Automatiseer het aanmaken van bedrijfsgegevens in HubSpot CRM met VIES API en Make.com

Het beheren van gegevens voor bedrijven die binnen de Europese Unie opereren, omvat vaak de cruciale stap van het verifiëren van BTW-identificatienummers (Value Added Tax). Dit proces, hoewel essentieel voor naleving en nauwkeurige administratie, kan tijdrovend zijn en gevoelig voor handmatige fouten. Het VAT Information Exchange System (VIES) biedt een essentiële dienst voor dit doel, waarmee bedrijven de geldigheid van BTW-nummers die door EU-lidstaten zijn uitgegeven voor grensoverschrijdende transacties kunnen bevestigen. Het rechtstreeks integreren van dit verificatieproces in uw Customer Relationship Management (CRM)-systeem kan de bedrijfsvoering aanzienlijk stroomlijnen en de integriteit van gegevens verbeteren. Dit artikel begeleidt u bij het benutten van de kracht van Maak.com, een no-code integratieplatform om de VIES API te verbinden met HubSpot CRM, waardoor automatisch bedrijfsgegevens kunnen worden aangemaakt na succesvolle verificatie van het BTW-nummer.

De belangrijkste componenten begrijpen

Om deze integratie effectief te implementeren, is het belangrijk om de rol van elk betrokken onderdeel te begrijpen: VIES, HubSpot CRM, En Maak.com.

Wat is het VIES (VAT Information Exchange System)?

Het VAT Information Exchange System (VIES) is een elektronisch netwerk dat wordt beheerd door de Europese Commissie en dat de validatie van BTW-identificatienummers voor bedrijven die binnen de Europese Unie zijn geregistreerd, vergemakkelijkt.Het primaire doel is om belastingfraude, -ontduiking en -ontwijking te bestrijden door handelaren binnen de EU de mogelijkheid te bieden om de btw-nummers van hun klanten die in andere lidstaten wonen, te verifiëren. VIES fungeert als een zoekmachine die in realtime de nationale BTW-databases van EU-lidstaten doorzoekt om te bevestigen of een bepaald BTW-nummer geldig is voor grensoverschrijdende transactiesDeze validatie is cruciaal voor bedrijven die zich bezighouden met handel binnen de EU, omdat het helpt bij het bepalen van de juiste toepassing van BTW, met name voor leveringen met een nultarief.Hoewel VIES de geldigheid van een BTW-nummer bevestigt, kan het detailniveau dat wordt geretourneerd variëren, afhankelijk van de door elke lidstaat verstrekte gegevens.. Meestal bevat het antwoord een bevestiging van de geldigheid van het BTW-nummer en kan het ook de bedrijfsnaam en het adres bevatten die eraan gekoppeld zijn. De afhankelijkheid van het systeem van individuele nationale databanken betekent dat de nauwkeurigheid en volledigheid van de informatie onderhevig zijn aan de gegevensbeheerpraktijken van elke EU-lidstaat..

Inleiding tot HubSpot CRM en bedrijfsgegevens

HubSpot CRM is een uitgebreid platform voor bedrijfsgroeibeheer dat een reeks hulpmiddelen biedt voor het beheren van klant- en bedrijfsinteracties op het gebied van marketing, verkoop en klantenservice.. De kern is een gratis CRM-systeem waarmee bedrijven leads en klanten kunnen organiseren, volgen en koesteren tijdens hun reis. Binnen HubSpot CRM, Company Records dienen als een centrale opslagplaats voor het opslaan van informatie over organisaties die met uw bedrijf interacterenDeze records kunnen een verscheidenheid aan informatie opslaan via eigenschappen, zoals de naam van het bedrijf, domein, stad, land, industrie en levenscyclusfaseDe flexibiliteit van HubSpot strekt zich uit tot het toestaan van gebruikers om aangepaste eigenschappen te creëren om aanvullende relevante gegevens vast te leggen die specifiek zijn voor hun zakelijke behoeften, zoals het BTW-nummer van een bedrijfBedrijfsgegevens in HubSpot kunnen handmatig worden aangemaakt, geïmporteerd uit andere systemen of automatisch worden gegenereerd via integraties met andere applicaties.De kracht van het platform ligt in het vermogen om deze informatie te centraliseren, waardoor een uniform beeld ontstaat van alle interacties en relaties met een organisatie..

