Automatizuoti įmonės įrašų kūrimą HubSpot CRM su VIES API ir Make.com

Europos Sąjungoje veikiančių įmonių duomenų tvarkymas dažnai apima esminį žingsnį – pridėtinės vertės mokesčio (PVM) identifikavimo numerius. Šis procesas, nors ir būtinas siekiant atitikties ir tiksliai registruoti įrašus, gali užtrukti daug laiko ir gali būti rankinių klaidų. PVM informacijos mainų sistema (VIES) teikia šiam tikslui itin svarbią paslaugą, leidžiančią verslui patvirtinti ES valstybių narių suteiktų PVM mokėtojo kodų galiojimą tarpvalstybiniams sandoriams.. Integravus šį tikrinimo procesą tiesiai į ryšių su klientais valdymo (CRM) sistemą, galima žymiai supaprastinti operacijas ir padidinti duomenų vientisumą. Šis straipsnis padės jums panaudoti galią Make.com, be kodo integravimo platforma, su kuria galima prijungti VIES API HubSpot CRM, leidžianti automatiškai kurti įmonės įrašus sėkmingai patvirtinus PVM mokėtojo kodą.

Pagrindinių komponentų supratimas

Norint veiksmingai įgyvendinti šią integraciją, svarbu suprasti kiekvieno komponento vaidmenį: VIES, HubSpot CRM, ir Make.com.

Kas yra VIES (PVM informacijos mainų sistema)?

PVM informacijos mainų sistema (VIES) – tai Europos Komisijos valdomas elektroninis tinklas, palengvinantis Europos Sąjungoje registruotų įmonių PVM mokėtojo kodų patvirtinimą.. Pagrindinis jos tikslas – kovoti su sukčiavimu, mokesčių slėpimu ir mokesčių vengimu, leidžiant prekiautojams ES patikrinti savo klientų, gyvenančių kitose valstybėse narėse, PVM mokėtojo kodus. VIES veikia kaip paieškos sistema, kuri realiu laiku užklausa ES valstybių narių nacionalinėse PVM duomenų bazėse, kad patvirtintų, ar nurodytas PVM mokėtojo kodas galioja tarpvalstybiniams sandoriams.. Šis patvirtinimas yra labai svarbus įmonėms, užsiimančioms ES vidaus prekyba, nes padeda nustatyti teisingą PVM taikymą, ypač tiekiant nulinį tarifą.. Nors VIES patvirtina PVM mokėtojo kodo galiojimą, grąžinamo detalumo lygis gali skirtis priklausomai nuo kiekvienos valstybės narės pateiktų duomenų.. Paprastai atsakyme pateikiamas PVM mokėtojo numerio galiojimo patvirtinimas, taip pat gali būti nurodytas su juo susietas įmonės pavadinimas ir adresas.. Sistemos pasitikėjimas atskiromis nacionalinėmis duomenų bazėmis reiškia, kad informacijos tikslumas ir išsamumas priklauso nuo kiekvienos ES valstybės narės duomenų tvarkymo praktikos..

Įvadas į HubSpot CRM ir įmonės įrašus

„HubSpot CRM“ yra išsami verslo augimo valdymo platforma, teikianti įrankių rinkinį klientų ir įmonės sąveikai valdyti rinkodaros, pardavimo ir klientų aptarnavimo srityse.. Jos esmė yra nemokama CRM sistema, leidžianti įmonėms organizuoti, sekti ir puoselėti potencialius klientus ir klientus visos kelionės metu. „HubSpot CRM“ Company Records tarnauja kaip centrinė saugykla, kurioje saugoma informacija apie organizacijas, kurios sąveikauja su jūsų verslu. Šiuose įrašuose galima saugoti įvairią informaciją per ypatybes, tokias kaip įmonės pavadinimas, domenas, miestas, šalis, pramonės šaka ir gyvavimo ciklo etapas.. „HubSpot“ lankstumas apima galimybę vartotojams kurti pasirinktines ypatybes, kad būtų galima užfiksuoti papildomus atitinkamus duomenis, būdingus jų verslo poreikiams, pvz., įmonės PVM mokėtojo numerį.. Įmonės įrašai HubSpot gali būti sukurti rankiniu būdu, importuoti iš kitų sistemų arba automatiškai generuojami integruojant su kitomis programomis.. Platformos stiprybė slypi gebėjime centralizuoti šią informaciją, suteikiant vieningą visų sąveikų ir santykių su organizacija vaizdą..

