at centralisere denne information, hvilket giver et samlet overblik over alle interaktioner og relationer med en organisation.

Oversigt over Make.com som en integrationsplatform

Make.com er en kraftfuld og brugervenlig integrationsplatform uden kode designet til at automatisere arbejdsgange ved at forbinde forskellige applikationer og tjenester. Den bruger en visuel træk-og-slip-grænseflade, der gør det muligt for brugerne at designe og bygge komplekse automatiserede processer, kendt som scenariosuden at skrive nogen kode. Inden for disse scenarier, modules repræsentere individuelle ansøgninger eller handlinger, og connections etablere autoriserede links mellem forskellige applikationer. Make.com tilbyder en bred vifte af præ-byggede integrationer, herunder VIES API, som er tilgængelig som en dedikeret applikation (modul) på platformen. Denne tilgang uden kode gør integration tilgængelig for et bredere publikum, og giver enkeltpersoner uden programmeringsfærdigheder mulighed for at automatisere vigtige forretningsopgaver.

Connecting the Dots: VIES API og HubSpot CRM via Make.com

Styrken ved Make.com ligger i dens evne til problemfrit at forbinde forskellige applikationer og automatisere datastrømmen mellem dem. I dette tilfælde vil vi bruge det til at bygge bro mellem VIES API og HubSpot CRM.

Udforskning af VIES API-modulet på Make.com

Make.com giver en dedikeret VIES API applikation, der tilbyder specifikke moduler til at interagere med VIES-systemet. Nøglemodulet til vores formål er Get VIES Data modul. Denne funktion svarer til funktionen getVIESData i VIES API, giver brugerne mulighed for at indtaste et EU-momsnummer og modtage et svar, der bekræfter dets gyldighed. Det er vigtigt, at det også returnerer yderligere information, såsom firmanavn og adresse, hvis disse data er tilgængelige i VIES-databasen. Dette modul understøtter verifikation af momsnumre udstedt af alle EU-medlemslande. Et andet tilgængeligt modul er Get Account Status, som giver grundlæggende oplysninger om din VIES API-plan uden at tælle med i din forespørgselsgrænse. Tilgængeligheden af disse specifikke moduler i Make.com forenkler processen med at interagere med VIES API, da den abstraherer kompleksiteten af de underliggende API-kald og giver forudkonfigurerede handlinger til almindelige opgaver.

Tilslutning af Make.com til din HubSpot CRM

Før du kan begynde at automatisere oprettelsen af virksomhedsregistre, skal du etablere en forbindelse mellem din Make.com-konto og din HubSpot CRM-konto. Her er en trin-for-trin guide:

1. Log ind på din Make-konto.
2. Opret et nyt scenarie, eller åbn et eksisterende.
3. Klik på + knappen for at tilføje et nyt modul og søge efter HubSpot CRM. Vælg et af HubSpot CRM-modulerne.
4. Inden for modulets indstillinger vil du se en mulighed for at Create a connection. Klik på denne knap.
5. (Valgfrit) I Connection name feltet, kan du indtaste et beskrivende navn for denne forbindelse for nemt at identificere den senere.
6. Klik Save.
7. Du vil blive omdirigeret til HubSpot, hvor du bliver bedt om at logge ind på din HubSpot-konto og give Make.com tilladelse til at få adgang til den. Følg instruktionerne på skærmen for at give de nødvendige tilladelser.

Når du har gennemført disse trin, vil forbindelsen mellem dine Make.com og HubSpot CRM-konti blive etableret med succes, hvilket giver dig mulighed for at fortsætte med at konfigurere automatiseringsarbejdsgangen. Bemærk, at for visse avancerede HubSpot CRM-moduler skal du muligvis oprette en forbindelse ved hjælp af avancerede indstillinger, hvilket involverer oprettelse af en brugerdefineret applikation i HubSpot og opnåelse af API-legitimationsoplysninger. Med henblik på oprettelse af virksomhedsregistre bør en standardforbindelse dog være tilstrækkelig.