Overzicht van Make.com als integratieplatform

Make.com is een krachtig en gebruiksvriendelijk no-code integratieplatform dat is ontworpen om workflows te automatiseren door verschillende applicaties en services met elkaar te verbindenHet maakt gebruik van een visuele drag-and-drop-interface waarmee gebruikers complexe geautomatiseerde processen kunnen ontwerpen en bouwen, ook wel bekend als scenarios, zonder enige code te schrijven. Binnen deze scenario's, modules individuele toepassingen of acties vertegenwoordigen, en connections geautoriseerde koppelingen tot stand brengen tussen verschillende applicaties. Make.com biedt een breed scala aan vooraf gebouwde integraties, waaronder de VIES API, die beschikbaar is als een speciale applicatie (module) op het platformDeze no-code-aanpak maakt integratie toegankelijk voor een breder publiek, waardoor personen zonder programmeervaardigheden cruciale zakelijke taken kunnen automatiseren..

De puntjes verbinden: VIES API en HubSpot CRM via Make.com

De kracht van Make.com ligt in het vermogen om verschillende applicaties naadloos met elkaar te verbinden en de datastroom tussen hen te automatiseren. In dit geval gebruiken we het om de kloof tussen de VIES API en HubSpot CRM te overbruggen.

De VIES API-module op Make.com verkennen

Make.com biedt een toegewijde VIES API applicatie die specifieke modules biedt om te communiceren met het VIES-systeemDe sleutelmodule voor ons doel is de Get VIES Data module. Deze functie, equivalent aan de getVIESData-functie in de VIES API, stelt gebruikers in staat om een EU-btw-nummer in te voeren en een antwoord te ontvangen dat de geldigheid ervan bevestigt. Belangrijk is dat het ook aanvullende informatie retourneert, zoals de bedrijfsnaam en het adres, als deze gegevens beschikbaar zijn in de VIES-databaseDeze module ondersteunt de verificatie van BTW-nummers die door alle EU-lidstaten zijn uitgegevenEen andere beschikbare module is Get Account Status, die basisinformatie over uw VIES API-abonnement biedt zonder dat dit meetelt voor uw querylimietDe beschikbaarheid van deze specifieke modules binnen Make.com vereenvoudigt het proces van interactie met de VIES API, omdat het de complexiteit van de onderliggende API-aanroepen abstraheert en vooraf geconfigureerde acties biedt voor algemene taken.

Make.com verbinden met uw HubSpot CRM

Voordat u kunt beginnen met het automatiseren van het aanmaken van bedrijfsgegevens, moet u een verbinding tot stand brengen tussen uw Make.com-account en uw HubSpot CRM-accountHier is een stapsgewijze handleiding:

1. Meld u aan bij uw Make-account.
2. Maak een nieuw scenario of open een bestaand scenario.
3. Klik op de + knop om een nieuwe module toe te voegen en te zoeken naar HubSpot CRMSelecteer een van de HubSpot CRM-modules.
4. In de instellingen van de module ziet u een optie om Create a connectionKlik op deze knop.
5. (Optioneel) In de Connection name In het veld 'Verbinding' kunt u een beschrijvende naam voor deze verbinding invoeren, zodat u deze later gemakkelijk kunt herkennen.
6. Klik Save.
7. U wordt doorgestuurd naar HubSpot, waar u wordt gevraagd om in te loggen op uw HubSpot-account en Make.com toestemming te geven om toegang te krijgen. Volg de instructies op het scherm om de benodigde machtigingen te verlenen.

Zodra u deze stappen hebt voltooid, wordt de verbinding tussen uw Make.com- en HubSpot CRM-accounts succesvol tot stand gebracht, zodat u verder kunt gaan met het configureren van de automatiseringsworkflowHoud er rekening mee dat u voor bepaalde geavanceerde HubSpot CRM-modules mogelijk een verbinding moet maken met behulp van geavanceerde instellingen. Hiervoor moet u een aangepaste toepassing in HubSpot maken en API-referenties verkrijgen.Voor het aanmaken van bedrijfsgegevens zou echter een standaardverbinding moeten volstaan.

