VIES – Todentaminen ja automatisointi rajat ylittävässä sähköisessä kaupassa

Sähköisen kaupankäynnin kehittyminen avaa uusia mahdollisuuksia pienille ja keskisuurille yrityksille erityisesti kansainvälisen (rajat ylittävän) myynnin alueella. Internetin tarjoaman kattavuuden ansiosta yritykset voivat helposti tavoittaa asiakkaita eri maissa, mikä edistää liikevaihdon kasvua ja globaalia laajentumista.

Rajat ylittävän kaupan dynaamisen kehityksen valossa Euroopassa, jossa jo 70% internetin käyttäjistä tekee ostoksia verkossa [1] ja kolmasosa heistä tekee ostoksia muista EU-maista, kansainvälisten liiketoimien turvallisuus ja tehokkuus ovat ratkaisevan tärkeitä. Erityisen tärkeää on urakoitsijoiden asianmukainen tarkastus VIES (alv-tietojen vaihtojärjestelmä).

Ulkomaisille markkinoille pääsy edellyttää kuitenkin huolellista suunnittelua, mukaan lukien urakoitsijoiden perusteellinen tarkastus taloudellisten ja veroriskien välttämiseksi.

Ulkomaisten urakoitsijoiden todentaminen – miksi se on tärkeää?

Urakoitsijoiden varmentaminen erityisesti arvonlisäveron osalta on kansainvälisessä liiketoiminnassa keskeistä. Euroopan unionissa on otettu käyttöön VIES-järjestelmä, jonka avulla voidaan tarkistaa, onko jokin toimija rekisteröity arvonlisäverovelvolliseksi toisessa EU-maassa.

Tämä antaa yrittäjille mahdollisuuden:

• Varmista urakoitsijan uskottavuus – rekisteröinnin puute järjestelmään voi viitata siihen, että yritys ei harjoita laillista liiketoimintaa.
• Vältä virheitä veroasiakirjoissa – oikea arvonlisäverotunniste on välttämätön nollaverokannan soveltamiseksi yhteisön sisäisissä liiketoimissa.
• Minimoi veropetosten riski – VIES auttaa tunnistamaan mahdolliset väärinkäytökset, kuten kuvitteelliset yritykset.

Kuinka VIES-järjestelmää käytetään?

VIES-järjestelmä on saatavilla verkossa ja se on ilmainen. Todentaaksesi urakoitsijan sinun on:
1. Vieraile virallisella VIES-sivustolla ja täytä pakolliset kentät:
2. Valitse urakoitsijan maa.
3. Anna heidän ALV-numeronsa.
4. Vastaanota vahvistus rekisteröinnistä tai tiedot ilmoittautumisen puutteesta.

Mikäli sisääntuloa ei ole, kannattaa ottaa yhteyttä suoraan urakoitsijaan tai kyseisen maan verotoimistoon tilanteen selvittämiseksi.

Jos sinulla on ongelmia oman tai urakoitsijasi virheellisen EU-numeron kanssa, suosittelemme lukemaan artikkelin blogistamme: VIES – virheellinen EU:n ALV-numero tarkastuksen aikana.

VIES-vahvistuksen automatisoinnin ja integroinnin edut liiketoimintaprosesseihin

ALV-todennusprosessin automatisointi voi parantaa merkittävästi yrityksen toimintaa erityisesti verkkokaupassa. Markkinoilla saatavilla olevat ratkaisut yhdistävät kirjanpito- ja myyntijärjestelmät VIES:n kanssa, mikä mahdollistaa:

• Automaattinen urakoitsijoiden tarkastus tilauksia tehtäessä.
• Virheiden ehkäisy dokumentaatiossa (laskut, tilaukset jne.).
• Säästää aikaa ja kustannuksia.

Rajat ylittävä kauppa EU:ssa avaa pääsyn noin 100 miljoonan potentiaalisen ostajan markkinoille. Liiketoiminnan laajuuden kasvaessa EU:n ALV-numeroiden manuaalisesta tarkistamisesta tulee kuitenkin aikaavievää ja virhealtista.

Tämän prosessin automatisointi käyttämällä VIES API työkaluilla on useita etuja:

1. Säästää aikaa ja kustannuksia

• Manuaalisen tarkastuksen poistaminen jokaiselta urakoitsijalta
• Mahdollisuus EU:n ALV-numeroiden massavarmennukseen
• Urakoitsijan tilan automaattiset päivitykset
• Myyntiin liittyvien keskeisten liiketoimintaprosessien kustannusten aleneminen

2. Lisääntynyt tapahtumaturva

• ALV-numeron aitouden välitön tarkastus
• Automaattiset ilmoitukset urakoitsijan tilan muutoksista
• Veropetosriskin minimoiminen
• EU:n lakisääteisten vaatimusten noudattaminen

3. Yksinkertainen ja nopea integrointi olemassa oleviin järjestelmiin

• Helppo toteuttaa läpi REST API -liittymä
• Mahdollisuus integroida suosittuihin verkkokauppaalustoihin (välillä PHP kirjasto)
• Automaattinen vahvistusvahvistusten arkistointi (viesapi.eu käyttäjätilillä)
• Pääsy täydelliseen tarkastushistoriaan

4. Käytännön automaation sovelluksia VIES API -työkaluilla

ALV:n EU-automaatiotarkistus on erityisen arvokasta yrityksille, jotka:

• Tee myyntiä useilla EU-markkinoilla
• Tee yhteistyötä useiden urakoitsijoiden kanssa
• Tarvitsee nopean vahvistuksen myyntiprosessin aikana
• Haluat minimoida dokumentaatiovirheiden riskin

5. Toteutuksen tekniset näkökohdat

Kirjastot saatavilla kautta viesapi.eu tarjous:

• Helppo toteuttaa REST API
• Tuki suosituille ohjelmointikielet
• Tekninen dokumentaatio ja toteutusesimerkit
• Loppukäyttäjien työkalut ALV-numeron massavahvistukseen (Excelin lisäosa, VIES Checker -sovellus)

6. Liiketoiminnan edut

VIES-varmennusautomaatio tukee rajat ylittävän kaupan kehitystä seuraavilla tavoilla:

• Uusien asiakkaiden liittymisprosessin nopeuttaminen
• Operatiivisten riskien vähentäminen
• Yrityksen uskottavuuden kasvu
• Laskentaprosessien optimointi

Yhteenveto

EU:n rajat ylittävän kaupan kasvavan merkityksen aikakaudella arvonlisäveronumeron varmennuksen automatisoinnista tulee paitsi mukavuus, myös välttämättömyys yrityksille, jotka haluavat kilpailla tehokkaasti kansainvälisillä markkinoilla. Ammattimaisten työkalujen käyttäminen tämän prosessin automatisoimiseen mahdollistaa keskittymisen liiketoiminnan kehittämiseen samalla kun varmistetaan turvallisuus ja säännösten noudattaminen.

[1] Lähde: Eurostat – https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=E-commerce_statistics_for_individuals