Ettevõtte kirjete loomise automatiseerimine HubSpot CRM koos VIES API ja Make.com

Euroopa Liidus tegutsevate ettevõtete andmete haldamine hõlmab sageli käibemaksu (KM) identifitseerimisnumbrite kontrollimise otsustavat etappi. Kuigi see protsess on nõuetele vastavuse ja täpse arvestuse säilitamiseks hädavajalik, võib see olla aeganõudev ja käsitsi vigade oht. Käibemaksu teabevahetussüsteem (VIES) pakub selleks elutähtsat teenust, mis võimaldab ettevõtjatel kinnitada EL-i liikmesriikide poolt piiriüleste tehingute jaoks väljastatud käibemaksukohustuslase numbrite kehtivust.. Selle kinnitamisprotsessi integreerimine otse kliendisuhete halduse (CRM) süsteemi võib toiminguid oluliselt sujuvamaks muuta ja andmete terviklikkust parandada. See artikkel juhendab teid selle võimsuse võimendamisel Make.com, koodita integratsiooniplatvorm, millega VIES API ühendada HubSpot CRM, mis võimaldab edukal KMKR numbri kontrollimisel automaatselt luua ettevõtte kirjeid.

Põhikomponentide mõistmine

Selle integratsiooni tõhusaks rakendamiseks on oluline mõista iga kaasatud komponendi rolli. VIES, HubSpot CRMja Make.com.

Mis on VIES (käibemaksu teabevahetussüsteem)?

Käibemaksu teabevahetussüsteem (VIES) on Euroopa Komisjoni hallatav elektrooniline võrk, mis hõlbustab Euroopa Liidus registreeritud ettevõtete käibemaksukohustuslasena registreerimise numbrite kinnitamist.. Selle peamine eesmärk on võidelda maksupettuste, maksudest kõrvalehoidumise ja maksustamise vältimise vastu, võimaldades ELis asuvatel kauplejatel kontrollida oma teistes liikmesriikides elavate klientide käibemaksukohustuslasena numbreid. VIES toimib otsingumootorina, mis teeb reaalajas päringuid EL-i liikmesriikide käibemaksukohustuslaste andmebaasidest, et kontrollida, kas antud käibemaksukohustuslase number kehtib piiriüleste tehingute puhul.. See kinnitamine on ELi-sisese kaubandusega tegelevate ettevõtete jaoks ülioluline, kuna see aitab kindlaks teha käibemaksu õige kohaldamise, eriti nullmääraga tarnete puhul.. Kuigi VIES kinnitab käibemaksukohustuslase numbri kehtivust, võib tagastatud üksikasjade tase varieeruda sõltuvalt iga liikmesriigi esitatud andmetest. Tavaliselt sisaldab vastus kinnitust käibemaksukohustuslase numbri kehtivuse kohta ning võib esitada ka sellega seotud ettevõtte nime ja aadressi. Süsteemi tuginemine üksikutele riiklikele andmebaasidele tähendab, et teabe täpsus ja täielikkus sõltub iga EL-i liikmesriigi andmehaldustavadest..

HubSpot CRM-i ja ettevõtte kirjete tutvustus

HubSpot CRM on kõikehõlmav ettevõtte kasvuhaldusplatvorm, mis pakub komplekti tööriistu klientide ja ettevõtete suhtluse haldamiseks turunduse, müügi ja klienditeeninduse raames.. Selle tuumaks on tasuta CRM-süsteem, mis võimaldab ettevõtetel kogu oma teekonna jooksul korraldada, jälgida ja kasvatada müügivihjeid ja kliente. HubSpot CRM-is Company Records toimib keskse hoidlana teabe salvestamiseks teie ettevõttega suhtlevate organisatsioonide kohta. Need kirjed võivad salvestada mitmesuguste atribuutide kaudu teavet, nagu ettevõtte nimi, domeen, linn, riik, tööstusharu ja elutsükli etapp. HubSpoti paindlikkus võimaldab kasutajatel luua kohandatud atribuute, et koguda nende ärivajadustele vastavaid täiendavaid asjakohaseid andmeid, näiteks ettevõtte käibemaksukohustuslase numbrit.. Ettevõtte kirjeid HubSpotis saab luua käsitsi, importida teistest süsteemidest või luua automaatselt teiste rakendustega integreerimise teel. Platvormi tugevus seisneb võimes seda teavet koondada, pakkudes ühtset ülevaadet kõigist suhtlustest ja suhetest organisatsiooniga..

