Automatizirajte stvaranje evidencije tvrtke u HubSpot CRM-u s VIES API-jem i Make.com

Automatizirajte stvaranje evidencije tvrtke u HubSpot CRM s VIES API i Make.com

Upravljanje podacima za tvrtke koje posluju unutar Europske unije često uključuje ključni korak provjere identifikacijskih brojeva za porez na dodanu vrijednost (PDV). Ovaj proces, iako je neophodan za usklađenost i točno vođenje evidencije, može biti dugotrajan i sklon ručnim pogreškama. Sustav razmjene podataka o PDV-u (VIES) pruža vitalnu uslugu u tu svrhu, omogućujući tvrtkama da potvrde valjanost PDV brojeva koje izdaju zemlje članice EU za prekogranične transakcije. Integracija ovog postupka provjere izravno u vaš sustav upravljanja odnosima s klijentima (CRM) može značajno pojednostaviti operacije i poboljšati integritet podataka. Ovaj će vas članak voditi kroz iskorištavanje moći Make.com, platforma za integraciju bez koda, s kojom se povezuje VIES API HubSpot CRM, koji omogućuje automatsku izradu evidencije poduzeća nakon uspješne provjere PDV broja.

Razumijevanje ključnih komponenti

Za učinkovitu implementaciju ove integracije važno je razumjeti ulogu svake uključene komponente: VIES, HubSpot CRM, i Make.com.

Što je VIES (Sustav razmjene informacija o PDV-u)?

Sustav za razmjenu informacija o PDV-u (VIES) elektronička je mreža kojom upravlja Europska komisija koja olakšava provjeru valjanosti PDV identifikacijskog broja za tvrtke registrirane u Europskoj uniji. Njegova je primarna svrha borba protiv porezne prijevare, utaje i izbjegavanja poreza dopuštajući trgovcima unutar EU-a provjeru PDV brojeva svojih kupaca koji žive u drugim državama članicama. VIES djeluje kao tražilica koja pretražuje nacionalne baze podataka PDV-a država članica EU-a u stvarnom vremenu kako bi potvrdila je li određeni PDV broj valjan za prekogranične transakcije. Ova je provjera ključna za tvrtke koje se bave trgovinom unutar EU jer pomaže u određivanju ispravne primjene PDV-a, posebno za isporuke nulte stope. Iako VIES potvrđuje valjanost PDV broja, razina vraćenih detalja može varirati ovisno o podacima koje je dostavila svaka država članica. Odgovor obično uključuje potvrdu valjanosti PDV broja i može sadržavati naziv tvrtke i adresu povezanu s njim. Oslanjanje sustava na pojedinačne nacionalne baze podataka znači da točnost i potpunost informacija podliježu praksi upravljanja podacima svake države članice EU-a.

Uvod u HubSpot CRM i evidenciju tvrtke

HubSpot CRM sveobuhvatna je platforma za upravljanje poslovnim rastom koja pruža skup alata za upravljanje interakcijama između kupaca i tvrtki u marketingu, prodaji i korisničkoj službi. U svojoj srži je besplatni CRM sustav koji omogućuje tvrtkama da organiziraju, prate i njeguju potencijalne klijente i kupce tijekom cijelog njihovog putovanja. Unutar HubSpot CRM-a, Company Records služe kao središnje spremište za pohranjivanje informacija o organizacijama koje su u interakciji s vašim poslovanjem. Ovi zapisi mogu pohraniti različite informacije putem svojstava, kao što su naziv tvrtke, domena, grad, država, industrija i faza životnog ciklusa. Fleksibilnost HubSpota proteže se do dopuštanja korisnicima da kreiraju prilagođena svojstva za snimanje dodatnih relevantnih podataka specifičnih za njihove poslovne potrebe, kao što je PDV broj tvrtke. Evidencija poduzeća u HubSpotu može se kreirati ručno, uvesti iz drugih sustava ili automatski generirati kroz integracije s drugim aplikacijama. Snaga platforme leži u njezinoj sposobnosti da centralizira te informacije, pružajući objedinjeni pogled na sve interakcije i odnose s organizacijom.

