Avtomatizirajte ustvarjanje evidenc podjetja v HubSpot CRM z VIES API in Make.com

Upravljanje podatkov za podjetja, ki delujejo v Evropski uniji, pogosto vključuje ključni korak preverjanja identifikacijskih številk za davek na dodano vrednost (DDV). Čeprav je ta postopek bistvenega pomena za skladnost in natančno vodenje evidenc, je lahko dolgotrajen in nagnjen k ročnim napakam. Sistem izmenjave informacij o DDV (VIES) zagotavlja ključno storitev za ta namen, saj podjetjem omogoča potrditev veljavnosti številk za DDV, ki so jih izdale države članice EU za čezmejne transakcije. Integracija tega postopka preverjanja neposredno v vaš sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM) lahko znatno poenostavi delovanje in izboljša celovitost podatkov. Ta članek vas bo vodil skozi izkoriščanje moči Make.com, integracijsko platformo brez kode, s katero lahko povežete VIES API HubSpot CRM, ki omogoča samodejno ustvarjanje evidenc podjetja ob uspešni verifikaciji DDV številke.

Razumevanje ključnih komponent

Za učinkovito izvajanje te integracije je pomembno razumeti vlogo vsake vključene komponente: VIES, HubSpot CRM, in Make.com.

Kaj je VIES (Sistem za izmenjavo informacij o DDV)?

Sistem za izmenjavo informacij o DDV (VIES) je elektronsko omrežje, ki ga upravlja Evropska komisija in omogoča potrjevanje identifikacijskih številk za DDV za podjetja, registrirana v Evropski uniji.. Njegov glavni namen je boj proti davčnim goljufijam, utajam in izogibanju, tako da trgovcem v EU omogoči preverjanje številk DDV svojih strank, ki prebivajo v drugih državah članicah. VIES deluje kot iskalnik, ki v realnem času poizveduje po nacionalnih podatkovnih bazah DDV držav članic EU, da potrdi, ali je določena številka DDV veljavna za čezmejne transakcije.. Ta potrditev je ključnega pomena za podjetja, ki se ukvarjajo s trgovino znotraj EU, saj pomaga določiti pravilno uporabo DDV, zlasti za dobave z ničelno stopnjo.. Medtem ko VIES potrjuje veljavnost številke za DDV, se raven vrnjenih podrobnosti lahko razlikuje glede na podatke, ki jih zagotovi posamezna država članica. Običajno odgovor vključuje potrditev veljavnosti številke DDV in lahko vsebuje tudi ime podjetja in naslov, povezan z njo.. Zanašanje sistema na posamezne nacionalne zbirke podatkov pomeni, da sta točnost in popolnost informacij predmet praks upravljanja podatkov vsake države članice EU..

Uvod v HubSpot CRM in evidenco podjetja

HubSpot CRM je celovita platforma za upravljanje rasti poslovanja, ki ponuja nabor orodij za upravljanje interakcij med strankami in podjetjem v trženju, prodaji in storitvah za stranke.. Njegovo jedro je brezplačen sistem CRM, ki podjetjem omogoča organiziranje, sledenje in negovanje potencialnih strank in strank na njihovi celotni poti. Znotraj HubSpot CRM, Company Records služijo kot osrednje skladišče za shranjevanje informacij o organizacijah, ki sodelujejo z vašim podjetjem. Ti zapisi lahko hranijo različne informacije prek lastnosti, kot so ime podjetja, domena, mesto, država, panoga in stopnja življenjskega cikla. Prilagodljivost HubSpota se razširi tako, da uporabnikom omogoča ustvarjanje lastnosti po meri za zajemanje dodatnih ustreznih podatkov, specifičnih za njihove poslovne potrebe, kot je številka za DDV podjetja.. Zapise podjetij v HubSpotu je mogoče ustvariti ročno, uvoziti iz drugih sistemov ali samodejno ustvariti z integracijami z drugimi aplikacijami. Moč platforme je v njeni zmožnosti centralizacije teh informacij, ki zagotavlja enoten pogled na vse interakcije in odnose z organizacijo.

