Automatize a criação de registros da empresa em HubSpot CRM com VIES API e Make.com

Gerenciar dados para empresas que operam na União Europeia geralmente envolve a etapa crucial de verificar os números de identificação do Imposto sobre Valor Agregado (IVA). Este processo, embora essencial para a conformidade e manutenção precisa de registros, pode ser demorado e propenso a erros manuais. O Sistema de Troca de Informações sobre IVA (VIES) fornece um serviço essencial para este propósito, permitindo que as empresas confirmem a validade dos números de IVA emitidos pelos estados-membros da UE para transações transfronteiriças. Integrar esse processo de verificação diretamente ao seu sistema de Customer Relationship Management (CRM) pode agilizar significativamente as operações e aprimorar a integridade dos dados. Este artigo o guiará por meio do aproveitamento do poder de Faça.com, uma plataforma de integração sem código, para conectar a API VIES com CRM da HubSpot, permitindo a criação automática de registros da empresa após a verificação bem-sucedida do número de IVA.

Compreendendo os principais componentes

Para implementar essa integração de forma eficaz, é importante entender o papel de cada componente envolvido: VIES, CRM da HubSpot, e Faça.com.

O que é o VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre IVA)?

O Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES) é uma rede eletrónica operada pela Comissão Europeia que facilita a validação dos números de identificação de IVA para empresas registadas na União Europeia.. Seu objetivo principal é combater a fraude, a evasão e a elisão fiscais, permitindo que comerciantes da UE verifiquem os números de IVA de seus clientes que residem em outros estados-membros. O VIES atua como um mecanismo de busca que consulta os bancos de dados nacionais de IVA dos estados-membros da UE em tempo real para confirmar se um determinado número de IVA é válido para transações transfronteiriças. Esta validação é crucial para as empresas envolvidas no comércio intra-UE, uma vez que ajuda a determinar a aplicação correta do IVA, especialmente para fornecimentos com taxa zero. Embora o VIES confirme a validade de um número de IVA, o nível de detalhe devolvido pode variar dependendo dos dados fornecidos por cada estado-membro. Normalmente, a resposta inclui uma confirmação da validade do número de IVA e também pode fornecer o nome da empresa e o endereço associado a ele. A dependência do sistema em bases de dados nacionais individuais significa que a precisão e a integralidade das informações estão sujeitas às práticas de gestão de dados de cada Estado-Membro da UE.

Introdução ao HubSpot CRM e registros da empresa

O HubSpot CRM é uma plataforma abrangente de gerenciamento de crescimento empresarial que fornece um conjunto de ferramentas para gerenciar interações de clientes e empresas em marketing, vendas e atendimento ao cliente.. Em seu núcleo está um sistema de CRM gratuito que permite que as empresas organizem, rastreiem e nutram leads e clientes ao longo de sua jornada. Dentro do HubSpot CRM, Company Records servir como um repositório central para armazenar informações sobre organizações que interagem com seu negócio. Esses registros podem armazenar uma variedade de informações por meio de propriedades, como nome da empresa, domínio, cidade, país, setor e estágio do ciclo de vida. A flexibilidade do HubSpot se estende para permitir que os usuários criem propriedades personalizadas para capturar dados relevantes adicionais específicos para suas necessidades comerciais, como o número de IVA de uma empresa. Os registros da empresa no HubSpot podem ser criados manualmente, importados de outros sistemas ou gerados automaticamente por meio de integrações com outros aplicativos. A força da plataforma está na sua capacidade de centralizar essas informações, fornecendo uma visão unificada de todas as interações e relacionamentos com uma organização.

Visão geral do Make.com como uma plataforma de integração

Make.com é uma plataforma de integração sem código poderosa e fácil de usar, projetada para automatizar fluxos de trabalho conectando vários aplicativos e serviços. Ele utiliza uma interface visual de arrastar e soltar que permite aos usuários projetar e construir processos automatizados complexos, conhecidos como scenarios, sem escrever nenhum código. Dentro desses cenários, modules representam aplicações ou ações individuais e connections estabelecer links autorizados entre diferentes aplicações. O Make.com oferece uma ampla gama de integrações pré-construídas, incluindo a API VIES, que está disponível como um aplicativo dedicado (módulo) na plataforma. Essa abordagem sem código torna a integração acessível a um público mais amplo, capacitando indivíduos sem habilidades de programação para automatizar tarefas empresariais cruciais.

Conectando os pontos: VIES API e HubSpot CRM via Make.com

O poder do Make.com está na sua capacidade de conectar perfeitamente diferentes aplicativos e automatizar o fluxo de dados entre eles. Neste caso, usaremos isso para preencher a lacuna entre a API VIES e o HubSpot CRM.

