Автоматизирайте създаването на фирмени записи в HubSpot CRM с VIES API и Make.com

Управлението на данни за предприятия, работещи в рамките на Европейския съюз, често включва решаващата стъпка за проверка на идентификационните номера за данък добавена стойност (ДДС). Този процес, макар и важен за съответствие и точно водене на записи, може да отнеме много време и да доведе до ръчни грешки. Системата за обмен на информация за ДДС (VIES) предоставя жизненоважна услуга за тази цел, позволявайки на бизнеса да потвърди валидността на ДДС номерата, издадени от държавите-членки на ЕС за трансгранични транзакции. Интегрирането на този процес на проверка директно във вашата система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) може значително да рационализира операциите и да подобри целостта на данните. Тази статия ще ви преведе как да използвате силата на Make.com, платформа за интегриране без код, с която да свържете VIES API HubSpot CRM, което позволява автоматично създаване на фирмени записи при успешна проверка на ДДС номер.

Разбиране на ключовите компоненти

За ефективно прилагане на тази интеграция е важно да разберете ролята на всеки включен компонент: VIES, HubSpot CRM, и Make.com.

Какво представлява VIES (система за обмен на информация за ДДС)?

Системата за обмен на информация за ДДС (VIES) е електронна мрежа, управлявана от Европейската комисия, която улеснява валидирането на идентификационни номера по ДДС за предприятия, регистрирани в Европейския съюз. Основната му цел е да се бори с данъчните измами, укриването и избягването на данъци, като позволява на търговците в ЕС да проверяват ДДС номерата на своите клиенти, пребиваващи в други държави-членки. VIES действа като търсачка, която търси в националните бази данни за ДДС на държавите-членки на ЕС в реално време, за да потвърди дали даден номер по ДДС е валиден за трансгранични транзакции. Това валидиране е от решаващо значение за предприятията, извършващи търговия в рамките на ЕС, тъй като помага да се определи правилното прилагане на ДДС, особено за доставки с нулева ставка. Въпреки че VIES потвърждава валидността на ДДС номер, нивото на върнатите детайли може да варира в зависимост от данните, предоставени от всяка държава членка. Обикновено отговорът включва потвърждение на валидността на номера по ДДС и може също така да предостави името на фирмата и адреса, свързани с него. Разчитането на системата на отделни национални бази данни означава, че точността и пълнотата на информацията са предмет на практиките за управление на данни на всяка държава-членка на ЕС.

Въведение в HubSpot CRM и фирмени записи

HubSpot CRM е цялостна платформа за управление на растежа на бизнеса, която предоставя набор от инструменти за управление на взаимодействията между клиентите и компаниите в областта на маркетинга, продажбите и обслужването на клиенти. В основата си е безплатна CRM система, която позволява на фирмите да организират, проследяват и поддържат потенциални клиенти и клиенти по време на тяхното пътуване. В HubSpot CRM, Company Records служи като централно хранилище за съхраняване на информация за организации, които взаимодействат с вашия бизнес. Тези записи могат да съхраняват разнообразна информация чрез свойства, като например име на компанията, домейн, град, държава, индустрия и етап от жизнения цикъл. Гъвкавостта на HubSpot се простира до позволяване на потребителите да създават персонализирани свойства за улавяне на допълнителни подходящи данни, специфични за техните бизнес нужди, като например ДДС номер на компания. Фирмени записи в HubSpot могат да бъдат създадени ръчно, импортирани от други системи или автоматично генерирани чрез интеграции с други приложения. Силата на платформата се крие в способността й да централизира тази информация, предоставяйки единен изглед на всички взаимодействия и взаимоотношения с организацията.

Преглед на Make.com като интеграционна платформа

Make.com е мощна и лесна за използване платформа за интеграция без код, предназначена да автоматизира работните процеси чрез свързване на различни приложения и услуги. Той използва визуален интерфейс с плъзгане и пускане, който позволява на потребителите да проектират и изграждат сложни автоматизирани процеси, известни като scenarios, без да пишете никакъв код. В рамките на тези сценарии, modules представляват отделни приложения или действия и connections установяване на разрешени връзки между различни приложения. Make.com предлага широка гама от предварително изградени интеграции, включително VIES API, който се предлага като специално приложение (модул) на платформата. Този подход без код прави интеграцията достъпна за по-широка аудитория, като дава възможност на лица без умения за програмиране да автоматизират важни бизнес задачи.

Свързване на точките: VIES API и HubSpot CRM чрез Make.com

Силата на Make.com се крие в способността му да свързва безпроблемно различни приложения и да автоматизира потока от данни между тях. В този случай ще го използваме, за да преодолеем празнината между VIES API и HubSpot CRM.