Pregled Make.com kao integracijske platforme

Make.com je snažna i user-friendly integracijska platforma bez koda dizajnirana za automatizaciju radnih procesa povezivanjem različitih aplikacija i usluga. Koristi vizualno, povuci i ispusti sučelje koje korisnicima omogućuje dizajn i izgradnju složenih automatiziranih procesa, poznatih kao scenarios, bez pisanja koda. Unutar ovih scenarija, modules predstavljaju pojedinačne aplikacije ili akcije, i connections uspostaviti ovlaštene veze između različitih aplikacija. Make.com nudi širok raspon unaprijed izgrađenih integracija, uključujući VIES API, koji je dostupan kao namjenska aplikacija (modul) na platformi. Ovaj pristup bez kodiranja čini integraciju dostupnom široj publici, osnažujući pojedince bez vještina programiranja da automatiziraju ključne poslovne zadatke.

Povezivanje točaka: VIES API i HubSpot CRM putem Make.com

Snaga Make.com leži u njegovoj sposobnosti da neprimjetno poveže različite aplikacije i automatizira protok podataka između njih. U ovom slučaju, koristit ćemo ga da premostimo jaz između VIES API-ja i HubSpot CRM-a.

Istraživanje VIES API modula na Make.com

Make.com nudi namjenski VIES API aplikacija koja nudi specifične module za interakciju s VIES sustavom. Ključni modul za našu svrhu je Get VIES Data modul. Ova funkcija, ekvivalentna funkciji getVIESData u VIES API-ju, omogućuje korisnicima da unesu EU PDV broj i dobiju odgovor koji potvrđuje njegovu valjanost. Ono što je važno, također vraća dodatne informacije, kao što su naziv i adresa tvrtke, ako su ti podaci dostupni u bazi podataka VIES. Ovaj modul podržava provjeru PDV brojeva koje izdaju sve zemlje članice EU. Još jedan dostupan modul je Get Account Status, koji pruža osnovne informacije o vašem VIES API planu bez ubrajanja u vaše ograničenje upita. Dostupnost ovih specifičnih modula unutar Make.com pojednostavljuje proces interakcije s VIES API-jem, budući da apstrahira složenost temeljnih API poziva i pruža unaprijed konfigurirane radnje za uobičajene zadatke.

Povezivanje Make.com s vašim HubSpot CRM-om

Prije nego što počnete automatizirati stvaranje zapisa tvrtke, morate uspostaviti vezu između svog Make.com računa i svog HubSpot CRM računa. Evo vodiča korak po korak:

  1. Prijavite se na svoj račun Make.
  2. Napravite novi scenarij ili otvorite postojeći.
  3. Kliknite na + gumb za dodavanje novog modula i traženje HubSpot CRM. Odaberite bilo koji od HubSpot CRM modula.
  4. Unutar postavki modula vidjet ćete opciju za Create a connection. Pritisnite ovaj gumb.
  5. (Izborno) U Connection name polje, možete unijeti opisni naziv za ovu vezu kako biste je kasnije lako identificirali.
  6. Klik Save.
  7. Bit ćete preusmjereni na HubSpot, gdje ćete se od vas tražiti da se prijavite na svoj HubSpot račun i autorizirate Make.com da mu pristupi. Slijedite upute na zaslonu da biste dodijelili potrebna dopuštenja.

Nakon što dovršite ove korake, veza između vaših Make.com i HubSpot CRM računa bit će uspješno uspostavljena, omogućujući vam da nastavite s konfiguriranjem tijeka rada automatizacije. Imajte na umu da ćete za određene napredne HubSpot CRM module možda morati uspostaviti vezu pomoću naprednih postavki, što uključuje stvaranje prilagođene aplikacije u HubSpotu i dobivanje API vjerodajnica. Međutim, u svrhu stvaranja evidencije tvrtke, standardna veza trebala bi biti dovoljna.

Vodič korak po korak: Automatizirano stvaranje dokumentacije tvrtke

Sada kada ste razumjeli ključne komponente i povezali Make.com s HubSpot CRM-om, prođimo kroz korake za automatizaciju stvaranja zapisa tvrtke na temelju provjere PDV broja.

