Automatizza la creazione dei record aziendali in HubSpot CRM con VIES API e Make.com

La gestione dei dati per le aziende che operano all'interno dell'Unione Europea spesso comporta il passaggio cruciale della verifica dei numeri di identificazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). Questo processo, sebbene essenziale per la conformità e la tenuta accurata dei registri, può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori manuali. Il sistema di scambio di informazioni sull'IVA (VIES) fornisce un servizio essenziale a questo scopo, consentendo alle aziende di confermare la validità dei numeri di partita IVA rilasciati dagli stati membri dell'UE per le transazioni transfrontaliere. L'integrazione di questo processo di verifica direttamente nel tuo sistema di Customer Relationship Management (CRM) può semplificare notevolmente le operazioni e migliorare l'integrità dei dati. Questo articolo ti guiderà attraverso lo sfruttamento della potenza di Fare.com, una piattaforma di integrazione senza codice, per connettere l'API VIES con Soluzioni CRM HubSpot, consentendo la creazione automatica dei registri aziendali una volta verificata con successo la partita IVA.

Comprensione dei componenti chiave

Per implementare efficacemente questa integrazione, è importante comprendere il ruolo di ciascun componente coinvolto: VIES, Soluzioni CRM HubSpot, E Fare.com.

Che cos'è il VIES (VAT Information Exchange System)?

Il sistema di scambio di informazioni sull'IVA (VIES) è una rete elettronica gestita dalla Commissione europea che facilita la convalida dei numeri di identificazione IVA per le imprese registrate nell'Unione europeaIl suo scopo principale è quello di combattere la frode, l'evasione e l'elusione fiscale consentendo ai commercianti all'interno dell'UE di verificare i numeri di partita IVA dei loro clienti residenti in altri stati membri. Il VIES funge da motore di ricerca che interroga in tempo reale i database IVA nazionali degli stati membri dell'UE per confermare se un determinato numero di partita IVA è valido per le transazioni transfrontaliere.Questa convalida è fondamentale per le aziende impegnate nel commercio intra-UE, poiché aiuta a determinare la corretta applicazione dell'IVA, in particolare per le forniture a tasso zeroMentre il VIES conferma la validità di un numero di partita IVA, il livello di dettaglio restituito può variare a seconda dei dati forniti da ogni stato membroIn genere, la risposta include una conferma della validità del numero di partita IVA e può anche fornire il nome dell'azienda e l'indirizzo ad esso associatoL'affidamento del sistema a singoli database nazionali implica che l'accuratezza e la completezza delle informazioni siano soggette alle pratiche di gestione dei dati di ogni Stato membro dell'UE..

Introduzione a HubSpot CRM e ai record aziendali

HubSpot CRM è una piattaforma completa di gestione della crescita aziendale che fornisce una serie di strumenti per la gestione delle interazioni con i clienti e l'azienda attraverso marketing, vendite e servizio clienti. Al centro c'è un sistema CRM gratuito che consente alle aziende di organizzare, tracciare e coltivare lead e clienti durante tutto il loro percorso. All'interno di HubSpot CRM, Company Records fungere da archivio centrale per l'archiviazione di informazioni sulle organizzazioni che interagiscono con la tua attivitàQuesti record possono memorizzare una varietà di informazioni tramite proprietà, come il nome dell'azienda, il dominio, la città, il paese, il settore e la fase del ciclo di vitaLa flessibilità di HubSpot si estende fino a consentire agli utenti di creare proprietà personalizzate per acquisire dati aggiuntivi pertinenti specifici per le loro esigenze aziendali, come il numero di partita IVA di un'aziendaI record aziendali in HubSpot possono essere creati manualmente, importati da altri sistemi o generati automaticamente tramite integrazioni con altre applicazioniIl punto di forza della piattaforma risiede nella sua capacità di centralizzare queste informazioni, fornendo una visione unificata di tutte le interazioni e relazioni con un'organizzazione.

Panoramica di Make.com come piattaforma di integrazione

Make.com è una piattaforma di integrazione senza codice potente e intuitiva, progettata per automatizzare i flussi di lavoro collegando varie applicazioni e serviziUtilizza un'interfaccia visiva drag-and-drop che consente agli utenti di progettare e costruire complessi processi automatizzati, noti come scenarios, senza scrivere alcun codice. In questi scenari, modules rappresentano singole applicazioni o azioni, e connections stabilire collegamenti autorizzati tra diverse applicazioniMake.com offre un'ampia gamma di integrazioni predefinite, tra cui la VIES API, disponibile come applicazione dedicata (modulo) sulla piattaformaQuesto approccio senza codice rende l'integrazione accessibile a un pubblico più ampio, consentendo alle persone senza competenze di programmazione di automatizzare attività aziendali cruciali.

