VIES – Verifikation og automatisering i grænseoverskridende e-handel

Udviklingen af e-handel åbner nye muligheder for små og mellemstore virksomheder, især inden for internationalt (grænseoverskridende) salg. Takket være den rækkevidde, som internettet giver, kan virksomheder nemt nå ud til kunder i forskellige lande, hvilket bidrager til omsætningsvækst og global ekspansion.

I lyset af den dynamiske udvikling af grænsehandel i Europa, hvor 70% af internetbrugere allerede handler online [1], og en tredjedel af dem køber fra andre EU-lande, bliver sikkerheden og effektiviteten af internationale transaktioner afgørende. Særligt vigtigt er den korrekte verifikation af entreprenører i VIES (VAT Information Exchange System).

At gå ind på udenlandske markeder kræver dog omhyggelig planlægning, herunder grundig verifikation af entreprenører for at undgå økonomiske og skattemæssige risici.

Verifikation af udenlandske entreprenører – hvorfor er det vigtigt?

Verifikation af entreprenører, især vedrørende moms, er afgørende i international forretning. Den Europæiske Union har indført VIES-systemet, som gør det muligt at kontrollere, om en given virksomhed er registreret som momspligtig i et andet EU-medlemsland.

Dette gør det muligt for iværksættere at:

• Sikre entreprenørens troværdighed – manglende registrering i systemet kan indikere, at virksomheden ikke driver lovlig virksomhed.
• Undgå fejl i skattedokumentationen – korrekt momsregistrering er nødvendig for at anvende nulmomssats i transaktioner inden for Fællesskabet.
• Minimer risikoen for skattesvig – VIES hjælper med at identificere potentielle misbrug, såsom fiktive virksomheder.

Hvordan bruger man VIES-systemet?

VIES-systemet er tilgængeligt online og er gratis. For at verificere en entreprenør skal du:
1. Besøg det officielle VIES-websted, og udfyld de obligatoriske felter:
2. Vælg entreprenørens land.
3. Indtast deres momsnummer.
4. Modtag bekræftelse på tilmelding eller information om manglende tilmelding.

I tilfælde af manglende adgang, er det værd at kontakte entreprenøren direkte eller skattekontoret i det givne land for at afklare situationen.

Hvis du har et problem med dit eller din entreprenørs forkerte EU-nummer, opfordrer vi dig til at læse artiklen på vores blog: VIES – ugyldigt EU-momsnummer under verifikation.

Fordele ved automatisering og integration af VIES-verifikation med forretningsprocesser

Automatisering af momsverifikationsprocessen kan forbedre virksomhedens drift væsentligt, især inden for e-handel. Løsninger, der er tilgængelige på markedet, integrerer regnskabs- og salgssystemer med VIES, hvilket giver mulighed for:

• Automatisk verifikation af entreprenører ved ordreafgivelse.
• Forebyggelse af fejl i dokumentation (fakturaer, ordrer mv.).
• Tidsbesparelser og omkostningsreduktion.

Grænsehandel i EU åbner adgang til et marked med cirka 100 millioner potentielle købere. Men med væksten i virksomhedens omfang bliver manuel verifikation af EU-momsnumre tidskrævende og udsat for fejl.

Automatisering af denne proces vha VIES API værktøjer giver flere fordele:

1. Tidsbesparelser og omkostningsreduktion

• Eliminering af manuel kontrol for hver entreprenør
• Mulighed for masseverifikation af EU-momsnumre
• Automatiske opdateringer af entreprenørstatus
• Reduktion af omkostninger til centrale forretningsprocesser relateret til salg

2. Øget transaktionssikkerhed

• Øjeblikkelig verifikation af momsnummerets ægthed
• Automatiske meddelelser om ændringer i entreprenørstatus
• Minimering af risiko for skattesvig
• Overholdelse af EU-lovkrav

3. Enkel og hurtig integration med eksisterende systemer

• Nem implementering igennem REST API-grænseflade
• Mulighed for integration med populære e-handelsplatforme (via PHP bibliotek)
• Automatisk arkivering af verifikationsbekræftelser (på viesapi.eu brugerkontoen)
• Adgang til komplet kontrolhistorik

4. Praktiske anvendelser af automatisering ved hjælp af VIES API-værktøjer

moms EU-automatiseringsverifikation er særlig værdifuld for virksomheder, der:

• Udføre salg på flere EU-markeder
• Samarbejde med en lang række entreprenører
• Har brug for hurtig verifikation under salgsprocessen
• Ønsker at minimere risikoen for dokumentationsfejl

5. Tekniske aspekter af implementering

Biblioteker tilgængelige via viesapi.eu tilbud:

• Let at implementere REST API
• Support til populære programmeringssprog
• Teknisk dokumentation og implementeringseksempler
• Slutbrugerværktøjer til massebekræftelse af momsnummer (Excel tilføjelse, VIES Checker App)

6. Forretningsmæssige fordele

VIES-verifikationsautomatisering understøtter grænseoverskridende handelsudvikling gennem:

• Acceleration af onboarding af nye kunder
• Operationel risiko reduktion
• Forøgelse af virksomhedens troværdighed
• Optimering af regnskabsprocesser

Oversigt

I en tid med stigende betydning af grænseoverskridende handel i EU, bliver automatisering af verifikation af momsnummer ikke kun en bekvemmelighed, men en nødvendighed for virksomheder, der ønsker at konkurrere effektivt på det internationale marked. Brug af professionelle værktøjer til at automatisere denne proces giver mulighed for fokus på forretningsudvikling, samtidig med at sikkerhed og overholdelse af regler sikres.

[1] Kilde: Eurostat – https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=E-commerce_statistics_for_individuals