Automatisera skapandet av företagsposter i HubSpot CRM med VIES API och Make.com

Att hantera data för företag som är verksamma inom Europeiska unionen innebär ofta det avgörande steget att verifiera identifieringsnummer för mervärdesskatt (VAT). Denna process, även om den är nödvändig för efterlevnad och korrekt journalföring, kan vara tidskrävande och utsatt för manuella fel. Systemet för utbyte av momsinformation (VIES) tillhandahåller en viktig tjänst för detta ändamål, som gör det möjligt för företag att bekräfta giltigheten av momsnummer utfärdade av EU:s medlemsstater för gränsöverskridande transaktioner. Att integrera denna verifieringsprocess direkt i ditt Customer Relationship Management-system (CRM) kan avsevärt effektivisera verksamheten och förbättra dataintegriteten. Den här artikeln guidar dig genom att utnyttja kraften i Make.com, en integreringsplattform utan kod, att ansluta VIES API med HubSpot CRM, vilket möjliggör automatiskt skapande av företagsregister efter framgångsrik verifiering av momsnummer.

Förstå nyckelkomponenterna

För att effektivt implementera denna integration är det viktigt att förstå rollen för varje inblandad komponent: VIES, HubSpot CRM, och Make.com.

Vad är VIES (VAT Information Exchange System)?

VAT Information Exchange System (VIES) är ett elektroniskt nätverk som drivs av Europeiska kommissionen som underlättar valideringen av momsregistreringsnummer för företag registrerade inom EU. Dess primära syfte är att bekämpa skattebedrägerier, skatteflykt och skatteflykt genom att tillåta handlare inom EU att verifiera momsnummer för sina kunder som bor i andra medlemsländer. VIES fungerar som en sökmotor som frågar EU-medlemsstaternas nationella momsdatabaser i realtid för att bekräfta om ett givet momsnummer är giltigt för gränsöverskridande transaktioner. Denna validering är avgörande för företag som är engagerade i handel inom EU, eftersom den hjälper till att fastställa korrekt tillämpning av moms, särskilt för leveranser med nollskatt.. Medan VIES bekräftar giltigheten av ett momsnummer, kan detaljnivån som returneras variera beroende på uppgifterna från varje medlemsstat. Vanligtvis innehåller svaret en bekräftelse på momsnumrets giltighet och kan även ange företagets namn och adress som är kopplade till det. Systemets beroende av enskilda nationella databaser innebär att informationens riktighet och fullständighet är föremål för datahanteringspraxis i varje EU-medlemsstat.

Introduktion till HubSpot CRM och Company Records

HubSpot CRM är en omfattande plattform för hantering av affärstillväxt som tillhandahåller en uppsättning verktyg för att hantera kund- och företagsinteraktioner över marknadsföring, försäljning och kundservice. Kärnan är ett gratis CRM-system som gör det möjligt för företag att organisera, spåra och vårda potentiella kunder och kunder under hela sin resa. Inom HubSpot CRM, Company Records fungera som ett centralt arkiv för att lagra information om organisationer som interagerar med ditt företag. Dessa register kan lagra en mängd information genom egenskaper, såsom företagets namn, domän, stad, land, industri och livscykelstadium. HubSpots flexibilitet sträcker sig till att tillåta användare att skapa anpassade egenskaper för att fånga ytterligare relevant data som är specifik för deras affärsbehov, såsom ett företags momsnummer. Företagsposter i HubSpot kan skapas manuellt, importeras från andra system eller automatiskt genereras genom integrationer med andra applikationer. Plattformens styrka ligger i dess förmåga att centralisera denna information, vilket ger en enhetlig bild av alla interaktioner och relationer med en organisation.

Översikt över Make.com som en integrationsplattform

Make.com är en kraftfull och användarvänlig integrationsplattform utan kod utformad för att automatisera arbetsflöden genom att koppla ihop olika applikationer och tjänster. Den använder ett visuellt, dra-och-släpp-gränssnitt som gör det möjligt för användare att designa och bygga komplexa automatiserade processer, kända som scenarios, utan att skriva någon kod. Inom dessa scenarier, modules representera enskilda ansökningar eller åtgärder, och connections upprätta auktoriserade länkar mellan olika applikationer. Make.com erbjuder ett brett utbud av förbyggda integrationer, inklusive VIES API, som är tillgänglig som en dedikerad applikation (modul) på plattformen. Denna no-code approach gör integration tillgänglig för en bredare publik, vilket ger individer utan programmeringskunskaper möjlighet att automatisera viktiga affärsuppgifter.

Connecting the Dots: VIES API och HubSpot CRM via Make.com

Kraften med Make.com ligger i dess förmåga att sömlöst koppla ihop olika applikationer och automatisera dataflödet mellan dem. I det här fallet kommer vi att använda det för att överbrygga gapet mellan VIES API och HubSpot CRM.