Ülevaade Make.com-ist kui integratsiooniplatvormist

Make.com on võimas ja kasutajasõbralik koodita integratsiooniplatvorm, mis on loodud töövoogude automatiseerimiseks, ühendades erinevaid rakendusi ja teenuseid. See kasutab visuaalset pukseerimisliidest, mis võimaldab kasutajatel kavandada ja luua keerulisi automatiseeritud protsesse, mida tuntakse kui scenarios, ilma koodi kirjutamata. Nende stsenaariumide raames modules esindavad üksikuid rakendusi või toiminguid ja connections luua volitatud linke erinevate rakenduste vahel. Make.com pakub laia valikut eelehitatud integratsioone, sealhulgas VIES API-d, mis on platvormil saadaval spetsiaalse rakendusena (moodulina).. See koodita lähenemisviis muudab integreerimise kättesaadavaks laiemale publikule, andes programmeerimisoskusteta inimestele võimaluse automatiseerida olulisi äriülesandeid.

Punktide ühendamine: VIES API ja HubSpot CRM Make.com-i kaudu

Make.com-i jõud seisneb selle võimes ühendada sujuvalt erinevaid rakendusi ja automatiseerida nende vahelist andmevoogu. Sel juhul kasutame seda VIES API ja HubSpot CRM-i vahelise lõhe ületamiseks.

VIES API mooduli uurimine saidil Make.com

Make.com pakub spetsiaalset VIES API rakendus, mis pakub spetsiifilisi mooduleid VIES-süsteemiga suhtlemiseks. Meie eesmärgi põhimoodul on Get VIES Data moodul. See funktsioon on samaväärne VIES API funktsiooniga getVIESData, võimaldab kasutajatel sisestada EL-i käibemaksukohustuslase numbri ja saada selle kehtivust kinnitava vastuse. Oluline on see, et see tagastab ka lisateavet, näiteks ettevõtte nime ja aadressi, kui need andmed on VIES-i andmebaasis saadaval. See moodul toetab kõigi EL-i liikmesriikide poolt väljastatud käibemaksukohustuslase numbrite kontrollimist. Teine saadaolev moodul on Get Account Status, mis annab põhiteavet teie VIES API-plaani kohta, ilma teie päringulimiiti arvesse võtmata. Nende spetsiifiliste moodulite kättesaadavus saidil Make.com lihtsustab VIES API-ga suhtlemist, kuna see võtab aluseks olevate API-kutsete keerukuse ja pakub tavapäraste toimingute jaoks eelkonfigureeritud toiminguid.

Make.com-i ühendamine teie HubSpot CRM-iga

Enne ettevõtte kirjete loomise automatiseerimise alustamist peate looma ühenduse oma Make.com-i konto ja HubSpoti CRM-i konto vahel. Siin on samm-sammult juhend.

1. Logige sisse oma Make kontole.
2. Looge uus stsenaarium või avage olemasolev.
3. Klõpsake nuppu + nuppu, et lisada uus moodul ja otsida HubSpot CRM. Valige mõni HubSpot CRM-i moodul.
4. Mooduli sätetes näete valikut Create a connection. Klõpsake seda nuppu.
5. (Valikuline) Connection name väljale saate sisestada sellele ühendusele kirjeldava nime, et seda hiljem hõlpsasti tuvastada.
6. Klõpsake Save.
7. Teid suunatakse HubSpoti, kus teil palutakse logida sisse oma HubSpoti kontole ja volitada veebilehte Make.com sellele juurde pääsema. Järgige vajalike lubade andmiseks ekraanil kuvatavaid juhiseid.

Kui olete need sammud täitnud, luuakse ühendus teie Make.com-i ja HubSpot CRM-i kontode vahel edukalt, mis võimaldab teil jätkata automatiseerimise töövoo konfigureerimist. Pange tähele, et teatud täiustatud HubSpot CRM-i moodulite puhul peate võib-olla looma ühenduse täpsemate sätete abil, mis hõlmab kohandatud rakenduse loomist HubSpotis ja API mandaatide hankimist.. Ettevõtte dokumentide loomiseks peaks aga piisama standardsest ühendusest.

