VIES – Επαλήθευση και αυτοματοποίηση στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο
Η ανάπτυξη του ηλεκτρονικού εμπορίου ανοίγει νέες ευκαιρίες για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, ιδιαίτερα στον τομέα των διεθνών (διασυνοριακών) πωλήσεων. Χάρη στην εμβέλεια που παρέχει το Διαδίκτυο, οι εταιρείες μπορούν εύκολα να προσεγγίσουν πελάτες σε διαφορετικές χώρες, συμβάλλοντας στην αύξηση των εσόδων και στην παγκόσμια επέκταση.
Υπό το πρίσμα της δυναμικής ανάπτυξης του διασυνοριακού εμπορίου στην Ευρώπη, όπου 70% χρηστών του Διαδικτύου πραγματοποιούν ήδη αγορές μέσω Διαδικτύου [1] και το ένα τρίτο από αυτούς αγοράζουν από άλλες χώρες της ΕΕ, η ασφάλεια και η αποτελεσματικότητα των διεθνών συναλλαγών καθίστανται ζωτικής σημασίας. Ιδιαίτερα σημαντική είναι η σωστή επαλήθευση των εργολάβων στο VIES (Σύστημα Ανταλλαγής Πληροφοριών ΦΠΑ).
Ωστόσο, η είσοδος στις ξένες αγορές απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, συμπεριλαμβανομένης της ενδελεχούς επαλήθευσης των εργολάβων για την αποφυγή οικονομικών και φορολογικών κινδύνων.
Επαλήθευση ξένων εργολάβων – γιατί είναι σημαντικό;
Η επαλήθευση των εργολάβων, ιδίως όσον αφορά τον ΦΠΑ, είναι ζωτικής σημασίας στις διεθνείς επιχειρήσεις. Η Ευρωπαϊκή Ένωση εισήγαγε το σύστημα VIES, το οποίο επιτρέπει τον έλεγχο του εάν μια συγκεκριμένη επιχειρηματική οντότητα είναι εγγεγραμμένη ως υπόχρεος ΦΠΑ σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ.
Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους επιχειρηματίες να:
- Εξασφαλίστε την αξιοπιστία του αναδόχου – η έλλειψη εγγραφής στο σύστημα μπορεί να υποδηλώνει ότι η εταιρεία δεν ασκεί νόμιμες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
- Αποφύγετε λάθη στα φορολογικά έγγραφα – η σωστή αναγνώριση ΦΠΑ είναι απαραίτητη για την εφαρμογή μηδενικού συντελεστή ΦΠΑ στις ενδοκοινοτικές συναλλαγές.
- Ελαχιστοποιήστε τον κίνδυνο φορολογικής απάτης – Το VIES βοηθά στον εντοπισμό πιθανών καταχρήσεων, όπως εικονικές εταιρείες.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το σύστημα VIES;
Το σύστημα VIES είναι διαθέσιμο online και είναι δωρεάν. Για να επαληθεύσετε έναν ανάδοχο, πρέπει:
1. Επισκεφτείτε τον επίσημο ιστότοπο του VIES και συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία:
2. Επιλέξτε τη χώρα του αναδόχου.
3. Εισάγετε τον ΑΦΜ τους.
4. Λάβετε επιβεβαίωση εγγραφής ή πληροφορίες σχετικά με την έλλειψη συμμετοχής.
Σε περίπτωση μη εισόδου, αξίζει να επικοινωνήσετε απευθείας με τον ανάδοχο ή την εφορία της συγκεκριμένης χώρας για να διευκρινιστεί η κατάσταση.
Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με τον εσφαλμένο αριθμό ΕΕ σας ή του αναδόχου σας, σας συνιστούμε να διαβάσετε το άρθρο στο ιστολόγιό μας: VIES – Μη έγκυρος αριθμός ΦΠΑ ΕΕ κατά την επαλήθευση.
Οφέλη από την αυτοματοποίηση και την ενοποίηση της επαλήθευσης VIES με τις επιχειρηματικές διαδικασίες
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας επαλήθευσης ΦΠΑ μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τις λειτουργίες της εταιρείας, ιδιαίτερα στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Οι λύσεις που διατίθενται στην αγορά ενσωματώνουν συστήματα λογιστικής και πωλήσεων με το VIES, επιτρέποντας:
- Αυτόματη επαλήθευση εργολάβων κατά την υποβολή παραγγελιών.
