Automatisoi yrityksen tietueiden luominen HubSpot CRM kanssa VIES API ja Make.com

Euroopan unionin alueella toimivien yritysten tietojen hallintaan kuuluu usein ratkaiseva vaihe arvonlisäverotunnistenumeroiden tarkistamisessa. Vaikka tämä prosessi onkin välttämätön vaatimustenmukaisuuden ja tarkan kirjaamisen kannalta, se voi olla aikaa vievä ja altis manuaalisille virheille. ALV-tietojen vaihtojärjestelmä (VIES) tarjoaa tähän tarkoitukseen elintärkeän palvelun, jonka avulla yritykset voivat vahvistaa EU:n jäsenvaltioiden rajat ylittäviä liiketoimia varten myöntämien ALV-numeroiden oikeellisuuden. Tämän varmennusprosessin integroiminen suoraan asiakassuhteiden hallintajärjestelmääsi (CRM) voi merkittävästi virtaviivaistaa toimintaa ja parantaa tietojen eheyttä. Tämä artikkeli opastaa sinua hyödyntämään voimaa Make.com, kooditon integrointialusta, johon VIES API voidaan yhdistää HubSpot CRM, joka mahdollistaa yritystietueiden automaattisen luomisen onnistuneen ALV-numeron vahvistuksen jälkeen.

Avainkomponenttien ymmärtäminen

Jotta tämä integraatio voidaan toteuttaa tehokkaasti, on tärkeää ymmärtää kunkin mukana olevan komponentin rooli: VIES, HubSpot CRM, ja Make.com.

Mikä on VIES (alv-tietojen vaihtojärjestelmä)?

ALV-tietojen vaihtojärjestelmä (VIES) on Euroopan komission ylläpitämä sähköinen verkko, joka helpottaa Euroopan unioniin rekisteröityjen yritysten ALV-tunnisteiden vahvistamista.. Sen ensisijaisena tarkoituksena on torjua veropetoksia, veronkiertoa ja veronkiertoa antamalla EU:n alueella toimiville kauppiaille mahdollisuus tarkistaa muissa jäsenvaltioissa asuvien asiakkaidensa ALV-numerot. VIES toimii hakukoneena, joka tekee reaaliajassa kyselyitä EU:n jäsenvaltioiden kansallisista ALV-tietokannoista varmistaakseen, onko tietty ALV-numero voimassa rajat ylittävissä liiketoimissa.. Tämä validointi on ratkaisevan tärkeää EU:n sisäistä kauppaa harjoittaville yrityksille, koska se auttaa määrittämään arvonlisäveron oikean soveltamisen erityisesti nollaverokattujen luovutusten osalta.. Vaikka VIES vahvistaa ALV-numeron pätevyyden, palautettujen tietojen taso voi vaihdella kunkin jäsenvaltion toimittamien tietojen mukaan.. Tyypillisesti vastaus sisältää vahvistuksen ALV-numeron oikeellisuudesta ja voi myös antaa siihen liittyvän yrityksen nimen ja osoitteen. Järjestelmän riippuvuus yksittäisistä kansallisista tietokannoista tarkoittaa, että tietojen tarkkuus ja täydellisyys riippuvat kunkin EU-maan tiedonhallintakäytännöistä..

Johdatus HubSpot CRM:ään ja yritysrekistereihin

HubSpot CRM on kattava liiketoiminnan kasvun hallintaalusta, joka tarjoaa joukon työkaluja asiakkaiden ja yritysten vuorovaikutuksen hallintaan markkinoinnissa, myynnissä ja asiakaspalvelussa.. Sen ytimenä on ilmainen CRM-järjestelmä, jonka avulla yritykset voivat organisoida, seurata ja hoitaa liidejä ja asiakkaita koko matkansa ajan. HubSpot CRM:ssä Company Records toimii keskustietovarastona, jossa tallennetaan tietoja organisaatioista, jotka ovat vuorovaikutuksessa yrityksesi kanssa. Nämä tietueet voivat tallentaa erilaisia tietoja ominaisuuksien kautta, kuten yrityksen nimi, verkkotunnus, kaupunki, maa, toimiala ja elinkaarivaihe. HubSpotin joustavuus ulottuu siihen, että käyttäjät voivat luoda mukautettuja kiinteistöjä saadakseen lisätietoja heidän liiketoimintatarpeisiinsa, kuten yrityksen ALV-numeron.. Yritystietueet HubSpotissa voidaan luoda manuaalisesti, tuoda muista järjestelmistä tai luoda automaattisesti integroimalla muihin sovelluksiin. Alustan vahvuus on sen kyky keskittää nämä tiedot ja tarjota yhtenäisen kuvan kaikista vuorovaikutuksista ja suhteista organisaation kanssa..