Postavljanje novog scenarija na Make.com

  1. Prijavite se na svoj Make.com račun i idite na nadzornu ploču.
  2. Kliknite na Create a new scenario dugme.
  3. Bit će vam predstavljeno prazno platno na kojem možete početi graditi svoj tijek rada automatizacije. Prvi korak je definiranje trigger, što je događaj koji će pokrenuti scenarij. To mogu biti razni događaji ovisno o vašim posebnim potrebama, kao što je slanje novog obrasca na vašoj web stranici koji sadrži PDV broj, novi kontakt koji se stvara u drugom sustavu s PDV brojem ili čak zakazani postupak za provjeru popisa PDV brojeva. Za ovaj ćemo vodič pretpostaviti scenarij u kojem novi obrazac koji se podnese s PDV brojem djeluje kao okidač.

Korištenje VIES API modula za provjeru PDV brojeva

  1. Nakon što ste postavili svoj modul okidača (npr. a Webhook modul koji osluškuje nove prijave obrazaca), kliknite na + gumb pokraj njega za dodavanje sljedećeg modula.
  2. Tražiti VIES API i odaberite aplikaciju.
  3. Odaberite s popisa dostupnih radnji Get VIES Data.
  4. U postavkama modula morat ćete navesti EU VAT Number da se provjeri. Kliknite na ovo polje i vidjet ćete izlaz iz vašeg modula okidača. Preslikajte podatkovnu točku iz vašeg okidača koja sadrži PDV broj u ovo polje. Ovo dinamičko mapiranje osigurava da će scenarij automatski potvrditi PDV broj naveden u događaju okidača.

vies api make hubspot crm

Konfiguriranje HubSpot CRM modula za stvaranje zapisa tvrtke

  1. Nakon VIES API modul, kliknite na + ponovo za dodavanje sljedećeg modula.
  2. Tražiti HubSpot CRM i odaberite aplikaciju.
  3. Odaberite s popisa dostupnih radnji Create a Company.
  4. u Create a Company postavke modula, provjerite je li odabrana ispravna HubSpot CRM veza koju ste ranije uspostavili.
  5. Sada ćete vidjeti odjeljak u kojem možete definirati svojstva novog zapisa tvrtke u HubSpotu. Kliknite na Add item gumb za dodavanje polja. Morat ćete mapirati podatke koje je vratio Get VIES Data modula u odgovarajuća polja u evidenciji vaše HubSpot CRM tvrtke.

Mapiranje podatkovnih polja: Povezivanje VIES API izlaza s HubSpot CRM-om

Ovo je kritičan korak kako biste osigurali da su informacije dobivene iz VIES API-ja ispravno popunjene u vašem HubSpot CRM-u. Evo tipičnog mapiranja relevantnih polja:

VIES API izlazno polje HubSpot CRM Company Record Field Bilješke
ime ime Naziv tvrtke iz VIES-a koristit će se kao naziv tvrtke u HubSpotu.
adresa adresa (ili podijeljena polja) Adresu će možda trebati podijeliti u zasebna polja kao što su grad, država, poštanski broj u HubSpotu. Za to ćete možda trebati koristiti dodatne Make.com module.
PDVNumber vat_number (prilagođeno svojstvo) Preporuča se stvoriti prilagođeno svojstvo u HubSpot CRM-u za pohranjivanje PDV broja.

Da biste konfigurirali ovo mapiranje na Make.com, kliknite na polje vrijednosti za svako HubSpot svojstvo i odaberite odgovarajući izlaz iz Get VIES Data modul. Na primjer, za Company Name polje u HubSpotu, odabrali biste izlaz imena iz VIES API modula. Slično, mapirajte vatNumber na svoj vlastiti prilagođeni PDV broj u HubSpotu. Ako je adresa vraćena kao jedan niz i trebate popuniti zasebna polja adrese u HubSpotu, možda ćete morati upotrijebiti Make.com Text Parser modula ili drugih alata za manipulaciju nizovima za dijeljenje adrese u njezine komponente prije nego što ih preslikate u odgovarajuća HubSpot polja. 