Utforska VIES API-modulen på Make.com

Make.com tillhandahåller en dedikerad VIES API applikation som erbjuder specifika moduler för att interagera med VIES-systemet. Nyckelmodulen för vårt syfte är Get VIES Data modul. Denna funktion motsvarar funktionen getVIESData i VIES API, tillåter användare att ange ett EU-momsnummer och få ett svar som bekräftar dess giltighet. Viktigt är att den också returnerar ytterligare information, såsom företagsnamn och adress, om dessa uppgifter är tillgängliga i VIES-databasen. Den här modulen stöder verifiering av momsnummer utfärdade av alla EU-medlemsstater. En annan tillgänglig modul är Get Account Status, som ger grundläggande information om din VIES API-plan utan att räknas mot din frågegräns. Tillgängligheten av dessa specifika moduler inom Make.com förenklar processen att interagera med VIES API, eftersom det abstraherar bort komplexiteten i de underliggande API-anropen och tillhandahåller förkonfigurerade åtgärder för vanliga uppgifter.

Ansluter Make.com till din HubSpot CRM

Innan du kan börja automatisera skapandet av företagsregister måste du upprätta en anslutning mellan ditt Make.com-konto och ditt HubSpot CRM-konto. Här är en steg-för-steg-guide:

1. Logga in på ditt Make-konto.
2. Skapa ett nytt scenario eller öppna ett befintligt.
3. Klicka på + för att lägga till en ny modul och söka efter HubSpot CRM. Välj någon av HubSpot CRM-modulerna.
4. Inom modulens inställningar ser du ett alternativ att Create a connection. Klicka på den här knappen.
5. (Valfritt) I Connection name kan du ange ett beskrivande namn för den här anslutningen för att enkelt identifiera den senare.
6. Klick Save.
7. Du kommer att omdirigeras till HubSpot, där du kommer att uppmanas att logga in på ditt HubSpot-konto och ge Make.com åtkomst till det. Följ instruktionerna på skärmen för att ge nödvändiga behörigheter.

När du har slutfört dessa steg kommer anslutningen mellan dina Make.com och HubSpot CRM-konton att upprättas framgångsrikt, vilket gör att du kan fortsätta med att konfigurera automationsarbetsflödet. Observera att för vissa avancerade HubSpot CRM-moduler kan du behöva upprätta en anslutning med avancerade inställningar, vilket innebär att skapa en anpassad applikation i HubSpot och skaffa API-uppgifter. För att skapa företagsregister bör det dock räcka med en standardanslutning.

Steg-för-steg-guide: Automatisera skapandet av företagsposter

Nu när du förstår nyckelkomponenterna och har kopplat Make.com till HubSpot CRM, låt oss gå igenom stegen för att automatisera skapandet av företagsregister baserat på verifiering av momsnummer.

Konfigurera ett nytt scenario i Make.com

1. Logga in på ditt Make.com-konto och navigera till din instrumentpanel.
2. Klicka på Create a new scenario knapp.
3. Du kommer att presenteras med en tom duk där du kan börja bygga ditt automationsarbetsflöde. Det första steget är att definiera trigger, vilket är den händelse som kommer att initiera scenariot. Detta kan vara en mängd olika händelser beroende på dina specifika behov, till exempel ett nytt formulär på din webbplats som innehåller ett momsnummer, en ny kontakt som skapas i ett annat system med ett momsnummer, eller till och med en planerad process för att verifiera en lista med momsnummer. För den här guiden kommer vi att anta ett scenario där en ny formulärinlämning som innehåller ett momsnummer fungerar som utlösande faktor.

Använda VIES API-modulen för att verifiera momsnummer

1. När du har ställt in din triggermodul (t.ex. en Webhook modul som lyssnar efter nya formulärinlämningar), klicka på + knappen bredvid för att lägga till nästa modul.
2. Leta efter VIES API och välj programmet.
3. Välj från listan över tillgängliga åtgärder Get VIES Data.
4. I modulens inställningar måste du ange EU VAT Number ska verifieras. Klicka i det här fältet så ser du utdata från din triggermodul. Mappa datapunkten från din trigger som innehåller momsnumret till detta fält. Denna dynamiska mappning säkerställer att scenariot automatiskt verifierar momsnumret som angavs i triggerhändelsen.

Konfigurera HubSpot CRM-modulen för att skapa företagsposter

1. Efter den VIES API modul, klicka på + knappen igen för att lägga till nästa modul.
2. Leta efter HubSpot CRM och välj programmet.
3. Välj från listan över tillgängliga åtgärder Create a Company.
4. I den Create a Company modulens inställningar, se till att rätt HubSpot CRM-anslutning som du upprättade tidigare är vald.
5. Du kommer nu att se ett avsnitt där du kan definiera egenskaperna för den nya företagsposten i HubSpot. Klicka på Add item knappen för att lägga till fält. Du måste kartlägga data som returneras av Get VIES Data modulen till motsvarande fält i din HubSpot CRM-företagspost.

