Zautomatyzuj tworzenie rekordów firmy w HubSpot CRM z VIES API oraz Make.com

Zarządzanie danymi dla przedsiębiorstw działających w Unii Europejskiej często obejmuje kluczowy krok weryfikacji numerów identyfikacyjnych podatku od wartości dodanej (VAT). Ten proces, choć niezbędny dla zgodności i dokładnego prowadzenia ewidencji, może być czasochłonny i podatny na błędy ręczne. System wymiany informacji VAT (VIES) zapewnia istotną usługę w tym celu, umożliwiając przedsiębiorstwom potwierdzenie ważności numerów VAT wydanych przez państwa członkowskie UE w przypadku transakcji transgranicznych. Zintegrowanie tego procesu weryfikacji bezpośrednio z systemem Customer Relationship Management (CRM) może znacznie usprawnić operacje i zwiększyć integralność danych. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez proces wykorzystywania mocy Utwórz.com, platforma integracyjna bez kodu, umożliwiająca połączenie interfejsu API VIES z System CRM HubSpot, umożliwiając automatyczne tworzenie rejestrów firmy po pomyślnej weryfikacji numeru VAT.

Zrozumienie kluczowych komponentów

Aby skutecznie wdrożyć tę integrację, ważne jest zrozumienie roli każdego zaangażowanego komponentu: VIES, System CRM HubSpot, I Utwórz.com.

Czym jest VIES (System Wymiany Informacji o VAT)?

System wymiany informacji o podatku VAT (VIES) to elektroniczna sieć obsługiwana przez Komisję Europejską, która ułatwia weryfikację numerów identyfikacyjnych VAT przedsiębiorstw zarejestrowanych w Unii Europejskiej. Jego głównym celem jest zwalczanie oszustw podatkowych, uchylania się od płacenia podatków i unikania ich, poprzez umożliwienie przedsiębiorcom w UE weryfikacji numerów VAT swoich klientów zamieszkałych w innych państwach członkowskich. VIES działa jako wyszukiwarka, która w czasie rzeczywistym przeszukuje krajowe bazy danych VAT państw członkowskich UE, aby potwierdzić, czy dany numer VAT jest ważny w przypadku transakcji transgranicznychWalidacja ta jest kluczowa dla przedsiębiorstw prowadzących handel wewnątrzunijny, ponieważ pomaga ustalić prawidłowe zastosowanie podatku VAT, zwłaszcza w przypadku dostaw objętych stawką zerową. Podczas gdy VIES potwierdza ważność numeru VAT, poziom szczegółowości zwracanych danych może się różnić w zależności od danych dostarczonych przez poszczególne państwa członkowskie.. Zazwyczaj odpowiedź zawiera potwierdzenie ważności numeru VAT i może również zawierać nazwę firmy i adres z nim powiązanyPoleganie systemu na indywidualnych bazach danych krajowych oznacza, że dokładność i kompletność informacji podlegają praktykom zarządzania danymi każdego państwa członkowskiego UE..

Wprowadzenie do HubSpot CRM i Company Records

HubSpot CRM to kompleksowa platforma do zarządzania rozwojem firmy, która zapewnia zestaw narzędzi do zarządzania interakcjami z klientami i firmą w obszarach marketingu, sprzedaży i obsługi klienta.. W jego rdzeniu znajduje się bezpłatny system CRM, który pozwala firmom organizować, śledzić i pielęgnować potencjalnych klientów i klientów w trakcie ich podróży. W ramach HubSpot CRM, Company Records służyć jako centralne repozytorium do przechowywania informacji o organizacjach, które współpracują z Twoją firmą. Te rekordy mogą przechowywać różnorodne informacje za pośrednictwem właściwości, takich jak nazwa firmy, domena, miasto, kraj, branża i etap cyklu życiaElastyczność HubSpot pozwala użytkownikom na tworzenie niestandardowych właściwości w celu przechwytywania dodatkowych istotnych danych specyficznych dla potrzeb ich firmy, takich jak numer VAT firmy. Rekordy firmowe w HubSpot mogą być tworzone ręcznie, importowane z innych systemów lub generowane automatycznie poprzez integracje z innymi aplikacjamiSiła platformy leży w jej zdolności do centralizacji tych informacji, zapewniając ujednolicony widok wszystkich interakcji i relacji z organizacją.