Yleiskatsaus Make.comista integraatioalustana

Make.com on tehokas ja käyttäjäystävällinen kooditon integrointialusta, joka on suunniteltu automatisoimaan työnkulkuja yhdistämällä erilaisia sovelluksia ja palveluita. Se käyttää visuaalista vedä ja pudota -käyttöliittymää, jonka avulla käyttäjät voivat suunnitella ja rakentaa monimutkaisia automatisoituja prosesseja, jotka tunnetaan ns. scenarios, kirjoittamatta mitään koodia. Näissä skenaarioissa modules edustavat yksittäisiä sovelluksia tai toimintoja, ja connections luoda valtuutettuja linkkejä eri sovellusten välille. Make.com tarjoaa laajan valikoiman valmiita integraatioita, mukaan lukien VIES API, joka on saatavilla erillisenä sovelluksena (moduulina) alustalla. Tämä kooditon lähestymistapa mahdollistaa integroinnin laajemman yleisön ulottuville, mikä antaa yksilöille, joilla ei ole ohjelmointitaitoja, automatisoida tärkeitä liiketoimintatehtäviä.

Pisteiden yhdistäminen: VIES API ja HubSpot CRM Make.comin kautta

Make.comin voima on sen kyky yhdistää saumattomasti eri sovelluksia ja automatisoida tiedonkulku niiden välillä. Tässä tapauksessa käytämme sitä umpeen VIES API:n ja HubSpot CRM:n välisen kuilun.

Tutustu VIES-sovellusliittymämoduuliin osoitteessa Make.com

Make.com tarjoaa omistetun VIES API sovellus, joka tarjoaa erityisiä moduuleja vuorovaikutukseen VIES-järjestelmän kanssa. Avainmoduuli tarkoitukseemme on Get VIES Data moduuli. Tämä toiminto, joka vastaa VIES API:n getVIESData-funktiota, antaa käyttäjille mahdollisuuden syöttää EU:n ALV-numeron ja saada vastauksen, joka vahvistaa sen oikeellisuuden. Tärkeää on, että se palauttaa myös lisätietoja, kuten yrityksen nimen ja osoitteen, jos nämä tiedot ovat saatavilla VIES-tietokannassa. Tämä moduuli tukee kaikkien EU-maiden myöntämien ALV-numeroiden varmentamista. Toinen saatavilla oleva moduuli on Get Account Status, joka tarjoaa perustiedot VIES API -suunnitelmastasi ilman, että se lasketaan mukaan kyselyrajaan. Näiden erityisten moduulien saatavuus Make.comissa yksinkertaistaa vuorovaikutusta VIES API:n kanssa, koska se poistaa taustalla olevien API-kutsujen monimutkaisuuden ja tarjoaa esikonfiguroidut toiminnot yleisiin tehtäviin..

Make.comin yhdistäminen HubSpot CRM:ään

Ennen kuin voit aloittaa yritystietueiden luomisen automatisoinnin, sinun on muodostettava yhteys Make.com-tilisi ja HubSpot CRM -tilisi välille.. Tässä on vaiheittainen opas:

1. Kirjaudu sisään Make-tilillesi.
2. Luo uusi skenaario tai avaa olemassa oleva.
3. Napsauta + -painiketta lisätäksesi uuden moduulin ja etsiäksesi HubSpot CRM. Valitse mikä tahansa HubSpot CRM -moduuleista.
4. Moduulin asetuksista näet vaihtoehdon Create a connection. Napsauta tätä painiketta.
5. (Valinnainen) Connection name -kenttään, voit antaa tälle yhteydelle kuvaavan nimen, jotta se on helppo tunnistaa myöhemmin.
6. Napsauta Save.
7. Sinut ohjataan HubSpotiin, jossa sinua pyydetään kirjautumaan sisään HubSpot-tilillesi ja valtuuttamaan Make.com käyttämään sitä. Noudata näytön ohjeita myöntääksesi tarvittavat luvat.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, Make.com- ja HubSpot CRM -tilisi välinen yhteys muodostetaan onnistuneesti, joten voit jatkaa automatisoinnin työnkulun määrittämistä.. Huomaa, että tietyille edistyneille HubSpot CRM -moduuleille saatat joutua muodostamaan yhteyden lisäasetusten avulla, mikä edellyttää mukautetun sovelluksen luomista HubSpotissa ja API-tunnistetietojen hankkimista.. Yritysasiakirjojen luomista varten tavallisen yhteyden pitäisi kuitenkin riittää.