Проучване на VIES API модула на Make.com

Make.com предоставя специален VIES API приложение, което предлага специфични модули за взаимодействие със системата VIES. Ключовият модул за нашата цел е Get VIES Data модул. Тази функция е еквивалентна на функцията getVIESData във VIES API, позволява на потребителите да въведат ДДС номер в ЕС и да получат отговор, потвърждаващ неговата валидност. Важно е, че той също така връща допълнителна информация, като например името и адреса на компанията, ако тези данни са налични в базата данни на VIES. Този модул поддържа проверката на ДДС номера, издадени от всички страни членки на ЕС. Друг наличен модул е Get Account Status, който предоставя основна информация за вашия VIES API план, без да се брои към лимита ви за заявки. Наличието на тези специфични модули в Make.com опростява процеса на взаимодействие с VIES API, тъй като абстрахира сложността на основните извиквания на API и предоставя предварително конфигурирани действия за общи задачи.

Свързване на Make.com към вашия HubSpot CRM

Преди да започнете да автоматизирате създаването на фирмени записи, трябва да установите връзка между вашия акаунт в Make.com и вашия HubSpot CRM акаунт. Ето ръководство стъпка по стъпка:

1. Влезте в акаунта си Make.
2. Създайте нов сценарий или отворете съществуващ.
3. Щракнете върху + бутон за добавяне на нов модул и търсене HubSpot CRM. Изберете някой от HubSpot CRM модулите.
4. В настройките на модула ще видите опция за Create a connection. Щракнете върху този бутон.
5. (По избор) В Connection name поле, можете да въведете описателно име за тази връзка, за да я идентифицирате лесно по-късно.
6. Кликнете Save.
7. Ще бъдете пренасочени към HubSpot, където ще бъдете подканени да влезете във вашия HubSpot акаунт и да упълномощите Make.com за достъп до него. Следвайте инструкциите на екрана, за да предоставите необходимите разрешения.

След като изпълните тези стъпки, връзката между вашите Make.com и HubSpot CRM акаунти ще бъде успешно установена, което ви позволява да продължите с конфигурирането на работния процес за автоматизация. Обърнете внимание, че за определени усъвършенствани HubSpot CRM модули може да се наложи да установите връзка с помощта на разширени настройки, което включва създаване на персонализирано приложение в HubSpot и получаване на идентификационни данни за API. Въпреки това, за целите на създаването на фирмени записи, трябва да е достатъчна стандартна връзка.

Ръководство стъпка по стъпка: Автоматизиране на създаването на фирмени записи

Сега, след като разбирате ключовите компоненти и сте свързали Make.com с HubSpot CRM, нека преминем през стъпките за автоматизиране на създаването на фирмени записи въз основа на проверка на ДДС номер.

Настройване на нов сценарий в Make.com

1. Влезте в акаунта си в Make.com и отворете таблото си за управление.
2. Кликнете върху Create a new scenario бутон.
3. Ще ви бъде представено празно платно, където можете да започнете да изграждате своя работен процес за автоматизация. Първата стъпка е да се определи trigger, което е събитието, което ще инициира сценария. Това може да са различни събития в зависимост от вашите специфични нужди, като например подаване на нов формуляр на уебсайта ви, съдържащ ДДС номер, създаване на нов контакт в друга система с ДДС номер или дори планиран процес за проверка на списък с ДДС номера. За това ръководство ще приемем сценарий, при който подаване на нов формуляр, съдържащ номер по ДДС, действа като задействащ фактор.

Използване на VIES API модул за проверка на ДДС номера

1. След като настроите своя тригерен модул (напр. a Webhook модул, който следи за изпращане на нови формуляри), щракнете върху + бутон до него, за да добавите следващия модул.
2. Търсене на VIES API и изберете приложението.
3. Изберете от списъка с налични действия Get VIES Data.
4. В настройките на модула ще трябва да посочите EU VAT Number да бъдат проверени. Щракнете върху това поле и ще видите изхода от вашия тригерен модул. Съпоставете точката с данни от вашия тригер, която съдържа ДДС номера към това поле. Това динамично съпоставяне гарантира, че сценарият автоматично ще провери ДДС номера, предоставен в задействащото събитие.

Конфигуриране на HubSpot CRM модула за създаване на фирмени записи

1. След като VIES API модул, щракнете върху + бутон отново, за да добавите следващия модул.
2. Търсене на HubSpot CRM и изберете приложението.
3. Изберете от списъка с налични действия Create a Company.
4. В Create a Company настройките на модула, уверете се, че е избрана правилната HubSpot CRM връзка, която сте установили по-рано.
5. Сега ще видите раздел, в който можете да дефинирате свойствата на новия фирмен запис в HubSpot. Щракнете върху Add item бутон за добавяне на полета. Ще трябва да картографирате данните, върнати от Get VIES Data модул към съответните полета във вашия фирмен запис на HubSpot CRM.