Przegląd Make.com jako platformy integracyjnej

Make.com to wydajna i przyjazna dla użytkownika platforma integracyjna bez kodu, zaprojektowana w celu automatyzacji przepływów pracy poprzez łączenie różnych aplikacji i usługWykorzystuje wizualny interfejs typu „przeciągnij i upuść”, który umożliwia użytkownikom projektowanie i tworzenie złożonych zautomatyzowanych procesów, znanych jako scenarios, bez pisania żadnego kodu. W tych scenariuszach, modules reprezentują poszczególne aplikacje lub działania oraz connections nawiązywanie autoryzowanych połączeń między różnymi aplikacjami. Make.com oferuje szeroki zakres gotowych integracji, w tym API VIES, które jest dostępne jako dedykowana aplikacja (moduł) na platformieTo podejście bez kodu sprawia, że integracja staje się dostępna dla szerszej publiczności, umożliwiając osobom bez umiejętności programowania automatyzację kluczowych zadań biznesowych.

Łączenie kropek: API VIES i HubSpot CRM za pośrednictwem Make.com

Siła Make.com tkwi w jego zdolności do płynnego łączenia różnych aplikacji i automatyzowania przepływu danych między nimi. W tym przypadku użyjemy go, aby wypełnić lukę między VIES API a HubSpot CRM.

Eksploracja modułu API VIES na Make.com

Make.com zapewnia dedykowane VIES API aplikacja oferująca określone moduły umożliwiające interakcję z systemem VIESKluczowym modułem dla naszego celu jest Get VIES Data moduł. Ta funkcja jest równoważna funkcji getVIESData w API VIES, pozwala użytkownikom na wprowadzenie numeru VAT UE i otrzymanie odpowiedzi potwierdzającej jego ważność. Co ważne, zwraca również dodatkowe informacje, takie jak nazwa i adres firmy, jeśli te dane są dostępne w bazie danych VIES. Ten moduł obsługuje weryfikację numerów VAT wydanych przez wszystkie państwa członkowskie UE. Innym dostępnym modułem jest Get Account Status, który zapewnia podstawowe informacje o Twoim planie API VIES bez wliczania się do limitu zapytańDostępność tych konkretnych modułów w Make.com upraszcza proces interakcji z API VIES, ponieważ abstrahuje złożoność wywołań API bazowego i zapewnia wstępnie skonfigurowane działania dla typowych zadań.

Łączenie Make.com z Twoim HubSpot CRM

Zanim zaczniesz automatyzować tworzenie rekordów firmy, musisz nawiązać połączenie między swoim kontem Make.com a kontem HubSpot CRMOto przewodnik krok po kroku:

1. Zaloguj się na swoje konto Make.
2. Utwórz nowy scenariusz lub otwórz istniejący.
3. Kliknij + przycisk, aby dodać nowy moduł i wyszukać HubSpot CRM. Wybierz dowolny moduł HubSpot CRM.
4. W ustawieniach modułu zobaczysz opcję Create a connectionKliknij ten przycisk.
5. (Opcjonalnie) W Connection name możesz wpisać opisową nazwę tego połączenia, aby później łatwo je zidentyfikować.
6. Trzask Save.
7. Zostaniesz przekierowany do HubSpot, gdzie zostaniesz poproszony o zalogowanie się na swoje konto HubSpot i autoryzację Make.com do dostępu do niego. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby przyznać niezbędne uprawnienia.

Po wykonaniu tych kroków połączenie między kontami Make.com i HubSpot CRM zostanie pomyślnie nawiązane, co umożliwi Ci kontynuowanie konfiguracji przepływu pracy automatyzacji. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych zaawansowanych modułów HubSpot CRM może być konieczne nawiązanie połączenia za pomocą zaawansowanych ustawień, co wiąże się z utworzeniem niestandardowej aplikacji w HubSpot i uzyskaniem poświadczeń API. Jednak w celu tworzenia rekordów firmy, standardowe połączenie powinno wystarczyć.

Przewodnik krok po kroku: automatyzacja tworzenia rekordów firmy

Teraz, gdy znasz już kluczowe komponenty i połączyłeś Make.com z HubSpot CRM, przejdziemy przez kolejne kroki automatyzacji tworzenia rekordów firmy na podstawie weryfikacji numeru VAT.