Explorando o módulo VIES API no Make.com

Make.com fornece um dedicado VIES API aplicação que oferece módulos específicos para interagir com o sistema VIES. O módulo chave para o nosso propósito é o Get VIES Data módulo. Esta função, equivalente à função getVIESData na API VIES, permite que os usuários insiram um número de IVA da UE e recebam uma resposta confirmando sua validade. Mais importante, ele também retorna informações adicionais, como o nome e o endereço da empresa, se esses dados estiverem disponíveis no banco de dados VIES. Este módulo suporta a verificação de números de IVA emitidos por todos os estados-membros da UE. Outro módulo disponível é Get Account Status, que fornece informações básicas sobre seu plano de API VIES sem contar para seu limite de consulta. A disponibilidade desses módulos específicos no Make.com simplifica o processo de interação com a API VIES, pois abstrai as complexidades das chamadas de API subjacentes e fornece ações pré-configuradas para tarefas comuns.

Conectando Make.com ao seu HubSpot CRM

Antes de começar a automatizar a criação de registros da empresa, você precisa estabelecer uma conexão entre sua conta Make.com e sua conta HubSpot CRM. Aqui está um guia passo a passo:

1. Entre na sua conta Make.
2. Crie um novo cenário ou abra um existente.
3. Clique no + botão para adicionar um novo módulo e procurar por HubSpot CRM. Selecione qualquer um dos módulos do HubSpot CRM.
4. Nas configurações do módulo, você verá uma opção para Create a connection. Clique neste botão.
5. (Opcional) No Connection name campo, você pode inserir um nome descritivo para esta conexão para identificá-la facilmente mais tarde.
6. Clique Save.
7. Você será redirecionado para o HubSpot, onde será solicitado a fazer login na sua conta do HubSpot e autorizar o Make.com a acessá-la. Siga as instruções na tela para conceder as permissões necessárias.

Depois de concluir essas etapas, a conexão entre suas contas Make.com e HubSpot CRM será estabelecida com sucesso, permitindo que você prossiga com a configuração do fluxo de trabalho de automação.. Observe que, para determinados módulos avançados do HubSpot CRM, pode ser necessário estabelecer uma conexão usando configurações avançadas, o que envolve a criação de um aplicativo personalizado no HubSpot e a obtenção de credenciais de API. No entanto, para fins de criação de registros da empresa, uma conexão padrão deve ser suficiente.

Guia passo a passo: automatizando a criação de registros da empresa

Agora que você entende os principais componentes e conectou o Make.com ao HubSpot CRM, vamos percorrer as etapas para automatizar a criação de registros da empresa com base na verificação do número de IVA.

Configurando um novo cenário no Make.com

1. Entre na sua conta Make.com e navegue até seu painel.
2. Clique no Create a new scenario botão.
3. Você verá uma tela em branco onde poderá começar a construir seu fluxo de trabalho de automação. O primeiro passo é definir o trigger, que é o evento que iniciará o cenário. Isso pode ser uma variedade de eventos dependendo de suas necessidades específicas, como um novo envio de formulário em seu site contendo um número de IVA, um novo contato sendo criado em outro sistema com um número de IVA ou até mesmo um processo agendado para verificar uma lista de números de IVA. Para este guia, assumiremos um cenário em que um novo envio de formulário contendo um número de IVA atua como gatilho.

Usando o módulo VIES API para verificar números de IVA

1. Depois de configurar seu módulo de gatilho (por exemplo, um Webhook módulo que escuta novos envios de formulários), clique em + botão ao lado para adicionar o próximo módulo.
2. Procurar VIES API e selecione o aplicativo.
3. Na lista de ações disponíveis, escolha Get VIES Data.
4. Nas configurações do módulo, você precisará especificar o EU VAT Number a ser verificado. Clique neste campo e você verá a saída do seu módulo de gatilho. Mapeie o ponto de dados do seu gatilho que contém o número de IVA para este campo. Este mapeamento dinâmico garante que o cenário verificará automaticamente o número de IVA fornecido no evento de gatilho.

Configurando o módulo HubSpot CRM para criar registros da empresa

1. Depois do VIES API módulo, clique no + botão novamente para adicionar o próximo módulo.
2. Procurar HubSpot CRM e selecione o aplicativo.
3. Na lista de ações disponíveis, escolha Create a Company.
4. No Create a Company Nas configurações do módulo, certifique-se de que a conexão correta do HubSpot CRM que você estabeleceu anteriormente esteja selecionada.
5. Agora você verá uma seção onde pode definir as propriedades do novo registro da empresa no HubSpot. Clique no Add item botão para adicionar campos. Você precisará mapear os dados retornados pelo Get VIES Data módulo para os campos correspondentes no registro da sua empresa no HubSpot CRM.