- Πρόληψη λαθών στην τεκμηρίωση (τιμολόγια, παραγγελίες κ.λπ.).
- Εξοικονόμηση χρόνου και μείωση κόστους.
Το διασυνοριακό εμπόριο στην ΕΕ ανοίγει την πρόσβαση σε μια αγορά περίπου 100 εκατομμυρίων πιθανών αγοραστών. Ωστόσο, με την ανάπτυξη της επιχειρηματικής κλίμακας, η μη αυτόματη επαλήθευση των αριθμών ΦΠΑ της ΕΕ γίνεται χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα.
Αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας χρησιμοποιώντας VIES API Τα εργαλεία έχουν πολλά πλεονεκτήματα:
1. Εξοικονόμηση χρόνου και μείωση κόστους
- Κατάργηση του χειροκίνητου ελέγχου για κάθε εργολάβο
- Δυνατότητα μαζικής επαλήθευσης ΑΦΜ ΕΕ
- Αυτόματες ενημερώσεις της κατάστασης του εργολάβου
- Μείωση του κόστους για βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες που σχετίζονται με τις πωλήσεις
2. Αυξημένη ασφάλεια συναλλαγών
- Άμεση επαλήθευση γνησιότητας ΑΦΜ
- Αυτόματες ειδοποιήσεις για αλλαγές κατάστασης εργολάβου
- Ελαχιστοποίηση του κινδύνου φορολογικής απάτης
- Συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις της ΕΕ
3. Απλή και γρήγορη ενοποίηση με υπάρχοντα συστήματα
- Εύκολη εφαρμογή μέσω Διασύνδεση REST API
- Δυνατότητα ενσωμάτωσης με δημοφιλείς πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου (μέσω Βιβλιοθήκη PHP)
- Αυτόματη αρχειοθέτηση επιβεβαιώσεων επαλήθευσης (στο λογαριασμό χρήστη viesapi.eu)
- Πρόσβαση στο πλήρες ιστορικό των επιταγών
4. Πρακτικές εφαρμογές αυτοματισμού με χρήση εργαλείων VIES API
Η επαλήθευση αυτοματισμού ΕΕ ΦΠΑ είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για εταιρείες που:
- Πραγματοποίηση πωλήσεων σε πολλές αγορές της ΕΕ
- Συνεργασία με μεγάλο αριθμό εργολάβων
- Χρειάζεστε γρήγορη επαλήθευση κατά τη διαδικασία πώλησης
- Θέλετε να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο σφαλμάτων τεκμηρίωσης
5. Τεχνικές πτυχές υλοποίησης
Βιβλιοθήκες διαθέσιμες μέσω viesapi.eu προσφορά:
- Εύκολο στην εφαρμογή REST API
- Υποστήριξη για δημοφιλή γλώσσες προγραμματισμού
- Τεχνικός τεκμηρίωση και παραδείγματα υλοποίησης
- Εργαλεία τελικών χρηστών για μαζική επαλήθευση αριθμού ΦΠΑ (Πρόσθετο Excel, Εφαρμογή VIES Checker)
6. Επιχειρηματικά οφέλη
Η αυτοματοποίηση επαλήθευσης VIES υποστηρίζει την ανάπτυξη διασυνοριακού εμπορίου μέσω:
- Επιτάχυνση της διαδικασίας ενσωμάτωσης νέων πελατών
- Μείωση λειτουργικού κινδύνου
- Αύξηση της αξιοπιστίας της εταιρείας
- Βελτιστοποίηση λογιστικών διαδικασιών
Περίληψη
Στην εποχή της αυξανόμενης σημασίας του διασυνοριακού εμπορίου στην ΕΕ, η αυτοματοποίηση της επαλήθευσης του αριθμού ΦΠΑ δεν γίνεται απλώς μια ευκολία, αλλά μια αναγκαιότητα για τις εταιρείες που θέλουν να ανταγωνιστούν αποτελεσματικά στη διεθνή αγορά. Η χρήση επαγγελματικών εργαλείων για την αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας επιτρέπει την εστίαση στην ανάπτυξη της επιχείρησης, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα την ασφάλεια και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
[1] Πηγή: Eurostat – https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=E-commerce_statistics_for_individuals