Konfigurowanie nowego scenariusza w Make.com

1. Zaloguj się na swoje konto Make.com i przejdź do swojego pulpitu.
2. Kliknij na Create a new scenario przycisk.
3. Zostanie Ci przedstawione puste płótno, na którym możesz zacząć budować swój przepływ pracy automatyzacji. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie trigger, które jest zdarzeniem, które zainicjuje scenariusz. Może to być wiele zdarzeń w zależności od Twoich konkretnych potrzeb, takich jak nowe przesłanie formularza na Twojej stronie internetowej zawierającego numer VAT, utworzenie nowego kontaktu w innym systemie z numerem VAT lub nawet zaplanowany proces weryfikacji listy numerów VAT. W tym przewodniku przyjmiemy scenariusz, w którym nowe przesłanie formularza zawierającego numer VAT działa jako wyzwalacz.

Korzystanie z modułu API VIES w celu weryfikacji numerów VAT

1. Po skonfigurowaniu modułu wyzwalacza (np. Webhook moduł, który nasłuchuje nowych przesłań formularzy), kliknij + przycisk obok niego, aby dodać kolejny moduł.
2. Szukaj VIES API i wybierz aplikację.
3. Z listy dostępnych akcji wybierz Get VIES Data.
4. W ustawieniach modułu należy określić EU VAT Number do zweryfikowania. Kliknij w to pole, a zobaczysz dane wyjściowe z modułu wyzwalacza. Zmapuj punkt danych z wyzwalacza, który zawiera numer VAT, do tego pola. To dynamiczne mapowanie zapewnia, że scenariusz automatycznie zweryfikuje numer VAT podany w zdarzeniu wyzwalacza.

Konfigurowanie modułu HubSpot CRM w celu tworzenia rekordów firmy

1. Po VIES API moduł, kliknij + Kliknij przycisk ponownie, aby dodać kolejny moduł.
2. Szukaj HubSpot CRM i wybierz aplikację.
3. Z listy dostępnych akcji wybierz Create a Company.
4. w Create a Company w ustawieniach modułu upewnij się, że wybrane zostało prawidłowe połączenie HubSpot CRM, które wcześniej nawiązałeś.
5. Teraz zobaczysz sekcję, w której możesz zdefiniować właściwości nowego rekordu firmy w HubSpot. Kliknij Add item przycisk do dodawania pól. Będziesz musiał zmapować dane zwrócone przez Get VIES Data modułu do odpowiednich pól w rekordzie firmy HubSpot CRM.

Mapowanie pól danych: łączenie wyników API VIES z HubSpot CRM

To krytyczny krok, aby upewnić się, że informacje uzyskane z VIES API są poprawnie wypełniane w Twoim HubSpot CRM. Oto typowe mapowanie odpowiednich pól:

Pole wyjściowe interfejsu API VIES	Pole rekordu firmy HubSpot CRM	Notatki
nazwa	nazwa	Nazwa firmy z VIES będzie używana jako nazwa firmy w HubSpot.
adres	adres (lub pola podzielone)	Adres może wymagać podziału na osobne pola, takie jak miasto, kraj, kod pocztowy w HubSpot. W tym celu może być konieczne użycie dodatkowych modułów Make.com.
Numer VAT	vat_number (właściwość niestandardowa)	Zaleca się utworzenie niestandardowej właściwości w HubSpot CRM w celu przechowywania numeru VAT.

Aby skonfigurować to mapowanie w Make.com, kliknij pole wartości dla każdej właściwości HubSpot i wybierz odpowiednie dane wyjściowe z Get VIES Data moduł. Na przykład, dla Company Name pole w HubSpot, należy wybrać nazwę wyjściową z modułu API VIES. Podobnie, mapuj vatNumber do Twojej niestandardowej właściwości numeru VAT w HubSpot. Jeśli adres jest zwracany jako pojedynczy ciąg i musisz wypełnić oddzielne pola adresu w HubSpot, może być konieczne użycie Make.com's Text Parser modułu lub innego narzędzia do manipulowania ciągami znaków w celu podzielenia adresu na jego składniki przed zamapowaniem ich na odpowiednie pola HubSpot. 