Trin-for-trin vejledning: Automatisering af virksomhedsoprettelse

Nu hvor du forstår nøglekomponenterne og har forbundet Make.com til HubSpot CRM, lad os gennemgå trinene til at automatisere oprettelsen af virksomhedsregistre baseret på bekræftelse af momsnummer.

Opsætning af et nyt scenarie i Make.com

1. Log ind på din Make.com-konto, og naviger til dit dashboard.
2. Klik på Create a new scenario knap.
3. Du vil blive præsenteret for et tomt lærred, hvor du kan begynde at opbygge din automatiseringsarbejdsgang. Det første skridt er at definere trigger, som er den begivenhed, der starter scenariet. Dette kan være en række forskellige begivenheder afhængigt af dine specifikke behov, såsom en ny formularindsendelse på dit websted, der indeholder et momsnummer, en ny kontakt, der oprettes i et andet system med et momsnummer, eller endda en planlagt proces til at verificere en liste over momsnumre. For denne vejledning vil vi antage et scenario, hvor en ny formularindsendelse indeholdende et momsnummer fungerer som udløseren.

Brug af VIES API-modulet til at bekræfte momsnumre

1. Når du har konfigureret dit triggermodul (f.eks. en Webhook modul, der lytter efter nye formularindsendelser), klik på + knappen ved siden af for at tilføje det næste modul.
2. Søg efter VIES API og vælg applikationen.
3. Vælg fra listen over tilgængelige handlinger Get VIES Data.
4. I modulets indstillinger skal du angive EU VAT Number skal verificeres. Klik ind i dette felt, og du vil se output fra dit triggermodul. Tilknyt datapunktet fra din trigger, der indeholder momsnummeret, til dette felt. Denne dynamiske kortlægning sikrer, at scenariet automatisk vil verificere det momsnummer, der blev angivet i triggerhændelsen.

Konfiguration af HubSpot CRM-modulet til at oprette virksomhedsposter

1. Efter VIES API modul, klik på + knappen igen for at tilføje det næste modul.
2. Søg efter HubSpot CRM og vælg applikationen.
3. Vælg fra listen over tilgængelige handlinger Create a Company.
4. I den Create a Company modulets indstillinger, skal du sikre dig, at den korrekte HubSpot CRM-forbindelse, du oprettede tidligere, er valgt.
5. Du vil nu se en sektion, hvor du kan definere egenskaberne for den nye virksomhedspost i HubSpot. Klik på Add item knappen for at tilføje felter. Du skal kortlægge de data, der returneres af Get VIES Data modul til de tilsvarende felter i din HubSpot CRM-virksomhedspost.

Kortlægning af datafelter: Sammenkædning af VIES API-output til HubSpot CRM

Dette er et kritisk trin for at sikre, at oplysningerne fra VIES API er korrekt udfyldt i din HubSpot CRM. Her er en typisk kortlægning af relevante felter:

VIES API-outputfelt	HubSpot CRM Company Record Field	Noter
navn	navn	Firmanavn fra VIES vil blive brugt som firmanavn i HubSpot.
adresse	adresse (eller delte felter)	Adressen skal muligvis opdeles i separate felter som by, land, postnummer i HubSpot. Du skal muligvis bruge yderligere Make.com-moduler til dette.
momsnummer	moms_nummer (tilpasset ejendom)	Det anbefales at oprette en brugerdefineret ejendom i HubSpot CRM for at gemme momsnummeret.

For at konfigurere denne kortlægning i Make.com skal du klikke ind i værdifeltet for hver HubSpot-ejendom og vælge det tilsvarende output fra Get VIES Data modul. For eksempel for Company Name felt i HubSpot, skal du vælge navneoutput fra VIES API-modulet. Tilsvarende kortlægges vatNumber til din tilpassede momsnummerejendom i HubSpot. Hvis adressen returneres som en enkelt streng, og du skal udfylde separate adressefelter i HubSpot, skal du muligvis bruge Make.com's Text Parser modul eller andre strengmanipulationsværktøjer til at opdele adressen i dens komponenter, før de tilknyttes de respektive HubSpot-felter. 