Make.com kaip integravimo platformos apžvalga

Make.com yra galinga ir patogi be kodo integravimo platforma, skirta automatizuoti darbo eigą sujungiant įvairias programas ir paslaugas. Jame naudojama vaizdinė, nuvilkimo sąsaja, leidžianti vartotojams kurti ir kurti sudėtingus automatizuotus procesus, žinomus kaip scenarios, nerašant jokio kodo. Pagal šiuos scenarijus modules atstovauja atskiroms programoms ar veiksmams ir connections sukurti įgaliotus ryšius tarp skirtingų programų. Make.com siūlo platų iš anksto sukurtų integracijų spektrą, įskaitant VIES API, kuri platformoje pasiekiama kaip speciali programa (modulis). Šis be kodo metodas daro integraciją prieinamą platesnei auditorijai, todėl asmenys, neturintys programavimo įgūdžių, gali automatizuoti svarbiausias verslo užduotis..

Taškų prijungimas: VIES API ir HubSpot CRM per Make.com

Make.com galia slypi gebėjime sklandžiai sujungti skirtingas programas ir automatizuoti duomenų srautą tarp jų. Tokiu atveju naudosime jį, kad užpildytume atotrūkį tarp VIES API ir HubSpot CRM.

Naršykite VIES API modulį svetainėje Make.com

Make.com teikia tam skirtą VIES API programa, kuri siūlo specifinius modulius sąveikauti su VIES sistema. Pagrindinis mūsų tikslo modulis yra Get VIES Data modulis. Ši funkcija, lygiavertė funkcijai getVIESData VIES API, leidžia vartotojams įvesti ES PVM mokėtojo kodą ir gauti atsakymą, patvirtinantį jo galiojimą. Svarbu tai, kad ji taip pat grąžina papildomą informaciją, pvz., įmonės pavadinimą ir adresą, jei šie duomenys yra VIES duomenų bazėje. Šis modulis palaiko visų ES valstybių narių išduotų PVM mokėtojo kodų patikrinimą. Kitas galimas modulis yra Get Account Status, kuriame pateikiama pagrindinė informacija apie jūsų VIES API planą, neįskaičiuojant užklausų limito. Šių specifinių modulių prieinamumas Make.com supaprastina sąveikos su VIES API procesą, nes jis pašalina pagrindinių API iškvietimų sudėtingumą ir suteikia iš anksto sukonfigūruotus veiksmus atliekant įprastas užduotis..

Make.com prijungimas prie HubSpot CRM

Prieš pradėdami automatizuoti įmonės įrašų kūrimą, turite užmegzti ryšį tarp Make.com paskyros ir HubSpot CRM paskyros. Štai žingsnis po žingsnio vadovas:

1. Prisijunkite prie savo Make paskyros.
2. Sukurkite naują scenarijų arba atidarykite esamą.
3. Spustelėkite + mygtuką, kad pridėtumėte naują modulį ir ieškotumėte HubSpot CRM. Pasirinkite bet kurį iš HubSpot CRM modulių.
4. Modulio nustatymuose pamatysite parinktį Create a connection. Spustelėkite šį mygtuką.
5. (Pasirenkama) Į Connection name lauke, galite įvesti aprašomąjį šio ryšio pavadinimą, kad vėliau jį būtų lengva atpažinti.
6. Spustelėkite Save.
7. Būsite nukreipti į HubSpot, kur būsite paraginti prisijungti prie savo HubSpot paskyros ir įgalioti Make.com ją pasiekti. Vykdykite ekrane pateikiamas instrukcijas, kad suteiktumėte reikiamus leidimus.

Kai atliksite šiuos veiksmus, bus sėkmingai užmegztas ryšys tarp jūsų Make.com ir HubSpot CRM paskyrų, todėl galėsite tęsti automatizavimo darbo eigos konfigūravimą.. Atminkite, kad naudojant tam tikrus išplėstinius HubSpot CRM modulius gali tekti užmegzti ryšį naudojant išplėstinius nustatymus, o tai apima tinkintos programos kūrimą HubSpot ir API kredencialų gavimą.. Tačiau norint sukurti įmonės įrašus, turėtų pakakti standartinio ryšio.

Žingsnis po žingsnio vadovas: įmonės įrašų kūrimo automatizavimas

Dabar, kai suprantate pagrindinius komponentus ir prijungėte Make.com prie HubSpot CRM, atlikite veiksmus, kaip automatizuoti įmonės įrašų kūrimą pagal PVM mokėtojo numerio patvirtinimą.