Collegare i puntini: API VIES e HubSpot CRM tramite Make.com

La potenza di Make.com risiede nella sua capacità di connettere senza soluzione di continuità diverse applicazioni e automatizzare il flusso di dati tra di esse. In questo caso, lo useremo per colmare il divario tra VIES API e HubSpot CRM.

Esplorazione del modulo API VIES su Make.com

Make.com fornisce un servizio dedicato VIES API applicazione che offre moduli specifici per interagire con il sistema VIESIl modulo chiave per il nostro scopo è il Get VIES Data modulo. Questa funzione, equivalente alla funzione getVIESData nell'API VIES, consente agli utenti di inserire un numero di partita IVA UE e di ricevere una risposta che ne conferma la validità. È importante notare che restituisce anche informazioni aggiuntive, come il nome e l'indirizzo dell'azienda, se questi dati sono disponibili nel database VIESQuesto modulo supporta la verifica dei numeri di partita IVA emessi da tutti gli stati membri dell'UEUn altro modulo disponibile è Get Account Status, che fornisce informazioni di base sul tuo piano API VIES senza conteggiare nel limite di queryLa disponibilità di questi moduli specifici all'interno di Make.com semplifica il processo di interazione con l'API VIES, poiché astrae le complessità delle chiamate API sottostanti e fornisce azioni preconfigurate per attività comuni.

Collegamento di Make.com al tuo HubSpot CRM

Prima di poter iniziare ad automatizzare la creazione di record aziendali, è necessario stabilire una connessione tra il tuo account Make.com e il tuo account HubSpot CRMEcco una guida passo passo:

1. Accedi al tuo account Make.
2. Crea un nuovo scenario o aprine uno esistente.
3. Fare clic sul + pulsante per aggiungere un nuovo modulo e cercare HubSpot CRMSeleziona uno qualsiasi dei moduli HubSpot CRM.
4. Nelle impostazioni del modulo vedrai un'opzione per Create a connectionFare clic su questo pulsante.
5. (Facoltativo) Nel Connection name campo, puoi immettere un nome descrittivo per questa connessione per identificarla facilmente in seguito.
6. Clic Save.
7. Verrai reindirizzato a HubSpot, dove ti verrà chiesto di accedere al tuo account HubSpot e autorizzare Make.com ad accedervi. Segui le istruzioni sullo schermo per concedere le autorizzazioni necessarie.

Una volta completati questi passaggi, la connessione tra i tuoi account Make.com e HubSpot CRM sarà stabilita correttamente, consentendoti di procedere con la configurazione del flusso di lavoro di automazioneTieni presente che per alcuni moduli avanzati di HubSpot CRM, potrebbe essere necessario stabilire una connessione utilizzando le impostazioni avanzate, il che comporta la creazione di un'applicazione personalizzata in HubSpot e l'ottenimento delle credenziali APITuttavia, ai fini della creazione di registri aziendali, dovrebbe essere sufficiente una connessione standard.

Guida passo passo: automazione della creazione di record aziendali

Ora che hai compreso i componenti chiave e hai collegato Make.com a HubSpot CRM, vediamo i passaggi per automatizzare la creazione di registri aziendali in base alla verifica del numero di partita IVA.

Impostazione di un nuovo scenario in Make.com

1. Accedi al tuo account Make.com e vai alla tua dashboard.
2. Fare clic sul Create a new scenario pulsante.
3. Ti verrà presentata una tela bianca dove potrai iniziare a costruire il tuo flusso di lavoro di automazione. Il primo passo è definire il trigger, che è l'evento che avvierà lo scenario. Potrebbe trattarsi di una serie di eventi a seconda delle tue esigenze specifiche, come un nuovo invio di un modulo sul tuo sito Web contenente un numero di partita IVA, un nuovo contatto creato in un altro sistema con un numero di partita IVA o persino un processo pianificato per verificare un elenco di numeri di partita IVA. Per questa guida, assumeremo uno scenario in cui un nuovo invio di un modulo contenente un numero di partita IVA funge da trigger.

Utilizzo del modulo API VIES per verificare i numeri IVA

1. Dopo aver impostato il modulo trigger (ad esempio, un Webhook modulo che ascolta i nuovi invii di moduli), fare clic su + pulsante accanto per aggiungere il modulo successivo.
2. Cercare VIES API e seleziona l'applicazione.
3. Dall'elenco delle azioni disponibili, seleziona Get VIES Data.
4. Nelle impostazioni del modulo, dovrai specificare EU VAT Number da verificare. Fai clic su questo campo e vedrai l'output dal tuo modulo trigger. Mappa il punto dati dal tuo trigger che contiene il numero di partita IVA a questo campo. Questa mappatura dinamica assicura che lo scenario verifichi automaticamente il numero di partita IVA fornito nell'evento trigger.

