Automatizujte vytváření firemních záznamů v HubSpot CRM s VIES API a Make.com

Správa dat pro podniky působící v rámci Evropské unie často zahrnuje zásadní krok ověření identifikačních čísel pro daň z přidané hodnoty (DPH). Tento proces, přestože je nezbytný pro dodržování předpisů a přesné vedení záznamů, může být časově náročný a náchylný k ručním chybám. Systém výměny informací o DPH (VIES) poskytuje pro tento účel životně důležitou službu, která podnikům umožňuje potvrdit platnost DIČ vydaných členskými státy EU pro přeshraniční transakce. Integrace tohoto ověřovacího procesu přímo do vašeho systému Customer Relationship Management (CRM) může výrazně zefektivnit operace a zlepšit integritu dat. Tento článek vás provede využitím síly Make.com, bezkódovou integrační platformu pro připojení VIES API HubSpot CRM, umožňující automatické vytváření firemních záznamů po úspěšném ověření DIČ.

Pochopení klíčových součástí

Pro efektivní implementaci této integrace je důležité porozumět úloze každé zahrnuté komponenty: VIES, HubSpot CRMa Make.com.

Co je VIES (VAT Information Exchange System)?

Systém výměny informací o DPH (VIES) je elektronická síť provozovaná Evropskou komisí, která usnadňuje ověřování identifikačních čísel pro DPH pro podniky registrované v Evropské unii.. Jeho primárním účelem je bojovat proti daňovým podvodům, únikům a vyhýbání se daňovým povinnostem tím, že obchodníkům v rámci EU umožňuje ověřovat čísla DPH jejich zákazníků s bydlištěm v jiných členských státech. VIES funguje jako vyhledávač, který se v reálném čase dotazuje na národní databáze DPH členských států EU, aby potvrdil, zda je dané DIČ platné pro přeshraniční transakce.. Toto ověření je klíčové pro podniky zabývající se obchodem v rámci EU, protože pomáhá určit správné uplatnění DPH, zejména u dodávek s nulovou sazbou. Zatímco VIES potvrzuje platnost DIČ, úroveň vrácených podrobností se může lišit v závislosti na údajích poskytnutých každým členským státem. Odpověď obvykle obsahuje potvrzení platnosti DIČ a může také obsahovat název společnosti a adresu, která je s ním spojena. Spoléhání systému na jednotlivé národní databáze znamená, že přesnost a úplnost informací podléhá postupům správy dat každého členského státu EU..

Úvod do HubSpot CRM a firemních záznamů

HubSpot CRM je komplexní platforma pro řízení obchodního růstu, která poskytuje sadu nástrojů pro řízení interakcí se zákazníky a společnostmi napříč marketingem, prodejem a zákaznickým servisem.. Jeho jádrem je bezplatný systém CRM, který firmám umožňuje organizovat, sledovat a vychovávat potenciální zákazníky a zákazníky během jejich cesty. V rámci HubSpot CRM, Company Records slouží jako centrální úložiště pro ukládání informací o organizacích, které komunikují s vaší firmou. Tyto záznamy mohou ukládat různé informace prostřednictvím vlastností, jako je název společnosti, doména, město, země, odvětví a fáze životního cyklu.. Flexibilita HubSpot se rozšiřuje a umožňuje uživatelům vytvářet vlastní vlastnosti pro zachycení dalších relevantních dat specifických pro jejich obchodní potřeby, jako je například DIČ společnosti.. Firemní záznamy v HubSpot lze vytvářet ručně, importovat z jiných systémů nebo automaticky generovat prostřednictvím integrací s jinými aplikacemi. Síla platformy spočívá v její schopnosti centralizovat tyto informace a poskytovat jednotný pohled na všechny interakce a vztahy s organizací..

Přehled Make.com jako integrační platformy

Make.com je výkonná a uživatelsky přívětivá integrační platforma bez kódu určená k automatizaci pracovních postupů propojením různých aplikací a služeb.. Využívá vizuální rozhraní typu drag-and-drop, které uživatelům umožňuje navrhovat a vytvářet složité automatizované procesy, známé jako scenarios, bez psaní jakéhokoli kódu. V rámci těchto scénářů modules představují jednotlivé aplikace nebo akce a connections vytvořit autorizovaná spojení mezi různými aplikacemi. Make.com nabízí širokou škálu předpřipravených integrací, včetně VIES API, které je na platformě k dispozici jako vyhrazená aplikace (modul).. Tento přístup bez kódu zpřístupňuje integraci širšímu publiku a umožňuje jednotlivcům bez programátorských dovedností automatizovat klíčové obchodní úkoly..

Connecting the Dots: VIES API a HubSpot CRM přes Make.com

Síla Make.com spočívá v jeho schopnosti bezproblémově propojit různé aplikace a automatizovat tok dat mezi nimi. V tomto případě jej použijeme k překlenutí propasti mezi VIES API a HubSpot CRM.

