Автоматизувати створення записів компанії в HubSpot CRM з VIES API і Make.com

Управління даними для підприємств, які працюють у Європейському Союзі, часто включає важливий етап перевірки ідентифікаційних номерів податку на додану вартість (ПДВ). Цей процес, хоч і важливий для відповідності вимогам і точного ведення записів, може зайняти багато часу та викликати помилки вручну. Система обміну інформацією про ПДВ (VIES) надає життєво важливу послугу для цієї мети, дозволяючи підприємствам підтверджувати дійсність номерів ПДВ, виданих державами-членами ЄС для транскордонних операцій. Інтеграція цього процесу перевірки безпосередньо у вашу систему управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) може значно оптимізувати операції та підвищити цілісність даних. Ця стаття допоможе вам використати силу Make.com, платформа інтеграції без коду, з якою можна підключити VIES API HubSpot CRM, що дозволяє автоматично створювати записи компанії після успішної перевірки номера платника ПДВ.

Розуміння ключових компонентів

Щоб ефективно реалізувати цю інтеграцію, важливо розуміти роль кожного задіяного компонента: VIES, HubSpot CRM, і Make.com.

Що таке VIES (система обміну інформацією про ПДВ)?

Система обміну інформацією про ПДВ (VIES) – це електронна мережа, керована Європейською комісією, яка полегшує перевірку ідентифікаційних номерів ПДВ для підприємств, зареєстрованих у Європейському Союзі.. Його основна мета полягає в боротьбі з податковим шахрайством, ухиленням від сплати податків та уникненням, дозволяючи трейдерам у межах ЄС перевіряти номери ПДВ своїх клієнтів, які проживають в інших державах-членах. VIES діє як пошукова система, яка запитує національні бази даних ПДВ держав-членів ЄС у режимі реального часу, щоб підтвердити, чи даний номер ПДВ дійсний для транскордонних операцій. Ця перевірка має вирішальне значення для підприємств, які здійснюють торгівлю всередині ЄС, оскільки допомагає визначити правильне застосування ПДВ, особливо для поставок з нульовою ставкою. Хоча VIES підтверджує дійсність номера платника ПДВ, рівень деталізації, що повертається, може відрізнятися залежно від даних, наданих кожною державою-членом. Як правило, відповідь містить підтвердження дійсності номера платника ПДВ, а також може містити пов’язану з ним назву та адресу компанії. Залежність системи від окремих національних баз даних означає, що точність і повнота інформації залежать від практики управління даними кожної країни-члена ЄС.

Знайомство з HubSpot CRM і документацією компанії

HubSpot CRM — це комплексна платформа для управління зростанням бізнесу, яка надає набір інструментів для керування взаємодією між клієнтами та компанією в сферах маркетингу, продажів і обслуговування клієнтів.. В основі лежить безкоштовна система CRM, яка дозволяє компаніям організовувати, відстежувати та підтримувати потенційних клієнтів і клієнтів протягом усього їхнього шляху. У HubSpot CRM, Company Records служити центральним сховищем для зберігання інформації про організації, які взаємодіють з вашим бізнесом. Ці записи можуть зберігати різноманітну інформацію через властивості, наприклад назву компанії, домен, місто, країну, галузь і етап життєвого циклу. Гнучкість HubSpot поширюється на надання користувачам можливості створювати власні властивості для збору додаткових даних, які стосуються їхніх бізнес-потреб, наприклад номер ПДВ компанії. Записи компанії в HubSpot можна створювати вручну, імпортувати з інших систем або автоматично генерувати через інтеграцію з іншими програмами. Сильна сторона платформи полягає в її здатності централізувати цю інформацію, забезпечуючи єдине уявлення про всі взаємодії та відносини з організацією.

Огляд Make.com як інтеграційної платформи

Make.com — це потужна та зручна інтеграційна платформа без коду, призначена для автоматизації робочих процесів шляхом підключення різних програм і служб.. Він використовує візуальний інтерфейс перетягування, який дозволяє користувачам проектувати та створювати складні автоматизовані процеси, відомі як scenarios, без написання коду. У цих сценаріях modules представляють окремі програми або дії, а також connections встановлювати авторизовані зв'язки між різними програмами. Make.com пропонує широкий спектр готових інтеграцій, включаючи VIES API, який доступний як окрема програма (модуль) на платформі. Цей безкодовий підхід робить інтеграцію доступною для ширшої аудиторії, надаючи можливість людям без навичок програмування автоматизувати найважливіші бізнес-завдання.

З’єднуємо точки: API VIES і HubSpot CRM через Make.com

Потужність Make.com полягає в його здатності плавно з’єднувати різні програми та автоматизувати потік даних між ними. У цьому випадку ми використаємо його, щоб подолати розрив між VIES API і HubSpot CRM.