Vaiheittainen opas: Yrityksen tietueiden luomisen automatisointi

Nyt kun ymmärrät tärkeimmät osat ja olet yhdistänyt Make.comin HubSpot CRM:ään, käydään läpi vaiheet, joilla voit automatisoida yritystietueiden luomisen ALV-numeron vahvistamisen perusteella.

Uuden skenaarion määrittäminen Make.comissa

1. Kirjaudu Make.com-tilillesi ja siirry kojelautaan.
2. Napsauta Create a new scenario -painiketta.
3. Sinulle esitetään tyhjä kangas, jossa voit aloittaa automaation työnkulkusi rakentamisen. Ensimmäinen askel on määritellä trigger, joka on tapahtuma, joka käynnistää skenaarion. Tämä voi olla erilaisia tapahtumia erityistarpeistasi riippuen, kuten uuden lomakkeen lähettäminen verkkosivustollasi, joka sisältää ALV-numeron, uuden yhteyshenkilön luominen toiseen järjestelmään, jossa on ALV-numero, tai jopa ajoitettu prosessi ALV-numeroluettelon vahvistamiseksi. Tässä oppaassa oletetaan skenaariota, jossa uusi lomake, joka sisältää ALV-numeron, toimii käynnistäjänä.

VIES API -moduulin käyttäminen ALV-numeroiden vahvistamiseen

1. Kun olet määrittänyt laukaisumoduulin (esim Webhook moduuli, joka kuuntelee uusia lomakelähetyksiä), napsauta + -painiketta sen vieressä lisätäksesi seuraavan moduulin.
2. Etsi VIES API ja valitse sovellus.
3. Valitse käytettävissä olevien toimintojen luettelosta Get VIES Data.
4. Moduulin asetuksissa sinun on määritettävä EU VAT Number tarkistettava. Napsauta tätä kenttää, niin näet trigger-moduulisi lähdön. Yhdistä triggerin tietopiste, joka sisältää ALV-numeron, tähän kenttään. Tämä dynaaminen kartoitus varmistaa, että skenaario vahvistaa automaattisesti käynnistystapahtumassa annetun ALV-numeron.

HubSpot CRM -moduulin määrittäminen yritystietueiden luomiseen

1. jälkeen VIES API moduuli, napsauta + -painiketta uudelleen lisätäksesi seuraavan moduulin.
2. Etsi HubSpot CRM ja valitse sovellus.
3. Valitse käytettävissä olevien toimintojen luettelosta Create a Company.
4. Vuonna Create a Company moduulin asetuksista, varmista, että oikea aiemmin luomasi HubSpot CRM -yhteys on valittuna.
5. Näet nyt osion, jossa voit määrittää uuden yritystietueen ominaisuudet HubSpotissa. Napsauta Add item -painiketta lisätäksesi kenttiä. Sinun on kartoitettava tiedot, jotka palautetaan Get VIES Data moduuli HubSpot CRM -yritystietueesi vastaaviin kenttiin.

Tietokenttien kartoitus: VIES API -ulostulon linkittäminen HubSpot CRM:ään

Tämä on kriittinen vaihe sen varmistamiseksi, että VIES API:sta saadut tiedot on lisätty oikein HubSpot CRM:ään. Tässä on tyypillinen osuvien kenttien kartoitus:

VIES API -tulostuskenttä	HubSpot CRM -yhtiön tietuekenttä	Huomautuksia
nimi	nimi	VIES:n yrityksen nimeä käytetään yrityksen nimenä HubSpotissa.
osoite	osoite (tai jaettu kentät)	Osoite on ehkä jaettava erillisiin kenttiin, kuten kaupunki, maa tai postinumero HubSpotissa. Saatat joutua käyttämään muita Make.com-moduuleja tätä varten.
alvNumber	alv_numero (muokattu ominaisuus)	On suositeltavaa luoda mukautettu ominaisuus HubSpot CRM:ssä ALV-numeron tallentamiseksi.

Määritä tämä kartoitus Make.comissa napsauttamalla kunkin HubSpot-omaisuuden arvokenttää ja valitsemalla vastaava tulos Get VIES Data moduuli. Esimerkiksi varten Company Name -kentässä HubSpotissa, valitse nimi tulos VIES API -moduulista. Kartoita samalla tavalla vatNumber mukautettuun ALV-numeroomaisuuteen HubSpotissa. Jos osoite palautetaan yhtenä merkkijonona ja sinun on täytettävä erilliset osoitekentät HubSpotissa, sinun on ehkä käytettävä Make.comin Text Parser moduulia tai muita merkkijonojen käsittelytyökaluja jakaaksesi osoitteen osiin ennen niiden yhdistämistä vastaaviin HubSpot-kenttiin. 