Kartläggning av datafält: Länkar VIES API-utgång till HubSpot CRM

Detta är ett viktigt steg för att säkerställa att informationen som erhålls från VIES API är korrekt ifylld i ditt HubSpot CRM. Här är en typisk kartläggning av relevanta fält:

VIES API-utdatafält	HubSpot CRM Company Record Field	Anteckningar
namn	namn	Företagsnamn från VIES kommer att användas som företagsnamn i HubSpot.
adress	adress (eller delade fält)	Adressen kan behöva delas upp i separata fält som stad, land, postnummer i HubSpot. Du kan behöva använda ytterligare Make.com-moduler för detta.
Momsregistreringsnummer	vat_number (anpassad egendom)	Det rekommenderas att skapa en anpassad egenskap i HubSpot CRM för att lagra VAT-numret.

För att konfigurera denna mappning i Make.com, klicka i värdefältet för varje HubSpot-egenskap och välj motsvarande utdata från Get VIES Data modul. Till exempel för Company Name fältet i HubSpot, skulle du välja namnutmatningen från VIES API-modulen. Kartlägg på samma sätt vatNumber till din egendom med anpassat momsnummer i HubSpot. Om adressen returneras som en enda sträng och du behöver fylla i separata adressfält i HubSpot, kan du behöva använda Make.coms Text Parser modul eller andra strängmanipuleringsverktyg för att dela upp adressen i dess komponenter innan de mappas till respektive HubSpot-fält. 

Om du har köpt en individuell plan på viesapi.eu kan du också använda den dedikerade funktionen Get VIES Data Parsed, som automatiskt analyserar data som tas emot från VIES till lämpliga attribut.

Testa och felsöka din integration

När du har konfigurerat alla moduler och datamappningen är det avgörande att testa ditt scenario för att säkerställa att det fungerar som förväntat. Använd ett giltigt EU-momsnummer som du vet finns i VIES-databasen för att utlösa scenariot. Övervaka scenarioexekveringen i Make.com för att se om den körs utan fel och kontrollera din HubSpot CRM för att verifiera om en ny företagspost har skapats med rätt information från VIES API. Om du stöter på några problem, dubbelkolla dina anslutningar, konfigurationen av varje modul och noggrannheten i din datamappning. Make.com tillhandahåller detaljerade loggar som kan hjälpa dig att identifiera och lösa eventuella fel i ditt arbetsflöde.

Bästa praxis och överväganden

För att säkerställa att din integration fungerar smidigt och effektivt bör du överväga följande bästa praxis och potentiella scenarier:

Hantering av ogiltiga momsnummer

Det är viktigt att planera för fall där VIES API kan returnera ett ogiltigt momsnummer. De Get VIES Data modulen kommer att ge en status som indikerar giltigheten av numret. Du kan använda Make.com's Filter modul för att kontrollera denna status. Om momsnumret är ogiltigt kan du konfigurera olika åtgärder att vidta, som att skicka ett meddelande via e-post till en administratör, skapa en kontaktpost i HubSpot istället för en företagspost med en anteckning om det ogiltiga momsnumret, eller helt enkelt stoppa arbetsflödet för manuell granskning. Genom att implementera sådan villkorad logik säkerställs att din HubSpot CRM förblir ren och korrekt.

Hantera API-användning och gränser

Var medveten om att VIES API kan ha användningsgränser beroende på din prenumerationsplan 7. Att överskrida dessa gränser kan leda till tillfälliga tjänsteavbrott eller extra avgifter. Make.coms VIES API ansökan innehåller en Get Account Status modul som du kan använda för att övervaka din nuvarande plan och eventuellt din användning. Att regelbundet kontrollera denna status kan hjälpa dig att undvika oväntade problem med ditt automationsarbetsflöde.

Säkerställande av datanoggrannhet och konsistens

Medan VIES API tillhandahåller ett tillförlitligt sätt att verifiera momsnummer, beror riktigheten och fullständigheten av det returnerade företagsnamnet och adressen på de uppgifter som innehas av respektive EU-medlemsstat. Därför är det viktigt att regelbundet granska data i din HubSpot CRM och eventuellt berika den med ytterligare information från andra källor om det behövs. Håll dig dessutom informerad om eventuella ändringar av VIES API eller HubSpot CRM API som kan kräva justeringar av ditt Make.com-scenario för att säkerställa fortsatt funktionalitet.

Slutsats: Effektivisera din verksamhet med automatisk momsverifiering och CRM

Att integrera VIES API med HubSpot CRM med Make.com erbjuder ett kraftfullt sätt att automatisera den avgörande processen för verifiering av momsnummer och skapande av företagsposter. Genom att följa stegen som beskrivs i den här guiden kan du avsevärt effektivisera din affärsverksamhet, förbättra noggrannheten i dina CRM-data, förbättra efterlevnaden av EU:s momsregler och spara värdefull tid genom att eliminera manuell datainmatning. Omfamna kraften i automatisering och lås upp nya nivåer av effektivitet i hanteringen av dina EU-baserade affärsrelationer.

VIES API Team