Pregled Make.com kot integracijske platforme

Make.com je zmogljiva in uporabniku prijazna integracijska platforma brez kode, zasnovana za avtomatizacijo delovnih tokov s povezovanjem različnih aplikacij in storitev. Uporablja vizualni vmesnik povleci in spusti, ki uporabnikom omogoča načrtovanje in gradnjo kompleksnih avtomatiziranih procesov, znanih kot scenarios, brez pisanja kode. Znotraj teh scenarijev, modules predstavljajo posamezne aplikacije ali dejanja in connections vzpostavi avtorizirane povezave med različnimi aplikacijami. Make.com ponuja široko paleto vnaprej izdelanih integracij, vključno z VIES API, ki je na voljo kot namenska aplikacija (modul) na platformi. Ta pristop brez kodiranja naredi integracijo dostopno širšemu občinstvu, posameznikom brez znanja programiranja pa omogoči avtomatizacijo ključnih poslovnih nalog.

Povezovanje točk: VIES API in HubSpot CRM prek Make.com

Moč Make.com je v njegovi zmožnosti brezhibnega povezovanja različnih aplikacij in avtomatizacije pretoka podatkov med njimi. V tem primeru ga bomo uporabili za premostitev vrzeli med VIES API in HubSpot CRM.

Raziskovanje VIES API modula na Make.com

Make.com ponuja namensko VIES API aplikacija, ki ponuja posebne module za interakcijo s sistemom VIES. Ključni modul za naš namen je Get VIES Data modul. Ta funkcija je enakovredna funkciji getVIESData v API-ju VIES, omogoča uporabnikom, da vnesejo številko EU za DDV in prejmejo odgovor, ki potrjuje njeno veljavnost. Pomembno je, da vrne tudi dodatne informacije, kot sta ime in naslov podjetja, če so ti podatki na voljo v zbirki podatkov VIES. Ta modul podpira preverjanje DDV številk, ki so jih izdale vse države članice EU. Drug razpoložljiv modul je Get Account Status, ki ponuja osnovne informacije o vašem načrtu VIES API, ne da bi se štelo k vaši omejitvi poizvedb. Razpoložljivost teh specifičnih modulov znotraj Make.com poenostavlja postopek interakcije z API-jem VIES, saj abstrahira zapletenost osnovnih klicev API-ja in zagotavlja vnaprej konfigurirana dejanja za običajna opravila..

Povezovanje Make.com z vašim HubSpot CRM

Preden lahko začnete avtomatizirati ustvarjanje evidenc podjetja, morate vzpostaviti povezavo med vašim računom Make.com in računom HubSpot CRM.. Tukaj je vodnik po korakih:

1. Prijavite se v svoj račun Make.
2. Ustvarite nov scenarij ali odprite obstoječega.
3. Kliknite na + gumb za dodajanje novega modula in iskanje HubSpot CRM. Izberite katerega koli modula HubSpot CRM.
4. V nastavitvah modula boste videli možnost za Create a connection. Kliknite ta gumb.
5. (Izbirno) V Connection name lahko za to povezavo vnesete opisno ime, da jo pozneje zlahka prepoznate.
6. Kliknite Save.
7. Preusmerjeni boste na HubSpot, kjer boste pozvani, da se prijavite v svoj račun HubSpot in pooblastite Make.com za dostop do njega. Sledite navodilom na zaslonu, da podelite potrebna dovoljenja.

Ko dokončate te korake, bo povezava med vašima računoma Make.com in HubSpot CRM uspešno vzpostavljena, kar vam bo omogočilo, da nadaljujete s konfiguracijo poteka dela za avtomatizacijo. Upoštevajte, da boste za nekatere napredne module HubSpot CRM morda morali vzpostaviti povezavo z uporabo naprednih nastavitev, kar vključuje ustvarjanje aplikacije po meri v HubSpotu in pridobitev poverilnic za API.. Vendar pa bi morala za namen ustvarjanja evidenc podjetja zadostovati standardna povezava.