Jos olet ostanut yksilöllinen suunnitelma Viesapi.eu:ssa voit myös käyttää erillistä toimintoa Get VIES Data Parsed, joka jäsentää automaattisesti VIES:stä saadut tiedot sopiviksi attribuutteiksi.

Integraation testaus ja vianmääritys

Kun olet määrittänyt kaikki moduulit ja tietokartoituksen, on tärkeää testata skenaariota sen varmistamiseksi, että se toimii odotetulla tavalla. Käytä kelvollista EU:n ALV-numeroa, jonka tiedät olevan VIES-tietokannassa skenaarion käynnistämiseksi. Tarkkaile skenaarion suorittamista Make.comissa nähdäksesi, toimiiko se virheettömästi, ja tarkista HubSpot CRM varmistaaksesi, onko uusi yritystietue luotu oikeilla tiedoilla VIES API:sta. Jos kohtaat ongelmia, tarkista yhteydet, kunkin moduulin kokoonpano ja tietokartoituksen tarkkuus. Make.com tarjoaa yksityiskohtaisia lokeja, joiden avulla voit tunnistaa ja ratkaista työnkulun virheet.

Parhaat käytännöt ja huomiot

Varmistaaksesi integroinnin sujuvan toiminnan ja tehokkuuden, harkitse seuraavia parhaita käytäntöjä ja mahdollisia skenaarioita:

Virheellisten ALV-numeroiden käsittely

On tärkeää suunnitella tapaukset, joissa VIES-sovellusliittymä saattaa palauttaa virheellisen ALV-numeron. The Get VIES Data moduuli antaa tilan, joka osoittaa numeron voimassaolon. Voit käyttää Make.com-sivustoa Filter moduuli tarkistaaksesi tämän tilan. Jos ALV-numero on virheellinen, voit määrittää erilaisia toimenpiteitä, kuten ilmoitussähköpostin lähettäminen järjestelmänvalvojalle, yhteystietotietueen luominen HubSpotissa yritystietueen sijaan, jossa on huomautus virheellisestä ALV-numerosta, tai yksinkertaisesti pysäyttää työnkulku manuaalista tarkistusta varten.. Tällaisen ehdollisen logiikan käyttöönotto varmistaa, että HubSpot CRM pysyy puhtaana ja tarkana.

API-käytön ja rajoitusten hallinta

Huomaa, että VIES API:lla voi olla käyttörajoituksia tilaussuunnitelmastasi riippuen 7. Näiden rajojen ylittäminen voi johtaa tilapäisiin palveluhäiriöihin tai lisämaksuihin. Make.comin VIES API sovellus sisältää a Get Account Status moduuli, jonka avulla voit seurata nykyistä suunnitelmaasi ja mahdollisesti käyttöäsi. Tämän tilan säännöllinen tarkistaminen voi auttaa sinua välttämään odottamattomia ongelmia automaation työnkulussa.

Tietojen oikeellisuuden ja johdonmukaisuuden varmistaminen

VIES API tarjoaa luotettavan tavan tarkistaa ALV-numerot, mutta palautetun yrityksen nimen ja osoitteen tarkkuus ja täydellisyys riippuvat asianomaisten EU-maiden hallussa olevista tiedoista.. Siksi on tärkeää tarkistaa HubSpot CRM:n tiedot säännöllisesti ja mahdollisesti täydentää niitä muista lähteistä saatavalla lisätiedolla tarvittaessa. Pysy myös ajan tasalla VIES-sovellusliittymän tai HubSpot CRM API:n mahdollisista muutoksista, jotka saattavat vaatia muutoksia Make.com-skenaarioosi toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

Johtopäätös: Tehosta liiketoimintaasi automaattisen ALV-vahvistuksen ja CRM:n avulla

VIES-sovellusliittymän integrointi HubSpot CRM:n kanssa Make.comin avulla tarjoaa tehokkaan tavan automatisoida ALV-numeron vahvistus ja yritystietueiden luominen. Noudattamalla tässä oppaassa kuvattuja vaiheita voit merkittävästi virtaviivaistaa liiketoimintaasi, parantaa CRM-tietojesi tarkkuutta, parantaa EU:n ALV-säädösten noudattamista ja säästää arvokasta aikaa poistamalla manuaalisen tietojen syöttämisen. Hyödynnä automaation voima ja avaa uusia tehokkuustasoja EU-pohjaisten liikesuhteidesi hallinnassa.

VIES API -tiimi