Naujo scenarijaus nustatymas Make.com

1. Prisijunkite prie savo Make.com paskyros ir eikite į prietaisų skydelį.
2. Spustelėkite ant Create a new scenario mygtuką.
3. Jums bus pateikta tuščia drobė, kurioje galėsite pradėti kurti automatizavimo darbo eigą. Pirmasis žingsnis yra apibrėžti trigger, kuris yra įvykis, kuris inicijuos scenarijų. Tai gali būti įvairūs įvykiai, atsižvelgiant į konkrečius jūsų poreikius, pvz., naujos formos pateikimas svetainėje su PVM mokėtojo numeriu, naujo kontakto sukūrimas kitoje sistemoje su PVM mokėtojo numeriu arba net suplanuotas PVM numerių sąrašo patvirtinimo procesas. Šiame vadove mes laikomės scenarijaus, kai naujos formos pateikimas su PVM mokėtojo numeriu veikia kaip aktyviklis.

VIES API modulio naudojimas PVM numerių patvirtinimui

1. Kai nustatysite paleidimo modulį (pvz., a Webhook modulį, kuris klauso naujų formų pateikimo), spustelėkite + šalia jo esantį mygtuką, kad pridėtumėte kitą modulį.
2. Ieškokite VIES API ir pasirinkite programą.
3. Iš galimų veiksmų sąrašo pasirinkite Get VIES Data.
4. Modulio nustatymuose turėsite nurodyti EU VAT Number kad būtų patikrinta. Spustelėkite šį lauką ir pamatysite paleidimo modulio išvestį. Susiekite duomenų tašką iš aktyviklio, kuriame yra PVM mokėtojo kodas, su šiuo lauku. Šis dinaminis susiejimas užtikrina, kad scenarijus automatiškai patikrins suaktyvinimo įvykyje pateiktą PVM mokėtojo numerį.

HubSpot CRM modulio konfigūravimas įmonės įrašams kurti

1. Po to, kai VIES API modulį, spustelėkite + dar kartą paspauskite mygtuką, kad pridėtumėte kitą modulį.
2. Ieškokite HubSpot CRM ir pasirinkite programą.
3. Iš galimų veiksmų sąrašo pasirinkite Create a Company.
4. Viduje Create a Company modulio nustatymus, įsitikinkite, kad pasirinktas tinkamas HubSpot CRM ryšys, kurį užmezgėte anksčiau.
5. Dabar pamatysite skyrių, kuriame galėsite apibrėžti naujo įmonės įrašo ypatybes HubSpot. Spustelėkite Add item mygtuką, kad pridėtumėte laukus. Turėsite susieti duomenis, kuriuos grąžino Get VIES Data modulį į atitinkamus jūsų HubSpot CRM įmonės įrašo laukus.

Duomenų laukų susiejimas: VIES API išvesties susiejimas su HubSpot CRM

Tai labai svarbus veiksmas siekiant užtikrinti, kad informacija, gauta iš VIES API, būtų tinkamai užpildyta jūsų HubSpot CRM. Štai tipiškas atitinkamų laukų atvaizdavimas:

VIES API išvesties laukas	„HubSpot CRM“ įmonės įrašų laukas	Pastabos
pavadinimas	pavadinimas	Įmonės pavadinimas iš VIES bus naudojamas kaip įmonės pavadinimas HubSpot.
adresu	adresas (arba padalinti laukai)	Adresą „HubSpot“ gali tekti padalyti į atskirus laukus, pvz., miestą, šalį, pašto adresą. Tam gali reikėti naudoti papildomus Make.com modulius.
PVM numeris	PVM_numeris (tinkinta nuosavybė)	Rekomenduojama HubSpot CRM sukurti pasirinktinę nuosavybę, kad būtų išsaugotas PVM kodas.

Norėdami sukonfigūruoti šį susiejimą Make.com, spustelėkite kiekvienos HubSpot nuosavybės vertės lauką ir pasirinkite atitinkamą išvestį iš Get VIES Data modulis. Pavyzdžiui, už Company Name lauke HubSpot, pasirinktumėte pavadinimo išvestį iš VIES API modulio. Panašiai nubrėžkite vatNumber į tinkintą PVM numerio nuosavybę HubSpot. Jei adresas grąžinamas kaip viena eilutė ir jums reikia užpildyti atskirus adreso laukus HubSpot, gali reikėti naudoti Make.com Text Parser modulį ar kitus eilučių manipuliavimo įrankius, kad padalintų adresą į jo komponentus prieš susiedami juos su atitinkamais HubSpot laukais. 