Вивчення модуля VIES API на Make.com

Make.com надає спеціальний VIES API додаток, який пропонує спеціальні модулі для взаємодії з системою VIES. Ключовим модулем для нашої мети є Get VIES Data модуль. Ця функція еквівалентна функції getVIESData в VIES API, дозволяє користувачам вводити номер ПДВ ЄС і отримувати відповідь, що підтверджує його дійсність. Важливо, що він також повертає додаткову інформацію, таку як назва та адреса компанії, якщо ці дані доступні в базі даних VIES. Цей модуль підтримує перевірку номерів ПДВ, виданих усіма державами-членами ЄС. Ще один доступний модуль Get Account Status, який надає основну інформацію про ваш план VIES API без урахування ліміту запитів. Наявність цих конкретних модулів на Make.com спрощує процес взаємодії з VIES API, оскільки він абстрагується від складності базових викликів API та забезпечує попередньо налаштовані дії для типових завдань.

Підключення Make.com до HubSpot CRM

Перш ніж почати автоматизувати створення записів компанії, вам потрібно встановити зв’язок між вашим обліковим записом Make.com і обліковим записом HubSpot CRM. Ось покроковий посібник:

1. Увійдіть у свій обліковий запис Make.
2. Створіть новий сценарій або відкрийте існуючий.
3. Натисніть на + кнопку для додавання нового модуля та пошуку HubSpot CRM. Виберіть будь-який із модулів HubSpot CRM.
4. У налаштуваннях модуля ви побачите опцію Create a connection. Натисніть цю кнопку.
5. (Необов'язково) У Connection name ви можете ввести описове ім’я для цього підключення, щоб легко його ідентифікувати пізніше.
6. Натисніть Save.
7. Вас буде перенаправлено на HubSpot, де вам буде запропоновано ввійти у свій обліковий запис HubSpot і авторизувати Make.com для доступу до нього. Дотримуйтеся вказівок на екрані, щоб надати необхідні дозволи.

Після виконання цих кроків з’єднання між обліковими записами Make.com і HubSpot CRM буде успішно встановлено, що дозволить вам продовжити налаштування робочого процесу автоматизації. Зауважте, що для деяких розширених модулів HubSpot CRM вам може знадобитися встановити з’єднання за допомогою розширених налаштувань, що передбачає створення спеціальної програми в HubSpot і отримання облікових даних API. Однак для створення записів компанії стандартного підключення має бути достатньо.

Покроковий посібник: автоматизація створення корпоративних записів

Тепер, коли ви розумієте ключові компоненти та підключили Make.com до HubSpot CRM, давайте розглянемо кроки, щоб автоматизувати створення записів компанії на основі перевірки номера ПДВ.

Налаштування нового сценарію в Make.com

1. Увійдіть у свій обліковий запис Make.com і перейдіть до інформаційної панелі.
2. Натисніть на Create a new scenario кнопку.
3. Вам буде запропоновано порожнє полотно, де ви зможете почати будувати свій робочий процес автоматизації. Першим кроком є визначення trigger, яка є подією, яка ініціює сценарій. Це можуть бути різноманітні події залежно від ваших конкретних потреб, як-от надсилання нової форми на вашому веб-сайті з номером платника ПДВ, створення нового контакту в іншій системі з номером платника ПДВ або навіть запланований процес перевірки списку номерів платника ПДВ. У цьому посібнику ми припустимо сценарій, коли нове надсилання форми, що містить номер платника ПДВ, діє як тригер.

Використання модуля VIES API для перевірки номерів ПДВ

1. Після того, як ви налаштували свій тригерний модуль (наприклад, a Webhook модуль, який прослуховує нові надсилання форм), натисніть + кнопку поруч із ним, щоб додати наступний модуль.
2. шукати VIES API і виберіть програму.
3. Зі списку доступних дій виберіть Get VIES Data.
4. У налаштуваннях модуля вам потрібно буде вказати EU VAT Number бути перевіреним. Клацніть у цьому полі, і ви побачите вихід із вашого тригерного модуля. Зіставте точку даних із вашого тригера, яка містить номер ПДВ, у це поле. Це динамічне зіставлення гарантує, що сценарій автоматично перевірить номер платника ПДВ, наданий у події тригера.

Налаштування модуля HubSpot CRM для створення записів компанії

1. Після VIES API клацніть модуль + кнопку ще раз, щоб додати наступний модуль.
2. шукати HubSpot CRM і виберіть програму.
3. Зі списку доступних дій виберіть Create a Company.
4. В Create a Company налаштування модуля переконайтеся, що вибрано правильне підключення HubSpot CRM, яке ви встановили раніше.
5. Тепер ви побачите розділ, у якому можна визначити властивості нового запису компанії в HubSpot. Натисніть на Add item кнопку для додавання полів. Вам потрібно буде відобразити дані, які повертає Get VIES Data модуль у відповідні поля в записі компанії HubSpot CRM.

