Automatizējiet uzņēmuma ierakstu izveidi HubSpot CRM ar VIES API un Make.com

Datu pārvaldība uzņēmumiem, kas darbojas Eiropas Savienībā, bieži ir saistīta ar būtisku pievienotās vērtības nodokļa (PVN) identifikācijas numuru pārbaudi. Lai gan šis process ir būtisks atbilstības nodrošināšanai un precīzai uzskaitei, tas var būt laikietilpīgs un var izraisīt manuālas kļūdas. PVN informācijas apmaiņas sistēma (VIES) sniedz šim nolūkam būtisku pakalpojumu, ļaujot uzņēmumiem apstiprināt ES dalībvalstu izsniegto PVN numuru derīgumu pārrobežu darījumiem.. Šī verifikācijas procesa integrēšana tieši jūsu klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmā var ievērojami racionalizēt darbības un uzlabot datu integritāti. Šis raksts palīdzēs jums izmantot iespējas Make.com, bezkoda integrācijas platforma, ar ko savienot VIES API HubSpot CRM, kas ļauj automātiski izveidot uzņēmuma ierakstus pēc veiksmīgas PVN numura pārbaudes.

Izpratne par galvenajām sastāvdaļām

Lai efektīvi īstenotu šo integrāciju, ir svarīgi saprast katra iesaistītā komponenta lomu: VIES, HubSpot CRM, un Make.com.

Kas ir VIES (PVN informācijas apmaiņas sistēma)?

PVN informācijas apmaiņas sistēma (VIES) ir Eiropas Komisijas pārvaldīts elektronisks tīkls, kas atvieglo PVN identifikācijas numuru apstiprināšanu Eiropas Savienībā reģistrētiem uzņēmumiem.. Tās galvenais mērķis ir apkarot krāpšanu nodokļu jomā, izvairīšanos no nodokļu maksāšanas un izvairīšanos no nodokļu maksāšanas, ļaujot tirgotājiem ES pārbaudīt savu klientu, kas dzīvo citās dalībvalstīs, PVN numurus. VIES darbojas kā meklētājprogramma, kas reāllaikā veic vaicājumus ES dalībvalstu nacionālajās PVN datubāzēs, lai pārliecinātos, vai dotais PVN maksātāja numurs ir derīgs pārrobežu darījumiem.. Šī apstiprināšana ir ļoti svarīga uzņēmumiem, kas nodarbojas ar ES iekšējo tirdzniecību, jo tā palīdz noteikt pareizu PVN piemērošanu, jo īpaši piegādēm ar nulles likmi.. Lai gan VIES apstiprina PVN numura derīgumu, atgrieztā detalizācijas pakāpe var atšķirties atkarībā no katras dalībvalsts sniegtajiem datiem.. Parasti atbilde ietver apstiprinājumu par PVN numura derīgumu, kā arī var norādīt ar to saistīto uzņēmuma nosaukumu un adresi.. Sistēmas paļaušanās uz atsevišķām nacionālajām datubāzēm nozīmē, ka informācijas precizitāte un pilnīgums ir atkarīgs no katras ES dalībvalsts datu pārvaldības prakses..

Ievads HubSpot CRM un uzņēmuma ierakstos

HubSpot CRM ir visaptveroša biznesa izaugsmes pārvaldības platforma, kas nodrošina rīku komplektu klientu un uzņēmuma mijiedarbības pārvaldībai mārketinga, pārdošanas un klientu apkalpošanas jomā.. Tās pamatā ir bezmaksas CRM sistēma, kas ļauj uzņēmumiem organizēt, izsekot un audzināt potenciālos pirkumus un klientus visa ceļojuma laikā. HubSpot CRM ietvaros Company Records kalpo kā centrālais repozitorijs informācijas glabāšanai par organizācijām, kas mijiedarbojas ar jūsu uzņēmumu. Šajos ierakstos var saglabāt dažādu informāciju, izmantojot rekvizītus, piemēram, uzņēmuma nosaukumu, domēnu, pilsētu, valsti, nozari un dzīves cikla posmu.. HubSpot elastība ietver iespēju lietotājiem izveidot pielāgotus rekvizītus, lai iegūtu papildu atbilstošus datus, kas ir specifiski viņu uzņēmējdarbības vajadzībām, piemēram, uzņēmuma PVN numurs.. Uzņēmuma ierakstus HubSpot var izveidot manuāli, importēt no citām sistēmām vai automātiski ģenerēt, integrējot ar citām lietojumprogrammām.. Platformas stiprā puse ir tās spēja centralizēt šo informāciju, nodrošinot vienotu priekšstatu par visu mijiedarbību un attiecībām ar organizāciju..