Navodila po korakih: avtomatizacija ustvarjanja evidenc podjetja

Zdaj, ko razumete ključne komponente in ste povezali Make.com s HubSpot CRM, se sprehodimo skozi korake za avtomatizacijo ustvarjanja evidenc podjetja na podlagi preverjanja številke DDV.

Nastavitev novega scenarija v Make.com

1. Prijavite se v svoj račun Make.com in se pomaknite do nadzorne plošče.
2. Kliknite na Create a new scenario gumb.
3. Prikazalo se vam bo prazno platno, kjer lahko začnete graditi svoj potek dela za avtomatizacijo. Prvi korak je opredelitev trigger, ki je dogodek, ki bo sprožil scenarij. To so lahko različni dogodki, odvisno od vaših posebnih potreb, kot je oddaja novega obrazca na vašem spletnem mestu, ki vsebuje številko DDV, ustvarjanje novega stika v drugem sistemu s številko DDV ali celo načrtovan postopek za preverjanje seznama številk DDV. V tem vodniku bomo predpostavili scenarij, kjer bo oddaja novega obrazca, ki vsebuje številko DDV, delovala kot sprožilec.

Uporaba VIES API modula za preverjanje številk za DDV

1. Ko nastavite svoj sprožilni modul (npr. a Webhook modul, ki posluša nove oddaje obrazcev), kliknite + gumb zraven, da dodate naslednji modul.
2. Iskanje VIES API in izberite aplikacijo.
3. Na seznamu razpoložljivih dejanj izberite Get VIES Data.
4. V nastavitvah modula boste morali določiti EU VAT Number da se preveri. Kliknite to polje in videli boste izhod iz vašega sprožilnega modula. Preslikajte podatkovno točko iz vašega sprožilca, ki vsebuje številko DDV, v to polje. To dinamično preslikavo zagotavlja, da bo scenarij samodejno preveril številko DDV, navedeno v sprožilnem dogodku.

Konfiguriranje modula HubSpot CRM za ustvarjanje evidenc podjetja

1. Po VIES API modul, kliknite na + znova, da dodate naslednji modul.
2. Iskanje HubSpot CRM in izberite aplikacijo.
3. Na seznamu razpoložljivih dejanj izberite Create a Company.
4. V Create a Company modula, zagotovite, da je izbrana pravilna povezava HubSpot CRM, ki ste jo vzpostavili prej.
5. Zdaj boste videli razdelek, kjer lahko določite lastnosti novega zapisa podjetja v HubSpot. Kliknite na Add item gumb za dodajanje polj. Preslikati boste morali podatke, ki jih vrne Get VIES Data modul v ustrezna polja v zapisu vašega podjetja HubSpot CRM.

Preslikava podatkovnih polj: Povezovanje izhoda VIES API s HubSpot CRM

To je kritičen korak za zagotovitev, da so informacije, pridobljene iz API-ja VIES, pravilno vnesene v vaš HubSpot CRM. Tukaj je tipična preslikava ustreznih polj:

Izhodno polje VIES API	HubSpot CRM Company Record Field	Opombe
ime	ime	Ime podjetja iz VIES bo uporabljeno kot ime podjetja v HubSpot.
naslov	naslov (ali razdeljena polja)	Naslov bo morda treba razdeliti na ločena polja, kot so mesto, država, poštna številka v HubSpotu. Za to boste morda morali uporabiti dodatne module Make.com.
Davčna številka	vat_number (Lastnost po meri)	Priporočljivo je ustvariti lastnost po meri v HubSpot CRM za shranjevanje številke DDV.

Če želite konfigurirati to preslikavo v Make.com, kliknite polje vrednosti za vsako lastnost HubSpot in izberite ustrezen izhod iz Get VIES Data modul. Na primer, za Company Name polju v HubSpotu bi izbrali izhod imena iz modula VIES API. Podobno preslikajte vatNumber na lastnino vaše številke DDV po meri v HubSpot. Če je naslov vrnjen kot en sam niz in morate v HubSpotu izpolniti ločena naslovna polja, boste morda morali uporabiti Make.com Text Parser modul ali druga orodja za manipulacijo nizov, da naslov razdelite na njegove komponente, preden jih preslikate v ustrezna polja HubSpot. 