Prozkoumání modulu VIES API na Make.com

Make.com poskytuje vyhrazenou VIES API aplikace, která nabízí specifické moduly pro interakci se systémem VIES. Klíčovým modulem pro náš účel je Get VIES Data modul. Tato funkce je ekvivalentní funkci getVIESData ve VIES API, umožňuje uživatelům zadat DIČ EU a obdržet odpověď potvrzující jeho platnost. Důležité je, že také vrací další informace, jako je název a adresa společnosti, pokud jsou tyto údaje dostupné v databázi VIES. Tento modul podporuje ověřování DIČ vydávaných všemi členskými státy EU. Dalším dostupným modulem je Get Account Status, který poskytuje základní informace o vašem plánu VIES API, aniž by se započítával do vašeho limitu dotazů. Dostupnost těchto specifických modulů v rámci Make.com zjednodušuje proces interakce s VIES API, protože odstraňuje složitost základních volání API a poskytuje předem nakonfigurované akce pro běžné úkoly..

Připojení Make.com k vašemu HubSpot CRM

Než budete moci začít s automatizací vytváření firemních záznamů, musíte vytvořit spojení mezi vaším účtem Make.com a účtem HubSpot CRM. Zde je návod krok za krokem:

1. Přihlaste se ke svému účtu Make.
2. Vytvořte nový scénář nebo otevřete existující.
3. Klikněte na + tlačítko pro přidání nového modulu a vyhledání HubSpot CRM. Vyberte některý z modulů HubSpot CRM.
4. V nastavení modulu uvidíte možnost Create a connection. Klepněte na toto tlačítko.
5. (Volitelné) V Connection name můžete zadat popisný název tohoto připojení, abyste jej později snadno identifikovali.
6. Klikněte Save.
7. Budete přesměrováni na HubSpot, kde budete vyzváni k přihlášení ke svému účtu HubSpot a autorizaci Make.com k přístupu. Postupujte podle pokynů na obrazovce a udělte potřebná oprávnění.

Po dokončení těchto kroků bude úspěšně navázáno spojení mezi vašimi účty Make.com a HubSpot CRM, což vám umožní pokračovat v konfiguraci pracovního postupu automatizace.. Upozorňujeme, že u některých pokročilých modulů HubSpot CRM může být nutné vytvořit připojení pomocí pokročilých nastavení, která zahrnují vytvoření vlastní aplikace v HubSpot a získání přihlašovacích údajů API.. Pro účely vytváření firemní evidence by však mělo stačit standardní připojení.

Průvodce krok za krokem: Automatizace vytváření firemních záznamů

Nyní, když rozumíte klíčovým komponentám a máte připojený Make.com k HubSpot CRM, pojďme si projít kroky k automatizaci vytváření firemních záznamů na základě ověření DIČ.

Nastavení nového scénáře na Make.com

1. Přihlaste se ke svému účtu Make.com a přejděte na svůj řídicí panel.
2. Klikněte na Create a new scenario knoflík.
3. Zobrazí se vám prázdné plátno, kde můžete začít budovat svůj pracovní postup automatizace. Prvním krokem je definovat trigger, což je událost, která spustí scénář. Může se jednat o různé události v závislosti na vašich konkrétních potřebách, například odeslání nového formuláře na vašem webu s DIČ, vytvoření nového kontaktu v jiném systému s DIČ nebo dokonce naplánovaný proces ověření seznamu DIČ. V této příručce budeme předpokládat scénář, kdy jako spouštěč funguje nové odeslání formuláře obsahující DIČ.

Použití modulu VIES API k ověření DIČ

1. Jakmile nastavíte svůj spouštěcí modul (např Webhook modul, který naslouchá novým odesláním formulářů), klikněte na + tlačítko vedle něj pro přidání dalšího modulu.
2. Hledat VIES API a vyberte aplikaci.
3. Vyberte ze seznamu dostupných akcí Get VIES Data.
4. V nastavení modulu budete muset zadat EU VAT Number k ověření. Klikněte do tohoto pole a uvidíte výstup z vašeho spouštěcího modulu. Namapujte datový bod z vašeho spouštěče, který obsahuje DIČ, do tohoto pole. Toto dynamické mapování zajišťuje, že scénář automaticky ověří DIČ poskytnuté ve spouštěcí události.

Konfigurace modulu HubSpot CRM pro vytváření záznamů společnosti

1. Po VIES API modulu, klikněte na + dalším tlačítkem přidáte další modul.
2. Hledat HubSpot CRM a vyberte aplikaci.
3. Vyberte ze seznamu dostupných akcí Create a Company.
4. V Create a Company nastavení modulu, ujistěte se, že je vybráno správné připojení HubSpot CRM, které jste vytvořili dříve.
5. Nyní uvidíte sekci, kde můžete definovat vlastnosti nového firemního záznamu v HubSpot. Klikněte na Add item tlačítko pro přidání polí. Budete muset zmapovat data vrácená serverem Get VIES Data modulu do odpovídajících polí ve vašem firemním záznamu HubSpot CRM.