Make.com kā integrācijas platformas pārskats

Make.com ir jaudīga un lietotājam draudzīga bezkoda integrācijas platforma, kas izstrādāta, lai automatizētu darbplūsmas, savienojot dažādas lietojumprogrammas un pakalpojumus.. Tas izmanto vizuālu vilkšanas un nomešanas saskarni, kas lietotājiem ļauj izstrādāt un izveidot sarežģītus automatizētus procesus, kas pazīstami kā scenarios, neierakstot nekādu kodu. Šajos scenārijos modules atspoguļo atsevišķas lietojumprogrammas vai darbības, un connections izveidot autorizētas saites starp dažādām lietojumprogrammām. Make.com piedāvā plašu iepriekš iebūvētu integrāciju klāstu, tostarp VIES API, kas platformā ir pieejama kā īpaša lietojumprogramma (modulis). Šī bezkoda pieeja padara integrāciju pieejamu plašākai auditorijai, dodot cilvēkiem bez programmēšanas prasmēm iespēju automatizēt svarīgus biznesa uzdevumus..

Punktu savienošana: VIES API un HubSpot CRM, izmantojot vietni Make.com

Vietnes Make.com spēks slēpjas tā spējā nemanāmi savienot dažādas lietojumprogrammas un automatizēt datu plūsmu starp tām. Šajā gadījumā mēs to izmantosim, lai pārvarētu plaisu starp VIES API un HubSpot CRM.

VIES API moduļa izpēte vietnē Make.com

Make.com nodrošina īpašu VIES API lietojumprogramma, kas piedāvā īpašus moduļus mijiedarbībai ar VIES sistēmu. Mūsu mērķa galvenais modulis ir Get VIES Data modulis. Šī funkcija ir līdzvērtīga funkcijai getVIESData VIES API, ļauj lietotājiem ievadīt ES PVN numuru un saņemt atbildi, kas apstiprina tā derīgumu. Svarīgi, ka tā atgriež arī papildu informāciju, piemēram, uzņēmuma nosaukumu un adresi, ja šie dati ir pieejami VIES datubāzē. Šis modulis atbalsta visu ES dalībvalstu izsniegto PVN numuru pārbaudi. Vēl viens pieejamais modulis ir Get Account Status, kas sniedz pamatinformāciju par jūsu VIES API plānu, neieskaitot jūsu vaicājumu limitu. Šo specifisko moduļu pieejamība vietnē Make.com vienkāršo mijiedarbības procesu ar VIES API, jo tas novērš pamatā esošo API izsaukumu sarežģītību un nodrošina iepriekš konfigurētas darbības biežiem uzdevumiem..

Vietnes Make.com savienošana ar jūsu HubSpot CRM

Lai varētu sākt automatizēt uzņēmuma ierakstu izveidi, jums ir jāizveido savienojums starp savu Make.com kontu un HubSpot CRM kontu.. Tālāk ir sniegts detalizēts ceļvedis.

1. Piesakieties savā Make kontā.
2. Izveidojiet jaunu scenāriju vai atveriet esošu.
3. Noklikšķiniet uz + pogu, lai pievienotu jaunu moduli un meklētu HubSpot CRM. Atlasiet jebkuru no HubSpot CRM moduļiem.
4. Moduļa iestatījumos jūs redzēsit opciju Create a connection. Noklikšķiniet uz šīs pogas.
5. (Neobligāti) sadaļā Connection name laukā varat ievadīt šim savienojumam aprakstošu nosaukumu, lai to vēlāk viegli identificētu.
6. Noklikšķiniet Save.
7. Jūs tiksit novirzīts uz vietni HubSpot, kur jums tiks piedāvāts pieteikties savā HubSpot kontā un pilnvarot vietni Make.com tam piekļūt. Izpildiet ekrānā redzamos norādījumus, lai piešķirtu nepieciešamās atļaujas.

Kad būsiet pabeidzis šīs darbības, savienojums starp jūsu Make.com un HubSpot CRM kontiem tiks veiksmīgi izveidots, ļaujot jums turpināt automatizācijas darbplūsmas konfigurēšanu.. Ņemiet vērā, ka noteiktiem uzlabotiem HubSpot CRM moduļiem, iespējams, būs jāizveido savienojums, izmantojot papildu iestatījumus, kas ietver pielāgotas lietojumprogrammas izveidi HubSpot un API akreditācijas datu iegūšanu.. Tomēr, lai izveidotu uzņēmuma ierakstus, vajadzētu pietikt ar standarta savienojumu.

