VIES – Verificatie en automatisering in grensoverschrijdende e-commercehandel

De ontwikkeling van e-commerce opent nieuwe kansen voor kleine en middelgrote ondernemingen, met name op het gebied van internationale (grensoverschrijdende) verkoop. Dankzij het bereik dat internet biedt, kunnen bedrijven eenvoudig klanten in verschillende landen bereiken, wat bijdraagt aan omzetgroei en wereldwijde expansie.

In het licht van de dynamische ontwikkeling van grensoverschrijdende handel in Europa, waar 70% van de internetgebruikers al online winkelt [1], en een derde van hen koopt uit andere EU-landen, worden de veiligheid en efficiëntie van internationale transacties cruciaal. Bijzonder belangrijk is de juiste verificatie van contractanten in de VIES (BTW-informatie-uitwisselingssysteem).

Het betreden van buitenlandse markten vereist echter een zorgvuldige planning, waarbij ook de aannemers grondig moeten worden geverifieerd om financiële en fiscale risico's te voorkomen.

Verificatie van buitenlandse contractanten – waarom is het belangrijk?

Verificatie van contractanten, met name met betrekking tot BTW, is cruciaal in internationale zaken. De Europese Unie heeft het VIES-systeem geïntroduceerd, waarmee gecontroleerd kan worden of een bepaalde bedrijfseenheid geregistreerd is als BTW-betaler in een andere EU-lidstaat.

Hierdoor kunnen ondernemers:

• Zorg voor de geloofwaardigheid van de aannemer: het ontbreken van registratie in het systeem kan erop duiden dat het bedrijf geen legale bedrijfsactiviteiten uitvoert.
• Voorkom fouten in belastingdocumentatie: een correcte btw-identificatie is noodzakelijk voor het toepassen van een btw-nultarief bij intracommunautaire transacties.
• Minimaliseer het risico op belastingfraude – VIES helpt bij het identificeren van potentieel misbruik, zoals fictieve bedrijven.

Hoe gebruik je het VIES-systeem?

Het VIES-systeem is online beschikbaar en gratis. Om een aannemer te verifiëren, moet u:
1. Bezoek de officiële VIES-website en vul de verplichte velden in:
2. Selecteer het land van de aannemer.
3. Voer hun BTW-nummer in.
4. Ontvang een bevestiging van uw registratie of informatie over het niet kunnen deelnemen.

Als er geen gegevens worden ingevoerd, is het verstandig om rechtstreeks contact op te nemen met de aannemer of met de belastingdienst in het betreffende land om de situatie te verduidelijken.

Als u een probleem heeft met het onjuiste EU-nummer van u of uw aannemer, raden wij u aan het artikel op onze blog te lezen: VIES – ongeldig EU BTW-nummer tijdens verificatie.

Voordelen van automatisering en integratie van VIES-verificatie met bedrijfsprocessen

Automatisering van het BTW-verificatieproces kan de bedrijfsvoering aanzienlijk verbeteren, met name in e-commerce. Oplossingen die op de markt beschikbaar zijn, integreren boekhoud- en verkoopsystemen met VIES, wat het volgende mogelijk maakt:

• Automatische verificatie van aannemers bij het plaatsen van bestellingen.
• Voorkomen van fouten in documentatie (facturen, bestellingen, enz.).
• Tijdsbesparing en kostenreductie.

Grensoverschrijdende handel in de EU opent toegang tot een markt van ongeveer 100 miljoen potentiële kopers. Echter, met de groei van de bedrijfsomvang, wordt handmatige verificatie van EU-btw-nummers tijdrovend en foutgevoelig.

Automatisering van dit proces met behulp van VIES-API tools brengt verschillende voordelen met zich mee:

1. Tijdsbesparing en kostenreductie

• Eliminatie van handmatige controle voor elke aannemer
• Mogelijkheid tot massale verificatie van EU-BTW-nummers
• Automatische updates van de contractantenstatus
• Vermindering van kosten voor belangrijke bedrijfsprocessen gerelateerd aan verkoop

2. Verhoogde transactieveiligheid

• Onmiddellijke verificatie van de echtheid van het BTW-nummer
• Automatische meldingen van wijzigingen in de contractstatus
• Minimalisering van het risico op belastingfraude
• Naleving van de wettelijke vereisten van de EU

3. Eenvoudige en snelle integratie met bestaande systemen

• Eenvoudige implementatie via REST API-interface
• Mogelijkheid tot integratie met populaire e-commerceplatforms (via PHP-bibliotheek)
• Automatische archivering van verificatiebevestigingen (op het viesapi.eu-gebruikersaccount)
• Toegang tot de volledige geschiedenis van controles

4. Praktische toepassingen van automatisering met behulp van VIES API-tools

De automatisering van de btw-verificatie in de EU is vooral waardevol voor bedrijven die:

• Verkoop uitvoeren op meerdere EU-markten
• Samenwerken met een groot aantal aannemers
• Snelle verificatie nodig tijdens het verkoopproces
• Wilt u het risico op documentatiefouten minimaliseren?

5. Technische aspecten van implementatie

Bibliotheken beschikbaar via viesapi.eu aanbod:

• Gemakkelijk te implementeren REST-API
• Ondersteuning voor populaire programmeertalen
• Technisch documentatie en implementatievoorbeelden
• Hulpmiddelen voor eindgebruikers voor massale verificatie van BTW-nummers (Excel-invoegtoepassing, VIES Checker-app)

6. Zakelijke voordelen

VIES-verificatieautomatisering ondersteunt de ontwikkeling van grensoverschrijdende handel door:

• Versnelling van het onboardingproces voor nieuwe klanten
• Operationele risicoreductie
• Toename van de geloofwaardigheid van het bedrijf
• Optimalisatie van boekhoudprocessen

Samenvatting

In het tijdperk van toenemend belang van grensoverschrijdende handel in de EU, wordt automatisering van verificatie van btw-nummers niet alleen een gemak, maar een noodzaak voor bedrijven die effectief willen concurreren op de internationale markt. Door professionele tools te gebruiken om dit proces te automatiseren, kunt u zich richten op bedrijfsontwikkeling en tegelijkertijd de veiligheid en naleving van regelgeving waarborgen.

[1] Bron: Eurostat – https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=E-commerce_statistics_for_individuals