Če ste kupili individualni načrt na viesapi.eu lahko uporabite tudi namensko funkcijo Get VIES Data Parsed, ki podatke, prejete iz VIES, samodejno razčleni v ustrezne atribute.

Testiranje in odpravljanje težav pri vaši integraciji

Ko konfigurirate vse module in preslikavo podatkov, je ključnega pomena, da preizkusite svoj scenarij, da zagotovite, da deluje po pričakovanjih. Za sprožitev scenarija uporabite veljavno številko EU za DDV, za katero veste, da obstaja v zbirki podatkov VIES. Spremljajte izvajanje scenarija na Make.com, da vidite, ali deluje brez napak, in preverite svoj HubSpot CRM, da preverite, ali je bil ustvarjen nov zapis podjetja s pravilnimi informacijami iz API-ja VIES. Če naletite na kakršne koli težave, še enkrat preverite svoje povezave, konfiguracijo vsakega modula in točnost preslikave podatkov. Make.com ponuja podrobne dnevnike, ki vam lahko pomagajo prepoznati in odpraviti morebitne napake v vašem delovnem procesu.

Najboljše prakse in premisleki

Če želite zagotoviti nemoteno delovanje in učinkovitost vaše integracije, upoštevajte naslednje najboljše prakse in možne scenarije:

Obravnava neveljavnih številk za DDV

Pomembno je, da načrtujete primere, v katerih lahko VIES API vrne neveljavno številko DDV. The Get VIES Data modul bo zagotovil status, ki označuje veljavnost številke. Uporabite lahko Make.com Filter modul za preverjanje tega stanja. Če je številka DDV neveljavna, lahko konfigurirate različna dejanja, kot je pošiljanje e-poštnega obvestila skrbniku, ustvarjanje zapisa stika v HubSpotu namesto zapisa podjetja z opombo o neveljavni številki DDV ali preprosto zaustavitev poteka dela za ročni pregled. Implementacija takšne pogojne logike zagotavlja, da vaš HubSpot CRM ostane čist in točen.

Upravljanje uporabe API-ja in omejitev

Upoštevajte, da ima VIES API morda omejitve uporabe, odvisno od vašega naročniškega načrta 7. Preseganje teh omejitev lahko povzroči začasne motnje storitev ali dodatne stroške. Make.com VIES API aplikacija vključuje a Get Account Status modul, ki ga lahko uporabite za spremljanje trenutnega načrta in morebitne uporabe. Z rednim preverjanjem tega stanja se lahko izognete kakršnim koli nepričakovanim težavam s potekom dela avtomatizacije.

Zagotavljanje točnosti in doslednosti podatkov

Medtem ko API VIES zagotavlja zanesljiv način za preverjanje številk za DDV, sta točnost in popolnost vrnjenega imena in naslova podjetja odvisni od podatkov, ki jih imajo zadevne države članice EU.. Zato je bistveno, da občasno pregledate podatke v vašem HubSpot CRM in jih po potrebi obogatite z dodatnimi informacijami iz drugih virov. Poleg tega bodite obveščeni o kakršnih koli morebitnih spremembah API-ja VIES ali API-ja HubSpot CRM, ki bi lahko zahtevale prilagoditve vašega scenarija Make.com, da zagotovite neprekinjeno delovanje.

Zaključek: Poenostavite svoje poslovne operacije s samodejnim preverjanjem DDV in CRM

Integracija API-ja VIES s HubSpot CRM z uporabo Make.com ponuja zmogljiv način za avtomatizacijo ključnega procesa preverjanja številke DDV in ustvarjanja evidence podjetja. Z upoštevanjem korakov, opisanih v tem priročniku, lahko znatno poenostavite svoje poslovanje, izboljšate natančnost svojih podatkov CRM, povečate skladnost z EU predpisi o DDV in prihranite dragoceni čas z odpravo ročnega vnašanja podatkov. Izkoristite moč avtomatizacije in odklenite nove ravni učinkovitosti pri upravljanju vaših poslovnih odnosov v EU.

Ekipa VIES API