Automatizar la creación de registros de la empresa en HubSpot CRM con VIES API y Make.com

La gestión de datos de las empresas que operan en la Unión Europea suele implicar el paso crucial de verificar los números de identificación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Este proceso, si bien es esencial para el cumplimiento normativo y la correcta gestión de registros, puede ser lento y propenso a errores manuales. El Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIÉS) proporciona un servicio vital para este propósito, permitiendo a las empresas confirmar la validez de los números de IVA emitidos por los estados miembros de la UE para transacciones transfronterizas.Integrar este proceso de verificación directamente en su sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM) puede optimizar significativamente las operaciones y mejorar la integridad de los datos. Este artículo le guiará para aprovechar el poder de Make.com, una plataforma de integración sin código, para conectar la API de VIES con CRM de HubSpot, lo que permite la creación automática de registros de la empresa tras la verificación exitosa del número de IVA.

Comprensión de los componentes clave

Para implementar eficazmente esta integración, es importante comprender el papel de cada componente involucrado: VIÉS, CRM de HubSpot, y Make.com.

¿Qué es el VIES (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA)?

El Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES) es una red electrónica operada por la Comisión Europea que facilita la validación de los números de identificación del IVA de las empresas registradas en la Unión Europea.Su objetivo principal es combatir el fraude, la evasión y la elusión fiscal permitiendo a los comerciantes de la UE verificar los números de IVA de sus clientes residentes en otros estados miembros. VIES actúa como un motor de búsqueda que consulta las bases de datos nacionales de IVA de los estados miembros de la UE en tiempo real para confirmar si un número de IVA determinado es válido para transacciones transfronterizas.Esta validación es crucial para las empresas que realizan comercio intracomunitario, ya que ayuda a determinar la correcta aplicación del IVA, especialmente para suministros con tipo cero.Si bien el VIES confirma la validez de un número de IVA, el nivel de detalle devuelto puede variar en función de los datos proporcionados por cada Estado miembro.Normalmente, la respuesta incluye una confirmación de la validez del número de IVA y también puede proporcionar el nombre y la dirección de la empresa asociada.La dependencia del sistema de bases de datos nacionales individuales significa que la precisión y la integridad de la información están sujetas a las prácticas de gestión de datos de cada estado miembro de la UE..

Introducción a HubSpot CRM y registros de la empresa

HubSpot CRM es una plataforma integral de gestión del crecimiento empresarial que proporciona un conjunto de herramientas para administrar las interacciones de los clientes y la empresa en marketing, ventas y servicio al cliente.En esencia, es un sistema CRM gratuito que permite a las empresas organizar, rastrear y nutrir a sus clientes potenciales y clientes a lo largo de su recorrido. Dentro de HubSpot CRM, Company Records Servir como repositorio central para almacenar información sobre las organizaciones que interactúan con su negocio.Estos registros pueden almacenar una variedad de información a través de propiedades, como el nombre de la empresa, el dominio, la ciudad, el país, la industria y la etapa del ciclo de vida.La flexibilidad de HubSpot se extiende a permitir a los usuarios crear propiedades personalizadas para capturar datos relevantes adicionales específicos para sus necesidades comerciales, como el número de IVA de una empresa.Los registros de empresas en HubSpot se pueden crear manualmente, importar desde otros sistemas o generar automáticamente mediante integraciones con otras aplicaciones.La fortaleza de la plataforma reside en su capacidad para centralizar esta información, proporcionando una visión unificada de todas las interacciones y relaciones con una organización..

Descripción general de Make.com como plataforma de integración

Make.com es una plataforma de integración sin código potente y fácil de usar, diseñada para automatizar flujos de trabajo conectando varias aplicaciones y servicios.Utiliza una interfaz visual de arrastrar y soltar que permite a los usuarios diseñar y crear procesos automatizados complejos, conocidos como scenarios, sin escribir código. En estos escenarios, modules representar aplicaciones o acciones individuales, y connections establecer enlaces autorizados entre diferentes aplicacionesMake.com ofrece una amplia gama de integraciones prediseñadas, incluida la API VIES, que está disponible como una aplicación dedicada (módulo) en la plataforma.Este enfoque sin código hace que la integración sea accesible para un público más amplio, lo que permite a las personas sin conocimientos de programación automatizar tareas empresariales cruciales..

Conectando los puntos: API de VIES y HubSpot CRM a través de Make.com

El poder de Make.com reside en su capacidad para conectar a la perfección diferentes aplicaciones y automatizar el flujo de datos entre ellas. En este caso, lo usaremos para conectar la API de VIES con HubSpot CRM.