Ako ste kupili individualni plan na viesapi.eu također možete koristiti namjensku funkciju Get VIES Data Parsed, koji podatke primljene od VIES-a automatski analizira u odgovarajuće atribute.

Testiranje i rješavanje problema vaše integracije

Nakon što ste konfigurirali sve module i mapiranje podataka, ključno je testirati svoj scenarij kako biste bili sigurni da funkcionira prema očekivanjima. Za pokretanje scenarija upotrijebite važeći EU PDV broj za koji znate da postoji u VIES bazi podataka. Pratite izvršavanje scenarija na Make.com kako biste vidjeli radi li bez grešaka i provjerite svoj HubSpot CRM kako biste provjerili je li stvoren novi zapis tvrtke s točnim informacijama iz VIES API-ja. Ako naiđete na bilo kakve probleme, još jednom provjerite svoje veze, konfiguraciju svakog modula i točnost vašeg mapiranja podataka. Make.com pruža detaljne zapisnike koji vam mogu pomoći u prepoznavanju i rješavanju bilo kakvih pogrešaka u vašem tijeku rada.

Najbolji primjeri iz prakse i razmatranja

Kako biste osigurali nesmetan rad i učinkovitost svoje integracije, razmotrite sljedeće najbolje prakse i moguće scenarije:

Rukovanje nevažećim PDV brojevima

Važno je planirati slučajeve u kojima VIES API može vratiti nevažeći PDV broj. The Get VIES Data modul će dati status koji označava valjanost broja. Možete koristiti Make.com Filter modul za provjeru ovog statusa. Ako je PDV broj nevažeći, možete konfigurirati različite radnje koje treba poduzeti, kao što je slanje obavijesti e-poštom administratoru, stvaranje zapisa kontakta u HubSpotu umjesto zapisa tvrtke s napomenom o nevažećem PDV broju ili jednostavno zaustavljanje tijeka rada za ručni pregled. Implementacija takve uvjetne logike osigurava da vaš HubSpot CRM ostane čist i točan.

Upravljanje korištenjem API-ja i ograničenjima

Imajte na umu da VIES API može imati ograničenja upotrebe ovisno o vašem planu pretplate 7. Prekoračenje ovih ograničenja može dovesti do privremenih prekida usluge ili dodatnih troškova. Make.com VIES API aplikacija uključuje a Get Account Status modul koji možete koristiti za praćenje vašeg trenutnog plana i potencijalne upotrebe. Redovito provjeravanje ovog statusa može vam pomoći da izbjegnete bilo kakve neočekivane probleme s vašim tijek rada automatizacije.

Osiguravanje točnosti i dosljednosti podataka

Dok VIES API pruža pouzdan način za provjeru PDV brojeva, točnost i potpunost vraćenog naziva tvrtke i adrese ovise o podacima koje posjeduju odgovarajuće zemlje članice EU-a. Stoga je važno povremeno pregledati podatke u vašem HubSpot CRM-u i potencijalno ih obogatiti dodatnim informacijama iz drugih izvora ako je potrebno. Osim toga, ostanite informirani o svim mogućim promjenama VIES API-ja ili HubSpot CRM API-ja koje bi mogle zahtijevati prilagodbe vašem Make.com scenariju kako bi se osigurala kontinuirana funkcionalnost.

Zaključak: Pojednostavite svoje poslovne operacije s automatiziranom provjerom PDV-a i CRM-om

Integracija VIES API-ja s HubSpot CRM-om pomoću Make.com nudi moćan način za automatizaciju ključnog procesa provjere PDV broja i stvaranja zapisa tvrtke. Slijedeći korake navedene u ovom vodiču, možete značajno pojednostaviti svoje poslovne operacije, poboljšati točnost svojih CRM podataka, poboljšati usklađenost s EU propisima o PDV-u i uštedjeti dragocjeno vrijeme eliminacijom ručnog unosa podataka. Prihvatite snagu automatizacije i otključajte nove razine učinkovitosti u upravljanju svojim poslovnim odnosima u EU.

VIES API tim