Üksikasjalik juhend: ettevõtte kirjete loomise automatiseerimine

Nüüd, kui mõistate põhikomponente ja olete Make.com-i HubSpot CRM-iga ühendanud, vaatame läbi sammud, kuidas automatiseerida ettevõtte kirjete loomist KMKR-numbri kontrollimise põhjal.

Uue stsenaariumi seadistamine saidil Make.com

1. Logige sisse oma Make.com-i kontole ja navigeerige oma armatuurlauale.
2. Klõpsake nuppu Create a new scenario nuppu.
3. Teile kuvatakse tühi lõuend, kus saate alustada automatiseerimise töövoo koostamist. Esimene samm on määratleda trigger, mis on sündmus, mis käivitab stsenaariumi. Need võivad olla erinevad sündmused, mis olenevad teie konkreetsetest vajadustest, näiteks uue vormi esitamine teie veebisaidil, mis sisaldab käibemaksukohustuslase numbrit, uue kontakti loomine teises süsteemis koos käibemaksukohustuslase numbriga või isegi ajastatud protsess käibemaksukohustuslase numbrite loendi kinnitamiseks. Selle juhendi puhul eeldame stsenaariumit, kus käivitajana toimib uus vormi esitamine, mis sisaldab KMKR numbrit.

VIES API mooduli kasutamine käibemaksunumbrite kinnitamiseks

1. Kui olete oma päästikmooduli seadistanud (nt a Webhook moodul, mis kuulab uusi vormide esitamisi), klõpsake nuppu + selle kõrval olevat nuppu, et lisada järgmine moodul.
2. Otsi VIES API ja valige rakendus.
3. Valige saadaolevate toimingute loendist Get VIES Data.
4. Mooduli sätetes peate määrama EU VAT Number tuleb kontrollida. Klõpsake sellel väljal ja näete oma käivitusmooduli väljundit. Kaardistage käitaja andmepunkt, mis sisaldab käibemaksukohustuslase numbrit, sellele väljale. See dünaamiline vastendamine tagab, et stsenaarium kontrollib automaatselt käivitussündmuses esitatud KMKR numbrit.

HubSpoti CRM-i mooduli konfigureerimine ettevõtte kirjete loomiseks

1. Pärast VIES API moodulit, klõpsake nuppu + nuppu uuesti järgmise mooduli lisamiseks.
2. Otsi HubSpot CRM ja valige rakendus.
3. Valige saadaolevate toimingute loendist Create a Company.
4. Aastal Create a Company mooduli seadeid, veenduge, et oleks valitud õige varem loodud HubSpot CRM-ühendus.
5. Nüüd näete jaotist, kus saate HubSpotis määrata uue ettevõtte kirje atribuudid. Klõpsake nuppu Add item nuppu väljade lisamiseks. Peate kaardistama poolt tagastatud andmed Get VIES Data moodul HubSpot CRM-i ettevõtte kirje vastavatele väljadele.

Andmeväljade kaardistamine: VIES API väljundi linkimine HubSpot CRM-iga

See on oluline samm tagamaks, et VIES API-st saadud teave on teie HubSpot CRM-is õigesti sisestatud. Siin on asjakohaste väljade tüüpiline kaardistus:

VIES API väljundväli	HubSpot CRM-i ettevõtte rekordväli	Märkmed
nimi	nimi	HubSpotis kasutatakse ettevõtte nimena VIES-i ettevõtte nime.
aadress	aadress (või poolitatud väljad)	Aadress tuleb HubSpotis võib-olla jagada eraldi väljadeks (nt linn, riik, sihtnumber). Võimalik, et peate selleks kasutama täiendavaid Make.com-i mooduleid.
käibemaksukohustuslase number	VAT_number (kohandatud atribuut)	KMKR-numbri salvestamiseks on soovitatav luua HubSpot CRM-is kohandatud atribuut.

Selle vastenduse konfigureerimiseks saidil Make.com klõpsake iga HubSpoti atribuudi väärtuse väljal ja valige loendist vastav väljund Get VIES Data moodul. Näiteks jaoks Company Name väljal HubSpotis, valiksite nimeväljundi VIES API moodulist. Samamoodi kaardistage vatNumber teie kohandatud käibemaksukohustuslase numbri atribuudile HubSpotis. Kui aadress tagastatakse ühe stringina ja peate HubSpotis täitma eraldi aadressiväljad, peate võib-olla kasutama Make.com-i Text Parser moodulit või muid stringidega manipuleerimise tööriistu, et jagada aadress selle komponentideks enne nende vastendamist vastavatele HubSpoti väljadele. 

