Automatizați crearea înregistrărilor companiei în HubSpot CRM cu VIES API și Make.com

Gestionarea datelor pentru întreprinderile care operează în Uniunea Europeană implică adesea pasul crucial de verificare a numerelor de identificare cu taxa pe valoarea adăugată (TVA). Acest proces, deși esențial pentru conformitate și păstrarea corectă a înregistrărilor, poate consuma mult timp și poate fi predispus la erori manuale. Sistemul de schimb de informații TVA (VIES) oferă un serviciu vital în acest scop, permițând întreprinderilor să confirme valabilitatea numerelor de TVA emise de statele membre UE pentru tranzacțiile transfrontaliere. Integrarea acestui proces de verificare direct în sistemul dvs. de management al relațiilor cu clienții (CRM) poate eficientiza semnificativ operațiunile și poate îmbunătăți integritatea datelor. Acest articol vă va ghida prin valorificarea puterii Make.com, o platformă de integrare fără cod, pentru a conecta API-ul VIES HubSpot CRM, permițând crearea automată a înregistrărilor companiei după verificarea cu succes a numărului de TVA.

Înțelegerea componentelor cheie

Pentru a implementa eficient această integrare, este important să înțelegeți rolul fiecărei componente implicate: VIES, HubSpot CRM, și Make.com.

Ce este VIES (sistemul de schimb de informații TVA)?

Sistemul de schimb de informații TVA (VIES) este o rețea electronică operată de Comisia Europeană care facilitează validarea numerelor de identificare în scopuri de TVA pentru întreprinderile înregistrate în Uniunea Europeană.. Scopul său principal este de a combate frauda, evaziunea și evaziunea fiscală, permițând comercianților din UE să verifice numerele de TVA ale clienților lor rezidenți în alte state membre. VIES acționează ca un motor de căutare care interogează bazele de date naționale de TVA ale statelor membre UE în timp real pentru a confirma dacă un anumit număr de TVA este valabil pentru tranzacțiile transfrontaliere.. Această validare este crucială pentru întreprinderile implicate în comerțul intra-UE, deoarece ajută la determinarea aplicării corecte a TVA-ului, în special pentru livrările cu cota zero.. În timp ce VIES confirmă valabilitatea unui număr de TVA, nivelul de detaliu returnat poate varia în funcție de datele furnizate de fiecare stat membru. De obicei, răspunsul include o confirmare a validității numărului de TVA și poate furniza, de asemenea, numele companiei și adresa asociate acestuia.. Dependența sistemului de bazele de date naționale individuale înseamnă că acuratețea și caracterul complet al informațiilor sunt supuse practicilor de gestionare a datelor din fiecare stat membru al UE..

Introducere în HubSpot CRM și înregistrările companiei

HubSpot CRM este o platformă cuprinzătoare de gestionare a creșterii afacerii, care oferă o suită de instrumente pentru gestionarea interacțiunilor cu clienții și compania în marketing, vânzări și servicii pentru clienți. La baza acestuia se află un sistem CRM gratuit care permite companiilor să organizeze, să urmărească și să cultive clienții potențiali și clienții pe parcursul călătoriei lor. În cadrul HubSpot CRM, Company Records servi ca un depozit central pentru stocarea informațiilor despre organizațiile care interacționează cu afacerea dvs. Aceste înregistrări pot stoca o varietate de informații prin proprietăți, cum ar fi numele companiei, domeniul, orașul, țara, industria și etapa ciclului de viață.. Flexibilitatea HubSpot se extinde pentru a permite utilizatorilor să creeze proprietăți personalizate pentru a capta date suplimentare relevante specifice nevoilor lor de afaceri, cum ar fi numărul de TVA al unei companii.. Înregistrările companiei în HubSpot pot fi create manual, importate din alte sisteme sau generate automat prin integrări cu alte aplicații. Punctul forte al platformei constă în capacitatea sa de a centraliza aceste informații, oferind o vedere unificată a tuturor interacțiunilor și relațiilor cu o organizație..