Explorando el módulo API VIES en Make.com

Make.com ofrece un servicio dedicado VIES API Aplicación que ofrece módulos específicos para interactuar con el sistema VIESEl módulo clave para nuestro propósito es el Get VIES Data Módulo. Esta función, equivalente a la función getVIESData en la API VIESPermite a los usuarios introducir un número de IVA de la UE y recibir una respuesta que confirma su validez. Cabe destacar que también devuelve información adicional, como el nombre y la dirección de la empresa, si estos datos están disponibles en la base de datos VIES.Este módulo facilita la verificación de los números de IVA emitidos por todos los estados miembros de la UE.Otro módulo disponible es Get Account Status, que proporciona información básica sobre su plan de API VIES sin contar para su límite de consultasLa disponibilidad de estos módulos específicos en Make.com simplifica la interacción con la API de VIES, ya que simplifica las llamadas a la API subyacentes y proporciona acciones preconfiguradas para tareas comunes..

Conectando Make.com a tu CRM de HubSpot

Antes de poder comenzar a automatizar la creación de registros de la empresa, debe establecer una conexión entre su cuenta de Make.com y su cuenta de HubSpot CRM.Aquí tienes una guía paso a paso:

1. Inicie sesión en su cuenta de Make.
2. Crea un nuevo escenario o abre uno existente.
3. Haga clic en el + Botón para agregar un nuevo módulo y buscar HubSpot CRMSeleccione cualquiera de los módulos de HubSpot CRM.
4. Dentro de la configuración del módulo, verás una opción para Create a connectionHaga clic en este botón.
5. (Opcional) En el Connection name En este campo, puede ingresar un nombre descriptivo para esta conexión para identificarla fácilmente más tarde.
6. Hacer clic Save.
7. Serás redirigido a HubSpot, donde se te pedirá que inicies sesión en tu cuenta de HubSpot y autorices a Make.com a acceder a ella. Sigue las instrucciones en pantalla para otorgar los permisos necesarios.

Una vez que haya completado estos pasos, la conexión entre sus cuentas de Make.com y HubSpot CRM se establecerá con éxito, lo que le permitirá continuar con la configuración del flujo de trabajo de automatización.Tenga en cuenta que para ciertos módulos avanzados de HubSpot CRM, es posible que deba establecer una conexión mediante la configuración avanzada, lo que implica crear una aplicación personalizada en HubSpot y obtener las credenciales de la API.Sin embargo, para crear registros de la empresa, una conexión estándar debería ser suficiente.

Guía paso a paso: Automatización de la creación de registros de la empresa

Ahora que comprende los componentes clave y ha conectado Make.com a HubSpot CRM, veamos los pasos para automatizar la creación de registros de la empresa basados en la verificación del número de IVA.

Configuración de un nuevo escenario en Make.com

1. Inicie sesión en su cuenta Make.com y navegue hasta su panel de control.
2. Haga clic en el Create a new scenario botón.
3. Se le presentará un lienzo en blanco donde podrá comenzar a crear su flujo de trabajo de automatización. El primer paso es definir... trigger, que es el evento que iniciará el escenario. Puede tratarse de diversos eventos según sus necesidades específicas, como el envío de un nuevo formulario en su sitio web con un número de IVA, la creación de un nuevo contacto en otro sistema con un número de IVA o incluso un proceso programado para verificar una lista de números de IVA. En esta guía, asumiremos un escenario donde el envío de un nuevo formulario con un número de IVA actúa como desencadenante.

Uso del módulo API VIES para verificar números de IVA

1. Una vez que haya configurado su módulo de activación (por ejemplo, un Webhook módulo que escucha los nuevos envíos de formularios), haga clic en el + botón al lado para agregar el siguiente módulo.
2. Buscar VIES API y seleccione la aplicación.
3. De la lista de acciones disponibles, seleccione Get VIES Data.
4. En la configuración del módulo, deberá especificar el EU VAT Number Para verificar. Haga clic en este campo y verá el resultado de su módulo de activación. Asigne el punto de datos de su activador que contiene el número de IVA a este campo. Esta asignación dinámica garantiza que el escenario verifique automáticamente el número de IVA proporcionado en el evento de activación.

Configuración del módulo CRM de HubSpot para crear registros de la empresa

1. Despues de la VIES API módulo, haga clic en el + Botón nuevamente para agregar el siguiente módulo.
2. Buscar HubSpot CRM y seleccione la aplicación.
3. De la lista de acciones disponibles, seleccione Create a Company.
4. En el Create a Company En la configuración del módulo, asegúrese de que esté seleccionada la conexión HubSpot CRM correcta que estableció anteriormente.
5. Ahora verás una sección donde puedes definir las propiedades del nuevo registro de empresa en HubSpot. Haz clic en el icono Add item Botón para agregar campos. Necesitará asignar los datos devueltos por el Get VIES Data módulo a los campos correspondientes en el registro de su empresa de HubSpot CRM.