Kui olete ostnud individuaalne plaan saidil viesapi.eu saate kasutada ka spetsiaalset funktsiooni Get VIES Data Parsed, mis parsib VIES-ist saadud andmed automaatselt sobivateks atribuutideks.

Integratsiooni testimine ja tõrkeotsing

Kui olete kõik moodulid ja andmete kaardistamise konfigureerinud, on ülioluline testida oma stsenaariumi, et tagada selle ootuspärane toimimine. Kasutage stsenaariumi käivitamiseks kehtivat EL-i käibemaksukohustuslase numbrit, mille olemasolu VIES-i andmebaasis on teada. Jälgige stsenaariumi täitmist saidil Make.com, et näha, kas see töötab vigadeta, ja kontrollige oma HubSpot CRM-i, et kontrollida, kas VIES API-st on loodud uus ettevõtte kirje õige teabega. Kui teil tekib probleeme, kontrollige veel kord ühendusi, iga mooduli konfiguratsiooni ja andmete kaardistamise täpsust. Make.com pakub üksikasjalikke logisid, mis aitavad teil tuvastada ja lahendada töövoo vigu.

Parimad tavad ja kaalutlused

Integratsiooni tõrgeteta toimimise ja tõhususe tagamiseks kaaluge järgmisi parimaid tavasid ja võimalikke stsenaariume.

Kehtetute käibemaksukohustuslaste numbrite käsitlemine

Oluline on ette näha juhud, kus VIES API võib tagastada kehtetu käibemaksukohustuslase numbri. The Get VIES Data moodul annab oleku, mis näitab numbri kehtivust. Võite kasutada saiti Make.com Filter moodulit selle oleku kontrollimiseks. Kui käibemaksukohustuslase number on kehtetu, saate seadistada erinevaid toiminguid, näiteks administraatorile teavitusmeili saatmine, ettevõtte kirje asemel ettevõtte kirje loomine kehtetu käibemaksukohustuslase numbri kohta või lihtsalt töövoo peatamine käsitsi ülevaatamiseks.. Sellise tingimusliku loogika rakendamine tagab, et teie HubSpot CRM jääb puhtaks ja täpseks.

API kasutuse ja piirangute haldamine

Võtke arvesse, et VIES API-l võivad olenevalt teie liitumisplaanist olla kasutuspiirangud 7. Nende piirangute ületamine võib kaasa tuua ajutisi teenusehäireid või lisatasusid. Make.com's VIES API rakendus sisaldab a Get Account Status moodul, mida saate kasutada oma praeguse plaani ja potentsiaalselt kasutuse jälgimiseks. Selle oleku regulaarne kontrollimine aitab vältida ootamatuid probleeme automatiseerimise töövooga.

Andmete täpsuse ja järjepidevuse tagamine

Kuigi VIES API pakub usaldusväärset viisi käibemaksukohustuslase numbrite kontrollimiseks, sõltub tagastatud ettevõtte nime ja aadressi täpsus ja täielikkus vastavate EL-i liikmesriikide valduses olevatest andmetest.. Seetõttu on oluline oma HubSpot CRM-is olevad andmed perioodiliselt üle vaadata ja vajaduse korral rikastada neid muudest allikatest pärit lisateabega. Lisaks olge kursis võimalike muudatustega VIES API-s või HubSpot CRM API-s, mis võivad vajada teie Make.com-i stsenaariumi kohandamist, et tagada töö jätkumine.

Järeldus: tõhustage oma äritegevust automaatse käibemaksu kinnitamise ja kliendisuhete halduse abil

VIES API integreerimine HubSpot CRM-iga, kasutades veebilehte Make.com, pakub võimsat viisi käibemaksukohustuslase numbri kontrollimise ja ettevõtte kirje loomise olulise protsessi automatiseerimiseks. Järgides selles juhendis kirjeldatud samme, saate oma äritegevust märkimisväärselt sujuvamaks muuta, CRM-i andmete täpsust parandada, EL-i käibemaksueeskirjade järgimist ja väärtuslikku aega säästa, välistades käsitsi andmete sisestamise. Võtke omaks automatiseerimise võimsus ja avage oma ELi-põhiste ärisuhete haldamisel uued tõhususe tasemed.

VIES API meeskond