Prezentare generală a Make.com ca platformă de integrare

Make.com este o platformă de integrare fără cod puternică și ușor de utilizat, concepută pentru a automatiza fluxurile de lucru prin conectarea diferitelor aplicații și servicii. Utilizează o interfață vizuală, drag-and-drop, care permite utilizatorilor să proiecteze și să construiască procese automate complexe, cunoscute sub numele de scenarios, fără a scrie niciun cod. În cadrul acestor scenarii, modules reprezintă aplicații sau acțiuni individuale și connections să stabilească legături autorizate între diferite aplicații. Make.com oferă o gamă largă de integrări pre-construite, inclusiv API-ul VIES, care este disponibil ca aplicație (modul) dedicată pe platformă. Această abordare fără cod face integrarea accesibilă unui public mai larg, dând putere persoanelor fără abilități de programare pentru a automatiza sarcinile de afaceri cruciale.

Conectarea punctelor: VIES API și HubSpot CRM prin Make.com

Puterea Make.com constă în capacitatea sa de a conecta fără probleme diferite aplicații și de a automatiza fluxul de date între ele. În acest caz, îl vom folosi pentru a reduce decalajul dintre API-ul VIES și HubSpot CRM.

Explorând modulul API VIES pe Make.com

Make.com oferă un serviciu dedicat VIES API aplicație care oferă module specifice pentru a interacționa cu sistemul VIES. Modulul cheie pentru scopul nostru este Get VIES Data modul. Această funcție, echivalentă cu funcția getVIESData din API-ul VIES, permite utilizatorilor să introducă un număr de TVA UE și să primească un răspuns care confirmă valabilitatea acestuia. Este important, de asemenea, returnează informații suplimentare, cum ar fi numele și adresa companiei, dacă aceste date sunt disponibile în baza de date VIES.. Acest modul acceptă verificarea numerelor de TVA emise de toate statele membre UE. Un alt modul disponibil este Get Account Status, care oferă informații de bază despre planul dvs. API VIES fără a fi luate în considerare pentru limita de interogări. Disponibilitatea acestor module specifice în Make.com simplifică procesul de interacțiune cu API-ul VIES, deoarece abstrage complexitățile apelurilor API subiacente și oferă acțiuni preconfigurate pentru sarcini comune..

Conectarea Make.com la HubSpot CRM

Înainte de a putea începe automatizarea creării înregistrărilor companiei, trebuie să stabiliți o conexiune între contul dvs. Make.com și contul HubSpot CRM. Iată un ghid pas cu pas:

1. Conectați-vă la contul dvs. Creați.
2. Creați un scenariu nou sau deschideți unul existent.
3. Faceți clic pe + butonul pentru a adăuga un nou modul și a căuta HubSpot CRM. Selectați oricare dintre modulele HubSpot CRM.
4. În setările modulului, veți vedea o opțiune pentru Create a connection. Faceți clic pe acest buton.
5. (Opțional) În Connection name câmp, puteți introduce un nume descriptiv pentru această conexiune pentru a o identifica mai târziu.
6. Clic Save.
7. Veți fi redirecționat către HubSpot, unde vi se va solicita să vă conectați la contul HubSpot și să autorizați Make.com să-l acceseze. Urmați instrucțiunile de pe ecran pentru a acorda permisiunile necesare.

După ce ați parcurs acești pași, conexiunea dintre conturile dvs. Make.com și HubSpot CRM va fi stabilită cu succes, permițându-vă să continuați cu configurarea fluxului de lucru de automatizare. Rețineți că pentru anumite module CRM HubSpot avansate, este posibil să fie necesar să stabiliți o conexiune utilizând setări avansate, ceea ce implică crearea unei aplicații personalizate în HubSpot și obținerea acreditărilor API. Cu toate acestea, în scopul creării înregistrărilor companiei, o conexiune standard ar trebui să fie suficientă.

Ghid pas cu pas: Automatizarea creării înregistrărilor companiei

Acum că înțelegeți componentele cheie și ați conectat Make.com la HubSpot CRM, să parcurgem pașii pentru a automatiza crearea înregistrărilor companiei pe baza verificării numărului de TVA.

