A vállalati rekordok létrehozásának automatizálása HubSpot CRM -vel VIES API és Make.com

Az Európai Unión belül működő vállalkozások adatainak kezelése gyakran magában foglalja az általános forgalmi adó (áfa) azonosító számok ellenőrzésének döntő lépését. Ez a folyamat ugyan elengedhetetlen a megfeleléshez és a pontos nyilvántartáshoz, de időigényes lehet, és kézi hibákat is okozhat. Az ÁFA információcsere rendszer (VIES) létfontosságú szolgáltatást nyújt e célból, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy megerősítsék az EU-tagállamok által a határokon átnyúló ügyletekhez kiadott áfaszámok érvényességét.. Ennek az ellenőrzési folyamatnak közvetlenül a Customer Relationship Management (CRM) rendszerébe történő integrálása jelentősen leegyszerűsítheti a műveleteket és javíthatja az adatok integritását. Ez a cikk elvezeti Önt a képességek kiaknázásához Make.com, egy kód nélküli integrációs platform, amellyel összekapcsolható a VIES API HubSpot CRM, amely lehetővé teszi a cégnyilvántartások automatikus létrehozását sikeres adószám-ellenőrzés esetén.

A kulcsfontosságú összetevők megértése

Az integráció hatékony megvalósításához fontos megérteni az egyes érintett összetevők szerepét: VIES, HubSpot CRM, és Make.com.

Mi az a VIES (VAT Information Exchange System)?

Az áfainformációs csererendszer (VIES) az Európai Bizottság által üzemeltetett elektronikus hálózat, amely megkönnyíti az Európai Unión belül bejegyzett vállalkozások áfaazonosító számának érvényesítését.. Elsődleges célja az adócsalás, adóelkerülés és adókikerülés elleni küzdelem azáltal, hogy lehetővé teszi az EU-n belüli kereskedők számára, hogy ellenőrizzék más tagállamokban lakó ügyfeleik adószámát. A VIES keresőmotorként működik, amely valós időben lekérdezi az EU-tagállamok nemzeti áfa-adatbázisait, hogy megerősítse, hogy az adott áfaszám érvényes-e a határokon átnyúló tranzakciókra.. Ez az érvényesítés létfontosságú az EU-n belüli kereskedelemben részt vevő vállalkozások számára, mivel segít meghatározni a héa helyes alkalmazását, különösen a nulla kulcsos termékértékesítések esetében.. Míg a VIES megerősíti az adószám érvényességét, a visszaküldött részletezés mértéke az egyes tagállamok által megadott adatoktól függően változhat.. A válasz általában tartalmazza az áfaszám érvényességének megerősítését, valamint megadhatja a hozzá tartozó cégnevet és címet is.. A rendszer egyedi nemzeti adatbázisokra támaszkodva azt jelenti, hogy az információk pontossága és teljessége az egyes EU-tagállamok adatkezelési gyakorlatától függ..

Bevezetés a HubSpot CRM-be és a vállalati nyilvántartásba

A HubSpot CRM egy átfogó üzleti növekedés menedzsment platform, amely eszközöket biztosít az ügyfelek és a vállalati interakciók kezelésére a marketing, az értékesítés és az ügyfélszolgálat területén.. Lényege egy ingyenes CRM-rendszer, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy megszervezzék, nyomon kövessék és táplálják a potenciális ügyfeleket és az ügyfeleket az egész út során. A HubSpot CRM-en belül Company Records központi adattárként szolgál a vállalkozásával kapcsolatba kerülő szervezetekről szóló információk tárolására. Ezek a rekordok különféle információkat tárolhatnak tulajdonságokon keresztül, például a vállalat nevét, domainjét, városát, országát, iparágát és életciklus-szakaszát.. A HubSpot rugalmassága kiterjed arra is, hogy lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyéni tulajdonságokat hozzanak létre, hogy további releváns adatokat rögzítsenek üzleti igényeikhez, például egy vállalati adószámot.. A HubSpot vállalati rekordjai manuálisan hozhatók létre, importálhatók más rendszerekből, vagy automatikusan generálhatók más alkalmazásokkal való integráció révén. A platform erőssége abban rejlik, hogy képes központosítani ezeket az információkat, egységes képet adva a szervezettel való összes interakcióról és kapcsolatról..