Hvis du har købt en individuel plan på viesapi.eu kan du også bruge den dedikerede funktion Get VIES Data Parsed, som automatisk analyserer data modtaget fra VIES til passende attributter.

Test og fejlfinding af din integration

Når du har konfigureret alle moduler og datakortlægningen, er det afgørende at teste dit scenario for at sikre, at det fungerer som forventet. Brug et gyldigt EU-momsnummer, som du ved findes i VIES-databasen til at udløse scenariet. Overvåg scenariets eksekvering i Make.com for at se, om det kører uden fejl, og tjek din HubSpot CRM for at kontrollere, om en ny virksomhedspost er blevet oprettet med de korrekte oplysninger fra VIES API. Hvis du støder på problemer, skal du dobbelttjekke dine forbindelser, konfigurationen af hvert modul og nøjagtigheden af din datakortlægning. Make.com leverer detaljerede logfiler, der kan hjælpe dig med at identificere og løse eventuelle fejl i din arbejdsgang.

Bedste praksis og overvejelser

Overvej følgende bedste praksis og potentielle scenarier for at sikre en problemfri drift og effektivitet af din integration:

Håndtering af ugyldige momsnumre

Det er vigtigt at planlægge tilfælde, hvor VIES API kan returnere et ugyldigt momsnummer. De Get VIES Data modul vil give en status, der angiver gyldigheden af nummeret. Du kan bruge Make.com's Filter modul for at kontrollere denne status. Hvis momsnummeret er ugyldigt, kan du konfigurere forskellige handlinger, der skal udføres, såsom at sende en notifikations-e-mail til en administrator, oprette en kontaktpost i HubSpot i stedet for en virksomhedspost med en note om det ugyldige momsnummer, eller simpelthen at stoppe arbejdsgangen til manuel gennemgang. Implementering af en sådan betinget logik sikrer, at din HubSpot CRM forbliver ren og præcis.

Håndtering af API-brug og begrænsninger

Vær opmærksom på, at VIES API kan have brugsgrænser afhængigt af din abonnementsplan 7. Overskridelse af disse grænser kan føre til midlertidige serviceafbrydelser eller ekstra gebyrer. Make.com's VIES API ansøgningen indeholder en Get Account Status modul, som du kan bruge til at overvåge din nuværende plan og potentielt dit brug. Regelmæssig kontrol af denne status kan hjælpe dig med at undgå uventede problemer med din automatiseringsarbejdsgang.

Sikring af datanøjagtighed og konsistens

Mens VIES API giver en pålidelig måde at verificere momsnumre på, afhænger nøjagtigheden og fuldstændigheden af det returnerede firmanavn og adresse af de data, som de respektive EU-medlemsstater opbevarer.. Derfor er det vigtigt med jævne mellemrum at gennemgå dataene i dit HubSpot CRM og potentielt berige det med yderligere oplysninger fra andre kilder, hvis det er nødvendigt. Derudover skal du holde dig informeret om eventuelle ændringer af VIES API eller HubSpot CRM API, der kan kræve justeringer af dit Make.com-scenarie for at sikre fortsat funktionalitet.

Konklusion: Strømlin din virksomhedsdrift med automatiseret momsverifikation og CRM

Integrering af VIES API med HubSpot CRM ved hjælp af Make.com tilbyder en effektiv måde at automatisere den afgørende proces med momsnummerbekræftelse og oprettelse af virksomhedsposter. Ved at følge de trin, der er skitseret i denne vejledning, kan du strømline din virksomheds drift betydeligt, forbedre nøjagtigheden af dine CRM-data, forbedre overholdelse af EU's momsregler og spare værdifuld tid ved at eliminere manuel dataindtastning. Omfavn automatiseringens kraft, og lås op for nye niveauer af effektivitet i styringen af dine EU-baserede forretningsforbindelser.

VIES API Team