Configurarea unui nou scenariu în Make.com

1. Conectați-vă la contul Make.com și navigați la tabloul de bord.
2. Faceți clic pe Create a new scenario buton.
3. Vi se va prezenta o pânză goală în care puteți începe să vă construiți fluxul de lucru de automatizare. Primul pas este definirea trigger, care este evenimentul care va iniția scenariul. Acestea ar putea fi o varietate de evenimente în funcție de nevoile dvs. specifice, cum ar fi un nou formular pe site-ul dvs. web care conține un număr de TVA, o nouă persoană de contact creată într-un alt sistem cu un număr de TVA sau chiar un proces programat pentru verificarea unei liste de numere de TVA. Pentru acest ghid, vom presupune un scenariu în care un nou formular de trimitere care conține un număr de TVA acționează ca declanșator.

Utilizarea modulului API VIES pentru a verifica numerele de TVA

1. Odată ce ați configurat modulul de declanșare (de exemplu, a Webhook modul care ascultă noile trimiteri de formulare), faceți clic pe + butonul de lângă acesta pentru a adăuga următorul modul.
2. Caută VIES API și selectați aplicația.
3. Din lista de acțiuni disponibile, alegeți Get VIES Data.
4. În setările modulului, va trebui să specificați EU VAT Number de verificat. Faceți clic în acest câmp și veți vedea rezultatul de la modulul de declanșare. Mapați punctul de date de la declanșatorul dvs. care conține numărul de TVA în acest câmp. Această mapare dinamică asigură că scenariul va verifica automat numărul de TVA furnizat în evenimentul de declanșare.

Configurarea modulului HubSpot CRM pentru a crea înregistrări ale companiei

1. După VIES API modul, faceți clic pe + butonul din nou pentru a adăuga următorul modul.
2. Caută HubSpot CRM și selectați aplicația.
3. Din lista de acțiuni disponibile, alegeți Create a Company.
4. În Create a Company setările modulului, asigurați-vă că este selectată conexiunea corectă HubSpot CRM pe care ați stabilit-o mai devreme.
5. Veți vedea acum o secțiune în care puteți defini proprietățile noii înregistrări ale companiei în HubSpot. Faceți clic pe Add item butonul pentru a adăuga câmpuri. Va trebui să mapați datele returnate de Get VIES Data modulul la câmpurile corespunzătoare din înregistrarea companiei HubSpot CRM.

Maparea câmpurilor de date: Conectarea ieșirii API-ului VIES la HubSpot CRM

Acesta este un pas critic pentru a vă asigura că informațiile obținute din API-ul VIES sunt populate corect în HubSpot CRM. Iată o mapare tipică a câmpurilor relevante:

Câmp de ieșire API VIES	Câmp de înregistrare a companiei HubSpot CRM	Note
nume	nume	Numele companiei de la VIES va fi folosit ca nume al companiei în HubSpot.
adresa	adresa (sau câmpuri împărțite)	Este posibil ca adresa să fie împărțită în câmpuri separate, cum ar fi oraș, țară, zip în HubSpot. S-ar putea să fie nevoie să utilizați module suplimentare Make.com pentru aceasta.
TVA	vat_number (proprietate personalizată)	Este recomandat să creați o proprietate personalizată în HubSpot CRM pentru a stoca numărul de TVA.

Pentru a configura această mapare în Make.com, faceți clic în câmpul de valoare pentru fiecare proprietate HubSpot și selectați rezultatul corespunzător din Get VIES Data modul. De exemplu, pentru Company Name câmpul din HubSpot, ați selecta rezultatul numelui din modulul API VIES. În mod similar, harta vatNumber la proprietatea dvs. personalizată a numărului de TVA din HubSpot. Dacă adresa este returnată ca un singur șir și trebuie să completați câmpuri separate de adresă în HubSpot, este posibil să fie necesar să utilizați Make.com Text Parser modul sau alte instrumente de manipulare a șirurilor pentru a împărți adresa în componentele sale înainte de a le mapa la câmpurile HubSpot respective. 