Asignación de campos de datos: vinculación de la salida de la API de VIES con HubSpot CRM

Este es un paso fundamental para garantizar que la información obtenida de la API de VIES se complete correctamente en tu CRM de HubSpot. A continuación, se muestra un mapeo típico de los campos relevantes.:

Campo de salida de la API de VIES	Campo de registro de la empresa de HubSpot CRM	Notas
nombre	nombre	El nombre de la empresa de VIES se utilizará como nombre de la empresa en HubSpot.
DIRECCIÓN	dirección (o campos divididos)	Es posible que sea necesario dividir la dirección en campos separados, como ciudad, país y código postal, en HubSpot. Para ello, es posible que necesites usar módulos adicionales de Make.com.
Número de valor agregado	vat_number (Propiedad personalizada)	Se recomienda crear una propiedad personalizada en HubSpot CRM para almacenar el número de IVA.

Para configurar esta asignación en Make.com, haga clic en el campo de valor para cada propiedad de HubSpot y seleccione la salida correspondiente de la Get VIES Data módulo. Por ejemplo, para el Company Name En HubSpot, seleccionarías el nombre de salida del módulo API de VIES. De forma similar, asigna el vatNumber a tu propiedad de número de IVA personalizado en HubSpot. Si la dirección se devuelve como una sola cadena y necesitas rellenar campos de dirección por separado en HubSpot, podrías necesitar usar la herramienta de Make.com. Text Parser módulo u otras herramientas de manipulación de cadenas para dividir la dirección en sus componentes antes de asignarlos a los respectivos campos de HubSpot. 

Si ha adquirido un plan individual En viesapi.eu también puedes utilizar la función dedicada Get VIES Data Parsed, que analiza automáticamente los datos recibidos de VIES en atributos apropiados.

Prueba y solución de problemas de su integración

Una vez configurados todos los módulos y la asignación de datos, es fundamental probar el escenario para garantizar su correcto funcionamiento. Para activar el escenario, utilice un número de IVA de la UE válido que sepa que existe en la base de datos VIES. Supervise la ejecución del escenario en Make.com para comprobar si funciona correctamente y revise su CRM de HubSpot para verificar si se ha creado un nuevo registro de empresa con la información correcta de la API de VIES. Si encuentra algún problema, revise sus conexiones, la configuración de cada módulo y la precisión de la asignación de datos. Make.com proporciona registros detallados que pueden ayudarle a identificar y resolver cualquier error en su flujo de trabajo.

Mejores prácticas y consideraciones

Para garantizar el buen funcionamiento y la eficacia de su integración, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas y posibles escenarios:

Manejo de números de IVA no válidos

Es importante planificar los casos en los que la API de VIES podría devolver un número de IVA no válido. Get VIES Data El módulo proporcionará un estado que indica la validez del número.Puedes usar Make.com Filter Módulo para comprobar este estado. Si el número de IVA no es válido, puede configurar diferentes acciones, como enviar un correo electrónico de notificación a un administrador, crear un registro de contacto en HubSpot en lugar de un registro de empresa con una nota sobre el número de IVA no válido o simplemente detener el flujo de trabajo para su revisión manual.Implementar esta lógica condicional garantiza que su CRM de HubSpot se mantenga limpio y preciso..

Administración del uso y los límites de la API

Tenga en cuenta que la API de VIES puede tener límites de uso según su plan de suscripción. 7Exceder estos límites podría ocasionar interrupciones temporales del servicio o cargos adicionales. Make.com VIES API La aplicación incluye una Get Account Status Módulo que puedes usar para monitorear tu plan actual y potencialmente tu usoComprobar este estado periódicamente puede ayudarle a evitar problemas inesperados con su flujo de trabajo de automatización.

Garantizar la precisión y la coherencia de los datos

Si bien la API de VIES proporciona una forma confiable de verificar los números de IVA, la precisión e integridad del nombre y la dirección de la empresa devueltos dependen de los datos que tengan los respectivos estados miembros de la UE.Por lo tanto, es fundamental revisar periódicamente los datos de tu CRM de HubSpot y, si es necesario, enriquecerlos con información adicional de otras fuentes. Además, mantente informado sobre cualquier cambio en la API de VIES o la API de CRM de HubSpot que pueda requerir ajustes en tu entorno de Make.com para garantizar su funcionamiento continuo.

Conclusión: Optimice sus operaciones comerciales con la verificación automatizada del IVA y CRM

Integrar la API de VIES con HubSpot CRM mediante Make.com ofrece una potente manera de automatizar el proceso crucial de verificación del número de IVA y creación de registros empresariales. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, podrá optimizar significativamente sus operaciones comerciales, mejorar la precisión de los datos de su CRM, optimizar el cumplimiento de la normativa europea sobre IVA y ahorrar tiempo valioso al eliminar la introducción manual de datos. Aproveche el poder de la automatización y alcance nuevos niveles de eficiencia en la gestión de sus relaciones comerciales en la UE.

Equipo API VIES