Stapsgewijze handleiding: het automatiseren van het aanmaken van bedrijfsgegevens

Nu u de belangrijkste onderdelen begrijpt en Make.com hebt gekoppeld aan HubSpot CRM, gaan we de stappen doorlopen om het aanmaken van bedrijfsgegevens te automatiseren op basis van btw-nummerverificatie.

Een nieuw scenario instellen in Make.com

1. Meld u aan bij uw Make.com-account en ga naar uw dashboard.
2. Klik op de Create a new scenario knop.
3. U krijgt een leeg canvas te zien waar u kunt beginnen met het bouwen van uw automatiseringsworkflow. De eerste stap is het definiëren van de trigger, wat de gebeurtenis is die het scenario zal starten. Dit kan een verscheidenheid aan gebeurtenissen zijn, afhankelijk van uw specifieke behoeften, zoals een nieuwe formulierinzending op uw website met een btw-nummer, een nieuw contact dat wordt aangemaakt in een ander systeem met een btw-nummer of zelfs een gepland proces om een lijst met btw-nummers te verifiëren. Voor deze gids gaan we uit van een scenario waarbij een nieuwe formulierinzending met een btw-nummer als trigger fungeert.

De VIES API-module gebruiken om BTW-nummers te verifiëren

1. Nadat u uw triggermodule hebt ingesteld (bijvoorbeeld een Webhook module die luistert naar nieuwe formulierinzendingen), klik op de + knop ernaast om de volgende module toe te voegen.
2. Zoeken naar VIES API en selecteer de toepassing.
3. Kies uit de lijst met beschikbare acties Get VIES Data.
4. In de module-instellingen moet u de volgende gegevens opgeven: EU VAT Number te verifiëren. Klik op dit veld en u ziet de uitvoer van uw triggermodule. Wijs het gegevenspunt van uw trigger dat het BTW-nummer bevat toe aan dit veld. Deze dynamische toewijzing zorgt ervoor dat het scenario automatisch het BTW-nummer verifieert dat in de triggergebeurtenis is opgegeven.

De HubSpot CRM-module configureren om bedrijfsrecords te maken

1. Na de VIES API module, klik op de + Klik nogmaals op de knop om de volgende module toe te voegen.
2. Zoeken naar HubSpot CRM en selecteer de toepassing.
3. Kies uit de lijst met beschikbare acties Create a Company.
4. In de Create a Company Controleer in de module-instellingen of de juiste HubSpot CRM-verbinding die u eerder hebt gemaakt, is geselecteerd.
5. U ziet nu een sectie waarin u de eigenschappen van het nieuwe bedrijfsrecord in HubSpot kunt definiëren. Klik op de Add item knop om velden toe te voegen. U moet de gegevens die door de knop worden geretourneerd, toewijzen. Get VIES Data -module toe aan de overeenkomstige velden in uw HubSpot CRM-bedrijfsrecord.

Gegevensvelden toewijzen: VIES API-uitvoer koppelen aan HubSpot CRM

Dit is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat de informatie die is verkregen van de VIES API correct wordt ingevuld in uw HubSpot CRM. Hier is een typische toewijzing van relevante velden:

VIES API-uitvoerveld	HubSpot CRM Bedrijfsrecordveld	Notities
naam	naam	De bedrijfsnaam van VIES wordt gebruikt als bedrijfsnaam in HubSpot.
adres	adres (of gesplitste velden)	Het adres moet mogelijk worden gesplitst in afzonderlijke velden zoals stad, land, postcode in HubSpot. Mogelijk moet u hiervoor aanvullende Make.com-modules gebruiken.
btw-nummer	vat_number (aangepaste eigenschap)	Het is raadzaam om een aangepaste eigenschap in HubSpot CRM aan te maken om het BTW-nummer op te slaan.

Om deze toewijzing in Make.com te configureren, klikt u op het waardeveld voor elke HubSpot-eigenschap en selecteert u de overeenkomstige uitvoer uit de Get VIES Data module. Bijvoorbeeld voor de Company Name veld in HubSpot, zou u de naamuitvoer selecteren van de VIES API-module. Op dezelfde manier kunt u de vatNumber naar uw aangepaste BTW-nummereigenschap in HubSpot. Als het adres wordt geretourneerd als een enkele string en u afzonderlijke adresvelden in HubSpot moet invullen, moet u mogelijk Make.com's gebruiken Text Parser module of andere hulpmiddelen voor het manipuleren van tekenreeksen om het adres in componenten te splitsen voordat u deze toewijst aan de betreffende HubSpot-velden. 