A Make.com, mint integrációs platform áttekintése

A Make.com egy hatékony és felhasználóbarát, kód nélküli integrációs platform, amelyet a munkafolyamatok automatizálására terveztek különféle alkalmazások és szolgáltatások összekapcsolásával. Vizuális, fogd és vidd interfészt használ, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy komplex automatizált folyamatokat tervezzenek és építsenek fel. scenarios, kód írása nélkül. Ezeken a forgatókönyveken belül modules egyéni alkalmazásokat vagy műveleteket képviselnek, és connections engedélyezett kapcsolatok létrehozása a különböző alkalmazások között. A Make.com az előre beépített integrációk széles skáláját kínálja, beleértve a VIES API-t, amely dedikált alkalmazásként (modulként) érhető el a platformon. Ez a kód nélküli megközelítés szélesebb közönség számára teszi elérhetővé az integrációt, lehetővé téve a programozási ismeretekkel nem rendelkező egyének számára a kulcsfontosságú üzleti feladatok automatizálását..

A pontok összekapcsolása: VIES API és HubSpot CRM a Make.com-on keresztül

A Make.com ereje abban rejlik, hogy zökkenőmentesen képes összekapcsolni a különböző alkalmazásokat, és automatizálni a köztük lévő adatáramlást. Ebben az esetben a VIES API és a HubSpot CRM közötti szakadék áthidalására fogjuk használni.

A VIES API-modul felfedezése a Make.com webhelyen

A Make.com dedikált VIES API alkalmazás, amely speciális modulokat kínál a VIES rendszerrel való interakcióhoz. Célunk kulcsmodulja a Get VIES Data modult. Ez a függvény, amely egyenértékű a VIES API getVIESData függvényével, lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy megadjanak egy EU-adószámot, és megkapják az érvényességét megerősítő választ. Fontos, hogy további információkat is visszaad, például a cég nevét és címét, ha ezek az adatok elérhetők a VIES adatbázisban. Ez a modul támogatja az összes EU-tagállam által kiadott ÁFA-számok ellenőrzését. Egy másik elérhető modul az Get Account Status, amely alapvető információkat nyújt a VIES API-tervről anélkül, hogy beleszámítana a lekérdezési korlátba. Ezeknek a speciális moduloknak a Make.com-on belüli elérhetősége leegyszerűsíti a VIES API-val való interakció folyamatát, mivel elvonatkoztatja az alapul szolgáló API-hívások bonyolultságát, és előre konfigurált műveleteket biztosít a gyakori feladatokhoz..

A Make.com csatlakoztatása a HubSpot CRM-hez

Mielőtt elkezdené automatizálni a vállalati nyilvántartások létrehozását, kapcsolatot kell létesítenie Make.com-fiókja és HubSpot CRM-fiókja között.. Íme egy lépésről lépésre útmutató:

1. Jelentkezzen be a Make-fiókjába.
2. Hozzon létre egy új forgatókönyvet, vagy nyisson meg egy meglévőt.
3. Kattintson a + gombot új modul hozzáadásához és kereséséhez HubSpot CRM. Válassza ki a HubSpot CRM modulok bármelyikét.
4. A modul beállításai között megjelenik egy lehetőség Create a connection. Kattintson erre a gombra.
5. (Nem kötelező) A Connection name mezőben megadhat egy leíró nevet a kapcsolatnak, hogy később könnyen azonosíthassa.
6. Kattintson Save.
7. A rendszer átirányítja a HubSpot oldalra, ahol a rendszer felkéri, hogy jelentkezzen be HubSpot-fiókjába, és engedélyezze a Make.com-ot a hozzáféréshez. Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat a szükséges engedélyek megadásához.

Miután elvégezte ezeket a lépéseket, a kapcsolat sikeresen létrejön a Make.com és a HubSpot CRM-fiókja között, így folytathatja az automatizálási munkafolyamat konfigurálását.. Vegye figyelembe, hogy bizonyos fejlett HubSpot CRM-modulok esetén előfordulhat, hogy speciális beállításokkal kell kapcsolatot létesítenie, ami magában foglalja egy egyéni alkalmazás létrehozását a HubSpotban, és API hitelesítő adatok beszerzését.. A cégnyilvántartások létrehozásához azonban elegendő egy szabványos kapcsolat.