Jeśli kupiłeś plan indywidualny na viesapi.eu możesz również skorzystać z dedykowanej funkcji Get VIES Data Parsed, który automatycznie analizuje dane otrzymane z VIES pod kątem odpowiednich atrybutów.

Testowanie i rozwiązywanie problemów z integracją

Po skonfigurowaniu wszystkich modułów i mapowania danych, kluczowe jest przetestowanie scenariusza, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami. Użyj prawidłowego numeru VAT UE, o którym wiesz, że znajduje się w bazie danych VIES, aby uruchomić scenariusz. Monitoruj wykonywanie scenariusza w Make.com, aby sprawdzić, czy działa bez błędów i sprawdź swój HubSpot CRM, aby zweryfikować, czy nowy rekord firmy został utworzony z prawidłowymi informacjami z interfejsu API VIES. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy, sprawdź dwukrotnie swoje połączenia, konfigurację każdego modułu i dokładność mapowania danych. Make.com udostępnia szczegółowe dzienniki, które mogą pomóc Ci zidentyfikować i rozwiązać wszelkie błędy w Twoim przepływie pracy.

Najlepsze praktyki i uwagi

Aby zagwarantować sprawne działanie i skuteczność integracji, należy wziąć pod uwagę następujące najlepsze praktyki i potencjalne scenariusze:

Postępowanie z nieprawidłowymi numerami VAT

Ważne jest, aby zaplanować przypadki, w których API VIES może zwrócić nieprawidłowy numer VAT. Get VIES Data moduł zapewni status wskazujący ważność numeruMożesz użyć Make.com Filter moduł do sprawdzania tego statusu. Jeśli numer VAT jest nieprawidłowy, możesz skonfigurować różne działania, takie jak wysłanie powiadomienia e-mail do administratora, utworzenie rekordu kontaktu w HubSpot zamiast rekordu firmy z notatką o nieprawidłowym numerze VAT lub po prostu zatrzymanie przepływu pracy w celu ręcznego przegląduWdrożenie takiej logiki warunkowej zapewnia, że Twój system CRM HubSpot pozostanie czysty i dokładny.

Zarządzanie wykorzystaniem i limitami API

Należy pamiętać, że interfejs API VIES może mieć ograniczenia użytkowania w zależności od planu subskrypcji 7. Przekroczenie tych limitów może spowodować tymczasowe przerwy w świadczeniu usług lub dodatkowe opłaty. VIES API aplikacja zawiera Get Account Status moduł, którego możesz użyć do monitorowania swojego bieżącego planu i potencjalnego wykorzystaniaRegularne sprawdzanie tego statusu może pomóc Ci uniknąć nieoczekiwanych problemów z Twoim przepływem pracy automatyzacji.

Zapewnienie dokładności i spójności danych

Chociaż interfejs API VIES zapewnia niezawodny sposób weryfikacji numerów VAT, dokładność i kompletność podanej nazwy i adresu firmy zależą od danych przechowywanych przez poszczególne państwa członkowskie UE. Dlatego też, ważne jest okresowe przeglądanie danych w HubSpot CRM i potencjalne wzbogacanie ich o dodatkowe informacje z innych źródeł, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ponadto, bądź na bieżąco z wszelkimi potencjalnymi zmianami w VIES API lub HubSpot CRM API, które mogą wymagać dostosowań w scenariuszu Make.com, aby zapewnić ciągłą funkcjonalność.

Wnioski: Usprawnij działanie swojej firmy dzięki automatycznej weryfikacji VAT i CRM

Zintegrowanie VIES API z HubSpot CRM za pomocą Make.com oferuje potężny sposób na automatyzację kluczowego procesu weryfikacji numeru VAT i tworzenia rekordu firmy. Postępując zgodnie z krokami opisanymi w tym przewodniku, możesz znacznie usprawnić operacje biznesowe, poprawić dokładność danych CRM, zwiększyć zgodność z przepisami UE dotyczącymi podatku VAT i zaoszczędzić cenny czas, eliminując ręczne wprowadzanie danych. Skorzystaj z mocy automatyzacji i odblokuj nowe poziomy wydajności w zarządzaniu relacjami biznesowymi z siedzibą w UE.

Zespół API VIES