Als u een individueel plan op viesapi.eu kunt u ook de speciale functie gebruiken Get VIES Data Parsed, die de van VIES ontvangen gegevens automatisch in de juiste kenmerken parseert.

Uw integratie testen en problemen oplossen

Zodra u alle modules en de datamapping hebt geconfigureerd, is het cruciaal om uw scenario te testen om er zeker van te zijn dat het werkt zoals verwacht. Gebruik een geldig EU-btw-nummer waarvan u weet dat het bestaat in de VIES-database om het scenario te activeren. Controleer de uitvoering van het scenario in Make.com om te zien of het zonder fouten wordt uitgevoerd en controleer uw HubSpot CRM om te verifiëren of er een nieuw bedrijfsrecord is gemaakt met de juiste informatie van de VIES API. Als u problemen ondervindt, controleer dan nogmaals uw verbindingen, de configuratie van elke module en de nauwkeurigheid van uw datamapping. Make.com biedt gedetailleerde logboeken die u kunnen helpen bij het identificeren en oplossen van fouten in uw workflow.

Beste praktijken en overwegingen

Om een soepele en effectieve uitvoering van uw integratie te garanderen, dient u rekening te houden met de volgende best practices en mogelijke scenario's:

Omgaan met ongeldige BTW-nummers

Het is belangrijk om rekening te houden met gevallen waarin de VIES API een ongeldig btw-nummer retourneert. Get VIES Data module zal een status geven die de geldigheid van het nummer aangeeft. U kunt Make.com's gebruiken Filter module om deze status te controleren. Als het btw-nummer ongeldig is, kunt u verschillende acties configureren die moeten worden uitgevoerd, zoals het verzenden van een e-mailmelding naar een beheerder, het maken van een contactrecord in HubSpot in plaats van een bedrijfsrecord met een opmerking over het ongeldige btw-nummer, of het eenvoudigweg stoppen van de workflow voor handmatige controleDoor dergelijke voorwaardelijke logica te implementeren, zorgt u ervoor dat uw HubSpot CRM schoon en nauwkeurig blijft.

API-gebruik en -limieten beheren

Houd er rekening mee dat de VIES API gebruikslimieten kan hebben, afhankelijk van uw abonnementsplan 7. Overschrijding van deze limieten kan leiden tot tijdelijke serviceonderbrekingen of extra kosten. Make.com's VIES API aanvraag omvat een Get Account Status module die u kunt gebruiken om uw huidige abonnement en mogelijk uw verbruik te controlerenDoor deze status regelmatig te controleren, kunt u onverwachte problemen met uw automatiseringsworkflow voorkomen.

Zorgen voor nauwkeurigheid en consistentie van gegevens

Hoewel de VIES API een betrouwbare manier biedt om BTW-nummers te verifiëren, zijn de nauwkeurigheid en volledigheid van de geretourneerde bedrijfsnaam en het adres afhankelijk van de gegevens die in het bezit zijn van de respectieve EU-lidstaten.. Daarom is het essentieel om de gegevens in uw HubSpot CRM periodiek te controleren en deze indien nodig aan te vullen met aanvullende informatie uit andere bronnen. Blijf daarnaast op de hoogte van mogelijke wijzigingen in de VIES API of de HubSpot CRM API die aanpassingen aan uw Make.com-scenario vereisen om de functionaliteit te waarborgen.

Conclusie: Stroomlijn uw bedrijfsactiviteiten met geautomatiseerde btw-verificatie en CRM

Integratie van de VIES API met HubSpot CRM met behulp van Make.com biedt een krachtige manier om het cruciale proces van verificatie van btw-nummers en het maken van bedrijfsgegevens te automatiseren. Door de stappen in deze handleiding te volgen, kunt u uw bedrijfsactiviteiten aanzienlijk stroomlijnen, de nauwkeurigheid van uw CRM-gegevens verbeteren, de naleving van EU-btw-regelgeving verbeteren en kostbare tijd besparen door handmatige gegevensinvoer te elimineren. Omarm de kracht van automatisering en ontgrendel nieuwe niveaus van efficiëntie in het beheer van uw in de EU gevestigde zakelijke relaties.

VIES API-team