Lépésről lépésre útmutató: A vállalati nyilvántartások létrehozásának automatizálása

Most, hogy megértette a kulcsfontosságú összetevőket, és csatlakoztatta a Make.com-ot a HubSpot CRM-hez, nézzük meg a vállalati nyilvántartások adószám-ellenőrzésen alapuló automatizálásának lépéseit.

Új forgatókönyv beállítása a Make.com webhelyen

1. Jelentkezzen be Make.com-fiókjába, és navigáljon az irányítópultra.
2. Kattintson a Create a new scenario gomb.
3. Egy üres vászon jelenik meg, ahol elkezdheti az automatizálási munkafolyamat felépítését. Az első lépés az, hogy meghatározzuk a trigger, amely az az esemény, amely elindítja a forgatókönyvet. Ez az Ön egyedi igényeitől függően számos esemény lehet, például egy új űrlap beküldése a webhelyen, amely tartalmaz egy adószámot, egy új kapcsolat létrehozása egy másik rendszerben adószámmal, vagy akár egy ütemezett folyamat az adószámok listájának ellenőrzésére. Ebben az útmutatóban egy olyan forgatókönyvet feltételezünk, amelyben egy adószámot tartalmazó új űrlap-beküldés működik az eseményindítóként.

A VIES API-modul használata az áfaszámok ellenőrzéséhez

1. Miután beállította a trigger modult (pl Webhook modul, amely figyeli az új űrlapok beküldését), kattintson a + mellette lévő gombot a következő modul hozzáadásához.
2. Keressen rá VIES API és válassza ki az alkalmazást.
3. Az elérhető műveletek listájából válassza a lehetőséget Get VIES Data.
4. A modul beállításainál meg kell adni a EU VAT Number ellenőrizni kell. Kattintson ebbe a mezőbe, és látni fogja a trigger modul kimenetét. Az adószámot tartalmazó eseményindító adatpontját társítsa ehhez a mezőhöz. Ez a dinamikus leképezés biztosítja, hogy a forgatókönyv automatikusan ellenőrzi az aktiválási eseményben megadott áfaszámot.

A HubSpot CRM modul konfigurálása vállalati rekordok létrehozásához

1. Miután a VIES API modult, kattintson a + gombot ismét a következő modul hozzáadásához.
2. Keressen rá HubSpot CRM és válassza ki az alkalmazást.
3. Az elérhető műveletek listájából válassza a lehetőséget Create a Company.
4. Ban,-ben Create a Company modul beállításainál győződjön meg arról, hogy a korábban létrehozott megfelelő HubSpot CRM kapcsolat van kiválasztva.
5. Ekkor megjelenik egy szakasz, ahol meghatározhatja az új cégrekord tulajdonságait a HubSpotban. Kattintson a Add item gombot a mezők hozzáadásához. Fel kell térképeznie a visszaadott adatokat Get VIES Data modult a megfelelő mezőkbe a HubSpot CRM vállalati rekordjában.

Adatmezők leképezése: A VIES API kimenet összekapcsolása a HubSpot CRM-mel

Ez egy kritikus lépés annak biztosítására, hogy a VIES API-ból nyert információk megfelelően legyenek feltöltve a HubSpot CRM-ben. Íme a releváns mezők tipikus feltérképezése:

VIES API kimeneti mező	HubSpot CRM vállalati rekordmező	Megjegyzések
név	név	A HubSpotban a VIES cégneve lesz a cégnév.
cím	cím (vagy osztott mezők)	Lehet, hogy a címet külön mezőkre kell felosztani, például város, ország, irányítószám a HubSpotban. Lehetséges, hogy ehhez további Make.com modulokat kell használnia.
Adószám	áfa_szám (egyéni tulajdon)	Javasoljuk, hogy hozzon létre egy egyéni tulajdonságot a HubSpot CRM-ben az áfaszám tárolására.

Ennek a leképezésnek a Make.com webhelyen történő konfigurálásához kattintson az egyes HubSpot tulajdonságok értékmezőjére, és válassza ki a megfelelő kimenetet a Get VIES Data modult. Például a Company Name mezőben a HubSpotban, akkor válassza ki a VIES API modulból származó nevet. Hasonlóképpen térképezze fel a vatNumber egyéni áfaszámú tulajdonához a HubSpotban. Ha a cím egyetlen karakterláncként jelenik meg, és külön címmezőket kell kitöltenie a HubSpotban, akkor előfordulhat, hogy a Make.com Text Parser modult vagy más karakterlánc-manipuláló eszközöket, hogy a címet a megfelelő HubSpot-mezőkre való leképezés előtt komponenseire bontsa. 