Jei įsigijote an individualus planas viesapi.eu taip pat galite naudoti tam skirtą funkciją Get VIES Data Parsed, kuris automatiškai analizuoja iš VIES gautus duomenis į atitinkamus atributus.

Integracijos tikrinimas ir trikčių šalinimas

Sukonfigūravus visus modulius ir duomenų susiejimą, labai svarbu išbandyti scenarijų, kad įsitikintumėte, jog jis veikia taip, kaip tikėtasi. Norėdami suaktyvinti scenarijų, naudokite galiojantį ES PVM mokėtojo numerį, kuris, jūsų žinioje, yra VIES duomenų bazėje. Stebėkite scenarijaus vykdymą Make.com, kad sužinotumėte, ar jis veikia be klaidų, ir patikrinkite savo HubSpot CRM, kad patikrintumėte, ar buvo sukurtas naujas įmonės įrašas su teisinga informacija iš VIES API. Jei kyla problemų, dar kartą patikrinkite ryšius, kiekvieno modulio konfigūraciją ir duomenų atvaizdavimo tikslumą. Make.com pateikia išsamius žurnalus, kurie gali padėti nustatyti ir išspręsti visas darbo eigos klaidas.

Geriausia praktika ir svarstymai

Norėdami užtikrinti sklandų integracijos veikimą ir efektyvumą, apsvarstykite toliau pateiktus geriausios praktikos pavyzdžius ir galimus scenarijus:

Neteisingų PVM mokėtojo numerių tvarkymas

Svarbu planuoti atvejus, kai VIES API gali grąžinti neteisingą PVM mokėtojo numerį. The Get VIES Data modulis pateiks būseną, nurodantį numerio galiojimą. Galite naudoti Make.com Filter modulį, kad patikrintumėte šią būseną. Jei PVM mokėtojo kodas neteisingas, galite sukonfigūruoti įvairius veiksmus, kurių reikia imtis, pvz., siųsti pranešimo el. laišką administratoriui, sukurti kontakto įrašą HubSpot vietoje įmonės įrašo su pastaba apie netinkamą PVM mokėtojo numerį arba tiesiog sustabdyti darbo eigą, kad būtų atlikta neautomatinė peržiūra.. Tokios sąlyginės logikos įgyvendinimas užtikrina, kad jūsų HubSpot CRM išliks švarus ir tikslus.

API naudojimo ir apribojimų valdymas

Atminkite, kad VIES API gali turėti naudojimo apribojimų, atsižvelgiant į jūsų prenumeratos planą 7. Viršijus šias ribas gali būti laikinai sutrikdyta paslauga arba gali būti taikomi papildomi mokesčiai. Make.com VIES API paraiška apima a Get Account Status modulis, kurį galite naudoti norėdami stebėti dabartinį planą ir galbūt naudojimą. Reguliarus šios būsenos tikrinimas gali padėti išvengti netikėtų automatizavimo darbo eigos problemų.

Duomenų tikslumo ir nuoseklumo užtikrinimas

Nors VIES API yra patikimas būdas patikrinti PVM mokėtojo numerius, grąžinamo įmonės pavadinimo ir adreso tikslumas ir išsamumas priklauso nuo atitinkamų ES valstybių narių turimų duomenų.. Todėl labai svarbu periodiškai peržiūrėti HubSpot CRM duomenis ir, jei reikia, papildyti juos papildoma informacija iš kitų šaltinių. Be to, būkite informuoti apie visus galimus VIES API arba HubSpot CRM API pakeitimus, dėl kurių gali reikėti koreguoti Make.com scenarijų, kad būtų užtikrintas tolesnis funkcionalumas.

Išvada: supaprastinkite savo verslo operacijas naudodami automatinį PVM patvirtinimą ir CRM

VIES API integravimas su HubSpot CRM naudojant Make.com yra galingas būdas automatizuoti svarbų PVM mokėtojo numerio patvirtinimo ir įmonės įrašų kūrimo procesą. Vykdydami šiame vadove nurodytus veiksmus galite žymiai supaprastinti savo verslo operacijas, pagerinti CRM duomenų tikslumą, pagerinti atitiktį ES PVM reglamentams ir sutaupyti brangaus laiko, nes nebereikia duomenų įvesti rankiniu būdu. Pasinaudokite automatizavimo galia ir atlaisvinkite naujus efektyvumo lygius valdydami ES verslo santykius.

VIES API komanda