Відображення полів даних: зв’язування вихідних даних VIES API із HubSpot CRM

Це критично важливий крок, щоб переконатися, що інформація, отримана з VIES API, правильно заповнюється у вашій HubSpot CRM. Ось типове зіставлення відповідних полів:

Поле виводу VIES API	Поле записів компанії HubSpot CRM	Примітки
назва	назва	Назва компанії з VIES використовуватиметься як назва компанії в HubSpot.
адресу	адреса (або розділені поля)	Можливо, адресу в HubSpot потрібно буде розділити на окремі поля, як-от місто, країна, індекс. Можливо, для цього вам знадобиться використати додаткові модулі Make.com.
ІПН	vat_number (спеціальна властивість)	Рекомендується створити спеціальну властивість у HubSpot CRM для зберігання номера ПДВ.

Щоб налаштувати це зіставлення в Make.com, клацніть поле значення для кожної властивості HubSpot і виберіть відповідний вихід із Get VIES Data модуль. Наприклад, для Company Name у HubSpot, ви повинні вибрати вихід імені з модуля VIES API. Аналогічно нанесіть на карту vatNumber до вашого власного номера ПДВ у HubSpot. Якщо адреса повертається як один рядок і вам потрібно заповнити окремі поля адреси в HubSpot, вам може знадобитися скористатися Make.com Text Parser модуль або інші інструменти обробки рядків, щоб розділити адресу на її компоненти перед відображенням їх у відповідних полях HubSpot. 

Якщо ви придбали індивідуальний план на viesapi.eu ви також можете скористатися спеціальною функцією Get VIES Data Parsed, який автоматично аналізує отримані з VIES дані на відповідні атрибути.

Тестування та усунення несправностей інтеграції

Після того, як ви налаштували всі модулі та зіставлення даних, дуже важливо протестувати свій сценарій, щоб переконатися, що він працює належним чином. Використовуйте дійсний номер ПДВ ЄС, який, як вам відомо, існує в базі даних VIES, щоб запустити сценарій. Слідкуйте за виконанням сценарію на Make.com, щоб побачити, чи він працює без помилок, і перевірте свою HubSpot CRM, щоб перевірити, чи було створено новий запис компанії з правильною інформацією з VIES API. Якщо у вас виникнуть проблеми, ще раз перевірте підключення, конфігурацію кожного модуля та точність зіставлення даних. Make.com надає детальні журнали, які можуть допомогти вам визначити та вирішити будь-які помилки у вашому робочому процесі.

Найкращі практики та міркування

Щоб забезпечити безперебійну роботу та ефективність вашої інтеграції, розгляньте наведені нижче практичні поради та потенційні сценарії.

Обробка недійсних номерів ПДВ

Важливо спланувати випадки, коли VIES API може повернути недійсний номер ПДВ. The Get VIES Data модуль надасть статус, що вказує на дійсність номера. Ви можете використовувати Make.com Filter модуль для перевірки цього статусу. Якщо номер платника ПДВ недійсний, ви можете налаштувати різні дії, такі як надсилання сповіщення електронною поштою адміністратору, створення контактного запису в HubSpot замість запису компанії з приміткою про недійсний номер платника ПДВ або просто зупинка робочого процесу для перевірки вручну. Впровадження такої умовної логіки гарантує, що ваш HubSpot CRM залишається чистим і точним.

Керування використанням API та обмеженнями

Майте на увазі, що VIES API може мати обмеження щодо використання залежно від вашого плану підписки 7. Перевищення цих лімітів може призвести до тимчасових збоїв у роботі служби або додаткових витрат. Make.com VIES API додаток містить a Get Account Status модуль, який можна використовувати для моніторингу поточного плану та потенційного використання. Регулярна перевірка цього статусу може допомогти вам уникнути будь-яких неочікуваних проблем із робочим процесом автоматизації.

Забезпечення точності та узгодженості даних

Хоча API VIES забезпечує надійний спосіб перевірки номерів платника ПДВ, точність і повнота повернутої назви та адреси компанії залежать від даних, які зберігаються у відповідних державах-членах ЄС. Тому важливо періодично переглядати дані у вашій HubSpot CRM і потенційно збагачувати їх додатковою інформацією з інших джерел, якщо це необхідно. Крім того, будьте в курсі будь-яких потенційних змін VIES API або HubSpot CRM API, які можуть вимагати коригування вашого сценарію Make.com для забезпечення безперервної роботи.

Висновок: оптимізуйте свої бізнес-операції за допомогою автоматизованої перевірки ПДВ і CRM

Інтеграція API VIES із HubSpot CRM за допомогою Make.com пропонує потужний спосіб автоматизувати важливий процес перевірки номера платника ПДВ і створення запису компанії. Дотримуючись кроків, описаних у цьому посібнику, ви можете значно оптимізувати свої бізнес-операції, підвищити точність даних CRM, підвищити відповідність правилам ПДВ ЄС і заощадити дорогоцінний час, усунувши ручне введення даних. Скористайтеся можливостями автоматизації та відкрийте нові рівні ефективності в управлінні бізнес-відносинами в ЄС.

Команда VIES API