VIES – Verifizierung und Automatisierung im grenzüberschreitenden E-Commerce-Handel

Die Entwicklung des E-Commerce eröffnet kleinen und mittleren Unternehmen neue Möglichkeiten, insbesondere im Bereich des internationalen (grenzüberschreitenden) Vertriebs. Dank der Reichweite des Internets können Unternehmen Kunden in verschiedenen Ländern problemlos erreichen und so zu Umsatzwachstum und globaler Expansion beitragen.

Angesichts der dynamischen Entwicklung des grenzüberschreitenden Handels in Europa, wo bereits 70% der Internetnutzer online einkaufen [1] und ein Drittel von ihnen in anderen EU-Ländern einkaufen, werden die Sicherheit und Effizienz internationaler Transaktionen von entscheidender Bedeutung. Besonders wichtig ist die ordnungsgemäße Überprüfung der Vertragspartner im VERGLEICH (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem).

Allerdings erfordert der Eintritt in ausländische Märkte eine sorgfältige Planung, einschließlich einer gründlichen Überprüfung der Auftragnehmer, um finanzielle und steuerliche Risiken zu vermeiden.

Überprüfung ausländischer Auftragnehmer – warum ist das wichtig?

Die Überprüfung von Vertragspartnern, insbesondere in Bezug auf die Mehrwertsteuer, ist im internationalen Geschäft von entscheidender Bedeutung. Die Europäische Union hat das VIES-System eingeführt, mit dem überprüft werden kann, ob ein bestimmtes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedsstaat als Mehrwertsteuerzahler registriert ist.

Dies ermöglicht Unternehmern:

• Stellen Sie die Glaubwürdigkeit des Auftragnehmers sicher – eine fehlende Registrierung im System kann darauf hinweisen, dass das Unternehmen keine legalen Geschäftsaktivitäten durchführt.
• Vermeiden Sie Fehler bei der Steuerdokumentation – für die Anwendung des Null-Mehrwertsteuersatzes bei innergemeinschaftlichen Umsätzen ist eine korrekte Umsatzsteueridentifikation erforderlich.
• Minimieren Sie das Risiko von Steuerbetrug – VIES hilft bei der Identifizierung potenzieller Missbräuche, wie zum Beispiel Scheinfirmen.

Wie verwendet man das VIES-System?

Das VIES-System ist online verfügbar und kostenlos. Um einen Auftragnehmer zu verifizieren, müssen Sie:
1. Besuchen Sie die offizielle VIES-Website und füllen Sie die Pflichtfelder aus:
2. Wählen Sie das Land des Auftragnehmers aus.
3. Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein.
4. Erhalt einer Anmeldebestätigung bzw. Information über die Nichteinreise.

Sollte kein Eintrag vorliegen, lohnt es sich, direkt mit dem Auftragnehmer oder dem Finanzamt im jeweiligen Land Kontakt aufzunehmen, um die Situation zu klären.

Wenn Sie ein Problem mit Ihrer oder der falschen EU-Nummer Ihres Auftragnehmers haben, empfehlen wir Ihnen, den Artikel in unserem Blog zu lesen: VIES – ungültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei der Überprüfung.

Vorteile der Automatisierung und Integration der VIES-Verifizierung in Geschäftsprozesse

Die Automatisierung des Mehrwertsteuerprüfungsprozesses kann die Betriebsabläufe eines Unternehmens erheblich verbessern, insbesondere im E-Commerce. Die auf dem Markt erhältlichen Lösungen integrieren Buchhaltungs- und Verkaufssysteme mit VIES und ermöglichen so:

• Automatische Überprüfung der Auftragnehmer bei der Auftragserteilung.
• Vermeidung von Fehlern in der Dokumentation (Rechnungen, Bestellungen etc.).
• Zeitersparnis und Kostensenkung.

Der grenzüberschreitende Handel in der EU eröffnet den Zugang zu einem Markt mit rund 100 Millionen potenziellen Käufern. Mit zunehmender Unternehmensgröße wird die manuelle Überprüfung der EU-Umsatzsteuernummern jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig.

Automatisierung dieses Prozesses durch VIES-API Tools bietet mehrere Vorteile:

1. Zeitersparnis und Kostenreduzierung

• Wegfall der manuellen Prüfung jedes einzelnen Auftragnehmers
• Möglichkeit zur Massenüberprüfung von EU-Umsatzsteuernummern
• Automatische Updates des Auftragnehmerstatus
• Reduzierung der Kosten für zentrale Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Vertrieb

2. Erhöhte Transaktionssicherheit

• Sofortige Überprüfung der Echtheit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Automatische Benachrichtigungen über Statusänderungen von Auftragnehmern
• Minimierung des Steuerbetrugsrisikos
• Einhaltung der EU-Rechtsvorschriften

3. Einfache und schnelle Integration in bestehende Systeme

• Einfache Implementierung durch REST-API-Schnittstelle
• Möglichkeit der Integration mit beliebten E-Commerce-Plattformen (über PHP-Bibliothek)
• Automatische Archivierung von Verifizierungsbestätigungen (auf dem viesapi.eu-Benutzerkonto)
• Zugriff auf den vollständigen Überprüfungsverlauf

4. Praktische Anwendungen der Automatisierung mit VIES-API-Tools

Die automatisierte EU-Mehrwertsteuerprüfung ist besonders wertvoll für Unternehmen, die:

• Tätigen Sie Verkäufe auf mehreren EU-Märkten
• Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl von Auftragnehmern
• Benötigen Sie eine schnelle Überprüfung während des Verkaufsprozesses
• Möchten Sie das Risiko von Dokumentationsfehlern minimieren

5. Technische Aspekte der Umsetzung

Bibliotheken verfügbar über viesapi.eu Angebot:

• Einfach zu implementieren REST-API
• Unterstützung für beliebte Programmiersprachen
• Technisch Dokumentation und Implementierungsbeispiele
• Endbenutzer-Tools zur Massenüberprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Excel-Add-In, VIES Checker-App)

6. Geschäftsvorteile

Die Automatisierung der VIES-Verifizierung unterstützt die Entwicklung des grenzüberschreitenden Handels durch:

• Beschleunigung des Onboardingprozesses neuer Kunden
• Reduzierung des operationellen Risikos
• Steigerung der Glaubwürdigkeit des Unternehmens
• Optimierung von Buchhaltungsprozessen

Zusammenfassung

Angesichts der wachsenden Bedeutung des grenzüberschreitenden Handels in der EU ist die Automatisierung der Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die auf dem internationalen Markt erfolgreich konkurrieren möchten. Durch die Verwendung professioneller Tools zur Automatisierung dieses Prozesses können Sie sich auf die Geschäftsentwicklung konzentrieren und gleichzeitig Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

[1] Quelle: Eurostat – https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=E-commerce_statistics_for_individuals