Soli pa solim: uzņēmuma ierakstu izveides automatizācija

Tagad, kad esat sapratis galvenos komponentus un esat izveidojis vietni Make.com ar HubSpot CRM, apskatīsim darbības, kas jāveic, lai automatizētu uzņēmuma ierakstu izveidi, pamatojoties uz PVN numura verifikāciju.

Jauna scenārija iestatīšana vietnē Make.com

1. Piesakieties savā Make.com kontā un pārejiet uz informācijas paneli.
2. Noklikšķiniet uz Create a new scenario pogu.
3. Jums tiks parādīts tukšs audekls, kurā varēsit sākt veidot automatizācijas darbplūsmu. Pirmais solis ir definēt trigger, kas ir notikums, kas ierosinās scenāriju. Tie var būt dažādi notikumi atkarībā no jūsu īpašajām vajadzībām, piemēram, jaunas veidlapas iesniegšana jūsu vietnē ar PVN numuru, jaunas kontaktpersonas izveide citā sistēmā ar PVN numuru vai pat ieplānots process, lai pārbaudītu PVN numuru sarakstu. Šajā rokasgrāmatā mēs pieņemsim scenāriju, kurā kā aktivizētājs darbojas jauna veidlapas iesniegšana, kurā ir iekļauts PVN maksātāja numurs.

Izmantojot VIES API moduli, lai pārbaudītu PVN numurus

1. Kad esat iestatījis sprūda moduli (piem., a Webhook modulis, kas noklausās jaunus veidlapu iesniegumus), noklikšķiniet uz + blakus pogu, lai pievienotu nākamo moduli.
2. Meklēt VIES API un atlasiet programmu.
3. Pieejamo darbību sarakstā izvēlieties Get VIES Data.
4. Moduļa iestatījumos jums būs jānorāda EU VAT Number jāpārbauda. Noklikšķiniet uz šī lauka, un jūs redzēsit sprūda moduļa izvadi. Kartējiet datu punktu no aktivizētāja, kurā ir PVN maksātāja numurs, uz šo lauku. Šī dinamiskā kartēšana nodrošina, ka scenārijs automātiski pārbaudīs aktivizētāja notikumā norādīto PVN numuru.

HubSpot CRM moduļa konfigurēšana, lai izveidotu uzņēmuma ierakstus

1. Pēc VIES API moduli, noklikšķiniet uz + pogu vēlreiz, lai pievienotu nākamo moduli.
2. Meklēt HubSpot CRM un atlasiet programmu.
3. Pieejamo darbību sarakstā izvēlieties Create a Company.
4. Iekš Create a Company moduļa iestatījumus, pārliecinieties, vai ir atlasīts pareizais iepriekš izveidotais HubSpot CRM savienojums.
5. Tagad jūs redzēsit sadaļu, kurā varat definēt jaunā uzņēmuma ieraksta rekvizītus pakalpojumā HubSpot. Noklikšķiniet uz Add item pogu, lai pievienotu laukus. Jums būs jākartē dati, ko atgriezīs Get VIES Data moduli atbilstošajiem laukiem savā HubSpot CRM uzņēmuma ierakstā.

Datu lauku kartēšana: VIES API izvades saistīšana ar HubSpot CRM

Šis ir būtisks solis, lai nodrošinātu, ka no VIES API iegūtā informācija ir pareizi aizpildīta jūsu HubSpot CRM. Šeit ir tipisks atbilstošo lauku kartējums:

VIES API izvades lauks	HubSpot CRM uzņēmuma ierakstu lauks	Piezīmes
nosaukums	nosaukums	Uzņēmuma nosaukums no VIES tiks izmantots kā uzņēmuma nosaukums pakalpojumā HubSpot.
adrese	adrese (vai sadalīti lauki)	Iespējams, adrese HubSpot ir jāsadala atsevišķos laukos, piemēram, pilsēta, valsts, pasta indekss. Šim nolūkam, iespējams, būs jāizmanto papildu Make.com moduļi.
PVN numurs	vat_number (pielāgots īpašums)	Ieteicams HubSpot CRM izveidot pielāgotu rekvizītu, lai saglabātu PVN numuru.

Lai konfigurētu šo kartēšanu vietnē Make.com, noklikšķiniet katra HubSpot īpašuma vērtības laukā un atlasiet atbilstošo izvadi no Get VIES Data modulis. Piemēram, par Company Name laukā HubSpot, jūs atlasītu nosaukuma izvadi no VIES API moduļa. Līdzīgi kartējiet vatNumber uz jūsu pielāgotā PVN numura īpašumu pakalpojumā HubSpot. Ja adrese tiek atgriezta kā viena virkne un HubSpot ir jāaizpilda atsevišķi adreses lauki, iespējams, būs jāizmanto Make.com Text Parser moduli vai citus virkņu manipulācijas rīkus, lai sadalītu adresi tās komponentos, pirms tās tiek kartētas ar attiecīgajiem HubSpot laukiem. 