Mapování datových polí: Propojení výstupu VIES API s HubSpot CRM

Toto je kritický krok k zajištění toho, aby informace získané z VIES API byly správně vyplněny ve vašem HubSpot CRM. Zde je typické mapování relevantních polí:

Výstupní pole VIES API	Pole záznamů společnosti HubSpot CRM	Poznámky
jméno	jméno	Název společnosti z VIES bude použit jako název společnosti v HubSpot.
adresa	adresa (nebo rozdělená pole)	Adresu může být potřeba rozdělit do samostatných polí, jako je město, země, PSČ v HubSpot. K tomu možná budete muset použít další moduly Make.com.
DIČ	vat_number (vlastní vlastnost)	Pro uložení DIČ se doporučuje vytvořit vlastní vlastnost v HubSpot CRM.

Chcete-li nakonfigurovat toto mapování na Make.com, klikněte do pole hodnoty pro každou vlastnost HubSpot a vyberte odpovídající výstup z Get VIES Data modul. Například pro Company Name pole v HubSpot byste vybrali výstup názvu z modulu VIES API. Podobně zmapujte vatNumber do vaší vlastní vlastnosti DIČ v HubSpot. Pokud je adresa vrácena jako jeden řetězec a potřebujete vyplnit samostatná pole adresy v HubSpot, možná budete muset použít Make.com Text Parser modul nebo jiné nástroje pro manipulaci s řetězci k rozdělení adresy na její součásti před jejich mapováním do příslušných polí HubSpot. 

Pokud jste si zakoupili individuální plán na viesapi.eu můžete také použít vyhrazenou funkci Get VIES Data Parsed, který automaticky analyzuje data přijatá z VIES do příslušných atributů.

Testování a odstraňování problémů s integrací

Jakmile nakonfigurujete všechny moduly a mapování dat, je důležité otestovat scénář, abyste se ujistili, že funguje podle očekávání. Ke spuštění scénáře použijte platné číslo DPH EU, o kterém víte, že existuje v databázi VIES. Sledujte provádění scénáře na Make.com a zjistěte, zda běží bez chyb, a zkontrolujte svůj HubSpot CRM, abyste ověřili, zda byl vytvořen nový firemní záznam se správnými informacemi z VIES API. Pokud narazíte na nějaké problémy, znovu zkontrolujte připojení, konfiguraci každého modulu a přesnost mapování dat. Make.com poskytuje podrobné protokoly, které vám pomohou identifikovat a vyřešit jakékoli chyby ve vašem pracovním postupu.

Doporučené postupy a úvahy

Chcete-li zajistit hladký provoz a efektivitu vaší integrace, zvažte následující osvědčené postupy a potenciální scénáře:

Zpracování neplatných DIČ

Je důležité naplánovat případy, kdy rozhraní VIES API může vrátit neplatné DIČ. The Get VIES Data modul poskytne stav indikující platnost čísla. Můžete použít Make.com Filter modul pro kontrolu tohoto stavu. Pokud je DIČ neplatné, můžete nakonfigurovat různé akce, které se mají provést, jako je odeslání e-mailu s upozorněním správci, vytvoření záznamu kontaktu v HubSpot místo záznamu společnosti s poznámkou o neplatném DIČ nebo prostě zastavení pracovního postupu pro ruční kontrolu.. Implementace takové podmíněné logiky zajistí, že vaše HubSpot CRM zůstane čisté a přesné.

Správa využití a limitů API

Uvědomte si, že VIES API může mít limity využití v závislosti na vašem plánu předplatného 7. Překročení těchto limitů může vést k dočasnému přerušení služby nebo dodatečným poplatkům. Make.com VIES API aplikace obsahuje a Get Account Status modul, který můžete použít ke sledování vašeho aktuálního plánu a potenciálně vašeho využití. Pravidelná kontrola tohoto stavu vám může pomoci vyhnout se neočekávaným problémům s vaším pracovním postupem automatizace.

Zajištění přesnosti a konzistence dat

Zatímco VIES API poskytuje spolehlivý způsob ověření DIČ, přesnost a úplnost vráceného názvu a adresy společnosti závisí na údajích, které vlastní příslušné členské státy EU.. Proto je nezbytné pravidelně kontrolovat data ve vašem HubSpot CRM a případně je v případě potřeby obohatit o další informace z jiných zdrojů. Kromě toho zůstaňte informováni o všech potenciálních změnách rozhraní VIES API nebo HubSpot CRM API, které mohou vyžadovat úpravy vašeho scénáře Make.com, aby byla zajištěna nepřetržitá funkčnost.

Závěr: Zefektivněte své obchodní operace pomocí automatického ověřování DPH a CRM

Integrace VIES API s HubSpot CRM pomocí Make.com nabízí výkonný způsob automatizace klíčového procesu ověřování DIČ a vytváření firemních záznamů. Dodržováním kroků popsaných v této příručce můžete výrazně zefektivnit své obchodní operace, zlepšit přesnost dat CRM, zlepšit soulad s předpisy EU o DPH a ušetřit drahocenný čas odstraněním ručního zadávání dat. Využijte sílu automatizace a odemkněte nové úrovně efektivity při řízení vašich obchodních vztahů v EU.

Tým VIES API