Dacă ați achiziționat un plan individual pe viesapi.eu, poți folosi și funcția dedicată Get VIES Data Parsed, care analizează automat datele primite de la VIES în atribute adecvate.

Testarea și depanarea integrării dvs

Odată ce ați configurat toate modulele și maparea datelor, este crucial să vă testați scenariul pentru a vă asigura că funcționează conform așteptărilor. Utilizați un număr de TVA UE valid, despre care știți că există în baza de date VIES pentru a declanșa scenariul. Monitorizați execuția scenariului în Make.com pentru a vedea dacă rulează fără erori și verificați HubSpot CRM pentru a verifica dacă a fost creată o nouă înregistrare a companiei cu informațiile corecte din API-ul VIES. Dacă întâmpinați probleme, verificați din nou conexiunile, configurația fiecărui modul și acuratețea mapării datelor. Make.com oferă jurnalele detaliate care vă pot ajuta să identificați și să rezolvați orice erori în fluxul dvs. de lucru.

Cele mai bune practici și considerații

Pentru a asigura buna funcționare și eficacitatea integrării dvs., luați în considerare următoarele bune practici și posibile scenarii:

Gestionarea numerelor de TVA nevalide

Este important să planificați cazurile în care API-ul VIES ar putea returna un număr de TVA nevalid. The Get VIES Data modulul va furniza o stare care indică valabilitatea numărului. Puteți folosi Make.com's Filter modul pentru a verifica această stare. Dacă numărul de TVA este invalid, puteți configura diferite acțiuni de întreprins, cum ar fi trimiterea unui e-mail de notificare către un administrator, crearea unei înregistrări de contact în HubSpot în loc de înregistrarea companiei cu o notă despre numărul de TVA invalid sau pur și simplu oprirea fluxului de lucru pentru revizuire manuală.. Implementarea unei astfel de logici condiționate asigură că HubSpot CRM rămâne curat și precis.

Gestionarea utilizării și limitelor API

Rețineți că API-ul VIES poate avea limite de utilizare în funcție de planul dvs. de abonament 7. Depășirea acestor limite ar putea duce la întreruperi temporare ale serviciului sau la taxe suplimentare. Make.com's VIES API aplicația include a Get Account Status modul pe care îl puteți utiliza pentru a vă monitoriza planul actual și, eventual, utilizarea. Verificarea regulată a acestei stări vă poate ajuta să evitați orice probleme neașteptate cu fluxul de lucru de automatizare.

Asigurarea acurateței și consecvenței datelor

În timp ce API-ul VIES oferă o modalitate fiabilă de a verifica numerele de TVA, acuratețea și caracterul complet al numelui și adresei companiei returnate depind de datele deținute de statele membre ale UE respective.. Prin urmare, este esențial să revizuiți periodic datele din HubSpot CRM și, eventual, să le îmbogățiți cu informații suplimentare din alte surse, dacă este necesar. În plus, rămâneți informat cu privire la orice modificări potențiale aduse API-ului VIES sau API-ului HubSpot CRM care ar putea necesita ajustări ale scenariului dvs. Make.com pentru a asigura funcționalitatea continuă.

Concluzie: eficientizați-vă operațiunile de afaceri cu verificarea automată a TVA-ului și CRM

Integrarea API-ului VIES cu HubSpot CRM folosind Make.com oferă o modalitate puternică de automatizare a procesului crucial de verificare a numărului de TVA și de creare a înregistrărilor companiei. Urmând pașii evidențiați în acest ghid, vă puteți eficientiza în mod semnificativ operațiunile de afaceri, puteți îmbunătăți acuratețea datelor dvs. CRM, puteți îmbunătăți conformitatea cu reglementările UE în materie de TVA și puteți economisi timp prețios prin eliminarea introducerii manuale a datelor. Îmbrățișați puterea automatizării și deblocați noi niveluri de eficiență în gestionarea relațiilor dvs. de afaceri din UE.

Echipa VIES API