Mapeando campos de dados: vinculando a saída da API do VIES ao HubSpot CRM

Esta é uma etapa crítica para garantir que as informações obtidas da API VIES sejam preenchidas corretamente no seu HubSpot CRM. Aqui está um mapeamento típico de campos relevantes:

Campo de saída da API VIES	Campo de registro da empresa HubSpot CRM	Notas
nome	nome	O nome da empresa do VIES será usado como nome da empresa no HubSpot.
endereço	endereço (ou campos divididos)	O endereço pode precisar ser dividido em campos separados como cidade, país, CEP no HubSpot. Você pode precisar usar módulos Make.com adicionais para isso.
Número de IVA	vat_number (propriedade personalizada)	É recomendável criar uma propriedade personalizada no HubSpot CRM para armazenar o número de IVA.

Para configurar esse mapeamento no Make.com, clique no campo de valor de cada propriedade do HubSpot e selecione a saída correspondente do Get VIES Data módulo. Por exemplo, para o Company Name campo no HubSpot, você selecionaria o nome de saída do módulo VIES API. Da mesma forma, mapeie o vatNumber para sua propriedade de número de IVA personalizado no HubSpot. Se o endereço for retornado como uma única string e você precisar preencher campos de endereço separados no HubSpot, talvez seja necessário usar o Make.com's Text Parser módulo ou outras ferramentas de manipulação de strings para dividir o endereço em seus componentes antes de mapeá-los para os respectivos campos do HubSpot. 

Se você comprou um plano individual no viesapi.eu, você também pode usar a função dedicada Get VIES Data Parsed, que analisa automaticamente os dados recebidos do VIES em atributos apropriados.

Testando e solucionando problemas de sua integração

Depois de configurar todos os módulos e o mapeamento de dados, é crucial testar seu cenário para garantir que ele funcione conforme o esperado. Use um número de IVA da UE válido que você saiba que existe no banco de dados VIES para acionar o cenário. Monitore a execução do cenário no Make.com para ver se ele é executado sem erros e verifique seu HubSpot CRM para verificar se um novo registro da empresa foi criado com as informações corretas da API VIES. Se você encontrar algum problema, verifique novamente suas conexões, a configuração de cada módulo e a precisão do seu mapeamento de dados. O Make.com fornece logs detalhados que podem ajudar você a identificar e resolver quaisquer erros em seu fluxo de trabalho.

Melhores práticas e considerações

Para garantir a operação tranquila e a eficácia da sua integração, considere as seguintes práticas recomendadas e cenários potenciais:

Manuseio de números de IVA inválidos

É importante planejar os casos em que a API VIES pode retornar um número de IVA inválido. Get VIES Data o módulo fornecerá um status indicando a validade do número. Você pode usar o Make.com's Filter módulo para verificar esse status. Se o número de IVA for inválido, você pode configurar diferentes ações a serem tomadas, como enviar um e-mail de notificação para um administrador, criar um registro de contato no HubSpot em vez de um registro de empresa com uma nota sobre o número de IVA inválido ou simplesmente interromper o fluxo de trabalho para revisão manual. A implementação dessa lógica condicional garante que seu HubSpot CRM permaneça limpo e preciso.

Gerenciando o uso e os limites da API

Esteja ciente de que a API VIES pode ter limites de uso dependendo do seu plano de assinatura 7. Exceder esses limites pode levar a interrupções temporárias do serviço ou cobranças adicionais. Make.com's VIES API a aplicação inclui um Get Account Status módulo que você pode usar para monitorar seu plano atual e potencialmente seu uso. Verificar esse status regularmente pode ajudar a evitar problemas inesperados com seu fluxo de trabalho de automação.

Garantindo a precisão e a consistência dos dados

Embora a API VIES forneça uma forma fiável de verificar os números de IVA, a precisão e a integralidade do nome e endereço da empresa devolvidos dependem dos dados detidos pelos respetivos estados-membros da UE. Portanto, é essencial revisar periodicamente os dados no seu HubSpot CRM e potencialmente enriquecê-los com informações adicionais de outras fontes, se necessário. Além disso, mantenha-se informado sobre quaisquer alterações potenciais na API VIES ou na API HubSpot CRM que possam exigir ajustes no seu cenário Make.com para garantir a funcionalidade contínua.

Conclusão: Simplifique suas operações comerciais com verificação automatizada de IVA e CRM

Integrar a API VIES com o HubSpot CRM usando o Make.com oferece uma maneira poderosa de automatizar o processo crucial de verificação do número de IVA e criação de registro da empresa. Ao seguir as etapas descritas neste guia, você pode otimizar significativamente suas operações comerciais, melhorar a precisão dos seus dados de CRM, aprimorar a conformidade com os regulamentos de IVA da UE e economizar um tempo valioso eliminando a entrada manual de dados. Abrace o poder da automação e desbloqueie novos níveis de eficiência no gerenciamento de seus relacionamentos comerciais baseados na UE.

Equipe da API do VIES