Ja esat iegādājies individuālais plāns Vietnē viesapi.eu varat izmantot arī speciālo funkciju Get VIES Data Parsed, kas automātiski parsē no VIES saņemtos datus atbilstošos atribūtos.

Integrācijas pārbaude un problēmu novēršana

Kad esat konfigurējis visus moduļus un datu kartēšanu, ir ļoti svarīgi pārbaudīt savu scenāriju, lai nodrošinātu, ka tas darbojas, kā paredzēts. Lai aktivizētu scenāriju, izmantojiet derīgu ES PVN numuru, par kuru zināt, ka VIES datubāzē ir. Pārraugiet scenārija izpildi vietnē Make.com, lai redzētu, vai tas darbojas bez kļūdām, un pārbaudiet savu HubSpot CRM, lai pārbaudītu, vai ir izveidots jauns uzņēmuma ieraksts ar pareizo informāciju no VIES API. Ja rodas problēmas, vēlreiz pārbaudiet savienojumus, katra moduļa konfigurāciju un datu kartēšanas precizitāti. Vietnē Make.com ir pieejami detalizēti žurnāli, kas var palīdzēt identificēt un novērst visas darbplūsmas kļūdas.

Labākā prakse un apsvērumi

Lai nodrošinātu integrācijas vienmērīgu darbību un efektivitāti, apsveriet tālāk norādītās labākās prakses un iespējamos scenārijus.

Nederīgu PVN numuru apstrāde

Ir svarīgi plānot gadījumus, kad VIES API var atgriezt nederīgu PVN numuru. The Get VIES Data modulis nodrošinās statusu, kas norāda uz numura derīgumu. Varat izmantot vietni Make.com Filter moduli, lai pārbaudītu šo statusu. Ja PVN numurs nav derīgs, varat konfigurēt dažādas veicamās darbības, piemēram, e-pasta paziņojuma nosūtīšanu administratoram, kontaktpersonas ieraksta izveidi vietnē HubSpot, nevis uzņēmuma ierakstu ar piezīmi par nederīgo PVN numuru, vai vienkārši apturēt darbplūsmu manuālai pārskatīšanai.. Šādas nosacījuma loģikas ieviešana nodrošina, ka jūsu HubSpot CRM joprojām ir tīrs un precīzs.

API lietojuma un ierobežojumu pārvaldība

Ņemiet vērā, ka VIES API var būt lietošanas ierobežojumi atkarībā no jūsu abonēšanas plāna 7. Šo ierobežojumu pārsniegšana var izraisīt īslaicīgus pakalpojuma pārtraukumus vai papildu maksas. Make.com VIES API pieteikums ietver a Get Account Status modulis, ko varat izmantot, lai pārraudzītu savu pašreizējo plānu un, iespējams, lietojumu. Regulāra šī statusa pārbaude var palīdzēt izvairīties no neparedzētām automatizācijas darbplūsmas problēmām.

Datu precizitātes un konsekvences nodrošināšana

Lai gan VIES API nodrošina uzticamu veidu, kā pārbaudīt PVN numurus, atgrieztā uzņēmuma nosaukuma un adreses precizitāte un pilnība ir atkarīga no attiecīgo ES dalībvalstu rīcībā esošajiem datiem.. Tāpēc ir svarīgi periodiski pārskatīt datus savā HubSpot CRM un, iespējams, papildināt tos ar papildu informāciju no citiem avotiem, ja nepieciešams. Turklāt esiet informēts par iespējamām izmaiņām VIES API vai HubSpot CRM API, kurām varētu būt nepieciešamas korekcijas jūsu Make.com scenārijā, lai nodrošinātu nepārtrauktu funkcionalitāti.

Secinājums: racionalizējiet savas uzņēmējdarbības darbības, izmantojot automatizētu PVN verifikāciju un CRM

VIES API integrēšana ar HubSpot CRM, izmantojot vietni Make.com, piedāvā jaudīgu veidu, kā automatizēt būtisko PVN numura verifikācijas un uzņēmuma ierakstu izveides procesu. Veicot šajā rokasgrāmatā aprakstītās darbības, jūs varat ievērojami racionalizēt savu uzņēmējdarbību, uzlabot CRM datu precizitāti, uzlabot atbilstību ES PVN noteikumiem un ietaupīt dārgo laiku, novēršot manuālu datu ievadi. Izmantojiet automatizācijas spēku un atveriet jaunus efektivitātes līmeņus, pārvaldot savas ES uzņēmējdarbības attiecības.

VIES API komanda