Ha vásárolt egy egyéni terv A viesapi.eu oldalon a dedikált funkciót is használhatja Get VIES Data Parsed, amely automatikusan elemzi a VIES-től kapott adatokat megfelelő attribútumokká.

Az integráció tesztelése és hibaelhárítása

Miután konfigurálta az összes modult és az adatleképezést, kulcsfontosságú, hogy tesztelje a forgatókönyvet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az elvárásoknak megfelelően működik. A forgatókönyv elindításához használjon érvényes EU-adószámot, amelyről tudja, hogy létezik a VIES adatbázisban. Kövesse nyomon a forgatókönyv végrehajtását a Make.com webhelyen, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az hiba nélkül fut-e, és ellenőrizze a HubSpot CRM-jét, és ellenőrizze, hogy létrejött-e egy új vállalati rekord a megfelelő információkkal a VIES API-ból. Ha bármilyen problémába ütközik, ellenőrizze még egyszer a kapcsolatokat, az egyes modulok konfigurációját és az adatleképezés pontosságát. A Make.com részletes naplókat biztosít, amelyek segítenek azonosítani és kijavítani a munkafolyamat hibáit.

A legjobb gyakorlatok és megfontolások

Az integráció zökkenőmentes működése és hatékonysága érdekében vegye figyelembe a következő bevált gyakorlatokat és lehetséges forgatókönyveket:

Érvénytelen adószámok kezelése

Fontos megtervezni azokat az eseteket, amikor a VIES API érvénytelen adószámot ad vissza. A Get VIES Data modul egy állapotot ad, amely jelzi a szám érvényességét. Használhatja a Make.com-ot Filter modult az állapot ellenőrzéséhez. Ha az adószám érvénytelen, beállíthat különböző műveleteket, például értesítő e-mailt küldhet a rendszergazdának, kapcsolatfelvételi rekordot hozhat létre a HubSpotban az érvénytelen adószámmal kapcsolatos megjegyzéssel, vagy egyszerűen leállíthatja a munkafolyamatot kézi ellenőrzés céljából.. Az ilyen feltételes logika megvalósítása biztosítja, hogy a HubSpot CRM tiszta és pontos marad.

API használat és korlátok kezelése

Ne feledje, hogy a VIES API használati korlátokkal rendelkezhet az előfizetési tervtől függően 7. E határértékek túllépése a szolgáltatás átmeneti fennakadásához vagy további költségekhez vezethet. Make.com VIES API alkalmazás tartalmazza a Get Account Status modul, amellyel nyomon követheti aktuális tervét és potenciálisan a használatát. Ennek az állapotnak a rendszeres ellenőrzésével elkerülheti az automatizálási munkafolyamattal kapcsolatos váratlan problémákat.

Az adatok pontosságának és konzisztenciájának biztosítása

Míg a VIES API megbízható módot biztosít az áfaszámok ellenőrzésére, a visszaküldött cégnév és cím pontossága és teljessége az érintett EU-tagállamok által birtokolt adatoktól függ.. Ezért elengedhetetlen, hogy rendszeres időközönként felülvizsgálja a HubSpot CRM-jében lévő adatokat, és szükség esetén más forrásokból származó további információkkal gazdagítsa azokat. Ezenkívül tájékozódjon a VIES API vagy a HubSpot CRM API esetleges változásairól, amelyek a Make.com forgatókönyvének módosítását tehetik szükségessé a folyamatos működés biztosítása érdekében.

Következtetés: Egyszerűsítse üzleti tevékenységét automatizált áfa-ellenőrzéssel és CRM-mel

A VIES API-nak a HubSpot CRM-mel való integrálása a Make.com használatával hatékony módot kínál az adószám-ellenőrzés és a vállalati nyilvántartások létrehozásának döntő folyamatának automatizálására. Az ebben az útmutatóban felvázolt lépések követésével jelentősen egyszerűsítheti üzleti tevékenységét, javíthatja CRM-adatainak pontosságát, javíthatja az EU ÁFA-szabályozásának való megfelelést, és értékes időt takaríthat meg a kézi adatbevitel kiküszöbölésével. Használja ki az automatizálás erejét, és tárja fel a hatékonyság új szintjeit EU-alapú üzleti kapcsolatai kezelésében.

VIES API csapat