Картографиране на полета с данни: Свързване на VIES API изход към HubSpot CRM

Това е критична стъпка, за да се гарантира, че информацията, получена от VIES API, е правилно попълнена във вашия HubSpot CRM. Ето типично картографиране на съответните полета:

VIES API изходно поле	HubSpot CRM Company Record Field	Бележки
име	име	Името на компанията от VIES ще се използва като име на фирма в HubSpot.
адрес	адрес (или разделени полета)	Може да се наложи адресът да бъде разделен на отделни полета като град, държава, пощенски код в HubSpot. Може да се наложи да използвате допълнителни модули Make.com за това.
ДДСНомер	vat_number (персонализирана собственост)	Препоръчително е да създадете персонализирано свойство в HubSpot CRM за съхраняване на ДДС номера.

За да конфигурирате това съпоставяне в Make.com, щракнете върху полето за стойност за всяко свойство на HubSpot и изберете съответния изход от Get VIES Data модул. Например, за Company Name поле в HubSpot, ще изберете изхода за име от VIES API модула. По същия начин картографирайте vatNumber към вашата персонализирана собственост с ДДС номер в HubSpot. Ако адресът се връща като единичен низ и трябва да попълните отделни адресни полета в HubSpot, може да се наложи да използвате Make.com Text Parser модул или други инструменти за манипулиране на низове, за да разделите адреса на неговите компоненти, преди да ги картографирате към съответните полета на HubSpot. 

Ако сте закупили индивидуален план на viesapi.eu можете също да използвате специалната функция Get VIES Data Parsed, който автоматично анализира данните, получени от VIES, в подходящи атрибути.

Тестване и отстраняване на неизправности при вашата интеграция

След като сте конфигурирали всички модули и картографирането на данни, е изключително важно да тествате вашия сценарий, за да сте сигурни, че функционира според очакванията. Използвайте валиден ДДС номер в ЕС, за който знаете, че съществува в базата данни на VIES, за да задействате сценария. Наблюдавайте изпълнението на сценария в Make.com, за да видите дали работи без грешки и проверете своя HubSpot CRM, за да проверите дали е създаден нов фирмен запис с правилната информация от VIES API. Ако срещнете някакви проблеми, проверете отново вашите връзки, конфигурацията на всеки модул и точността на картографирането на вашите данни. Make.com предоставя подробни регистрационни файлове, които могат да ви помогнат да идентифицирате и разрешите всички грешки във вашия работен процес.

Най-добри практики и съображения

За да осигурите гладкото функциониране и ефективността на вашата интеграция, разгледайте следните най-добри практики и потенциални сценарии:

Работа с невалидни ДДС номера

Важно е да планирате случаи, в които VIES API може да върне невалиден ДДС номер. The Get VIES Data модулът ще предостави статус, показващ валидността на номера. Можете да използвате Make.com Filter модул за проверка на това състояние. Ако ДДС номерът е невалиден, можете да конфигурирате различни действия, които да предприемете, като изпращане на имейл с известие до администратор, създаване на запис за контакт в HubSpot вместо фирмен запис с бележка за невалидния ДДС номер или просто спиране на работния процес за ръчен преглед. Прилагането на такава условна логика гарантира, че вашият HubSpot CRM остава чист и точен.

Управление на използването и ограниченията на API

Имайте предвид, че VIES API може да има ограничения за използване в зависимост от вашия абонаментен план 7. Превишаването на тези ограничения може да доведе до временни прекъсвания на услугата или допълнителни такси. Make.com VIES API приложението включва a Get Account Status модул, който можете да използвате, за да наблюдавате текущия си план и потенциално вашето използване. Редовната проверка на това състояние може да ви помогне да избегнете всякакви неочаквани проблеми с вашия работен процес за автоматизация.

Гарантиране на точност и последователност на данните

Докато VIES API предоставя надежден начин за проверка на ДДС номерата, точността и пълнотата на върнатите име и адрес на фирма зависят от данните, съхранявани от съответните държави-членки на ЕС. Ето защо е важно периодично да преглеждате данните във вашия HubSpot CRM и евентуално да ги обогатявате с допълнителна информация от други източници, ако е необходимо. Освен това, бъдете информирани за всички потенциални промени в VIES API или HubSpot CRM API, които може да изискват корекции на вашия сценарий на Make.com, за да осигурите непрекъсната функционалност.

Заключение: Оптимизирайте бизнес операциите си с автоматизирана проверка на ДДС и CRM

Интегрирането на VIES API с HubSpot CRM с помощта на Make.com предлага мощен начин за автоматизиране на решаващия процес на проверка на ДДС номер и създаване на фирмени записи. Като следвате стъпките, описани в това ръководство, можете значително да рационализирате бизнес операциите си, да подобрите точността на вашите CRM данни, да подобрите спазването на разпоредбите за ДДС на ЕС и да спестите ценно време, като елиминирате ръчното въвеждане на данни. Възползвайте се от силата на автоматизацията и отключете нови нива на ефективност при управлението на вашите бизнес отношения в ЕС.

VIES API екип