Configurazione del modulo HubSpot CRM per creare record aziendali

1. Dopo il VIES API modulo, fare clic su + nuovamente il pulsante per aggiungere il modulo successivo.
2. Cercare HubSpot CRM e seleziona l'applicazione.
3. Dall'elenco delle azioni disponibili, seleziona Create a Company.
4. Nel Create a Company impostazioni del modulo, assicurati che sia selezionata la connessione corretta HubSpot CRM stabilita in precedenza.
5. Ora vedrai una sezione in cui puoi definire le proprietà del nuovo record aziendale in HubSpot. Fai clic su Add item pulsante per aggiungere campi. Sarà necessario mappare i dati restituiti dal Get VIES Data modulo ai campi corrispondenti nel record aziendale di HubSpot CRM.

Mappatura dei campi dati: collegamento dell'output dell'API VIES a HubSpot CRM

Questo è un passaggio fondamentale per garantire che le informazioni ottenute dall'API VIES siano correttamente popolate nel tuo HubSpot CRM. Ecco una tipica mappatura dei campi rilevanti:

Campo di output dell'API VIES	Campo record aziendale di HubSpot CRM	Appunti
nome	nome	Il nome dell'azienda riportato nel VIES verrà utilizzato come nome dell'azienda in HubSpot.
indirizzo	indirizzo (o campi divisi)	Potrebbe essere necessario suddividere l'indirizzo in campi separati come città, paese, CAP in HubSpot. Potresti dover usare moduli Make.com aggiuntivi per questo.
Partita IVA	vat_number (proprietà personalizzata)	Si consiglia di creare una proprietà personalizzata in HubSpot CRM per memorizzare il numero di partita IVA.

Per configurare questa mappatura in Make.com, fare clic sul campo valore per ciascuna proprietà HubSpot e selezionare l'output corrispondente da Get VIES Data modulo. Ad esempio, per il Company Name campo in HubSpot, dovresti selezionare il nome in uscita dal modulo API VIES. Allo stesso modo, mappa il vatNumber alla tua proprietà di numero di partita IVA personalizzata in HubSpot. Se l'indirizzo viene restituito come una singola stringa e devi popolare campi di indirizzo separati in HubSpot, potresti dover usare Make.com's Text Parser modulo o altri strumenti di manipolazione delle stringhe per suddividere l'indirizzo nei suoi componenti prima di mapparli ai rispettivi campi HubSpot. 

Se hai acquistato un piano individuale su viesapi.eu puoi anche utilizzare la funzione dedicata Get VIES Data Parsed, che analizza automaticamente i dati ricevuti da VIES trasformandoli in attributi appropriati.

Test e risoluzione dei problemi dell'integrazione

Una volta configurati tutti i moduli e la mappatura dei dati, è fondamentale testare lo scenario per assicurarsi che funzioni come previsto. Utilizza un numero di partita IVA UE valido che sai esistere nel database VIES per attivare lo scenario. Monitora l'esecuzione dello scenario in Make.com per vedere se funziona senza errori e controlla il tuo HubSpot CRM per verificare se è stato creato un nuovo record aziendale con le informazioni corrette dall'API VIES. Se riscontri problemi, ricontrolla le tue connessioni, la configurazione di ciascun modulo e l'accuratezza della mappatura dei dati. Make.com fornisce registri dettagliati che possono aiutarti a identificare e risolvere eventuali errori nel tuo flusso di lavoro.

Buone pratiche e considerazioni

Per garantire il corretto funzionamento e l'efficacia della tua integrazione, prendi in considerazione le seguenti best practice e potenziali scenari:

Gestione dei numeri di partita IVA non validi

È importante pianificare i casi in cui l'API VIES potrebbe restituire un numero di partita IVA non valido. Get VIES Data il modulo fornirà uno stato che indica la validità del numeroPuoi usare Make.com Filter modulo per controllare questo stato. Se il numero di partita IVA non è valido, puoi configurare diverse azioni da intraprendere, come l'invio di un'e-mail di notifica a un amministratore, la creazione di un record di contatto in HubSpot anziché di un record aziendale con una nota sul numero di partita IVA non valido o semplicemente l'interruzione del flusso di lavoro per la revisione manualeL'implementazione di tale logica condizionale garantisce che il tuo HubSpot CRM rimanga pulito e accurato.

Gestione dell'utilizzo e dei limiti dell'API

Tieni presente che l'API VIES potrebbe avere limiti di utilizzo a seconda del tuo piano di abbonamento 7Il superamento di questi limiti potrebbe comportare interruzioni temporanee del servizio o costi aggiuntivi. Make.com's VIES API l'applicazione include un Get Account Status modulo che puoi utilizzare per monitorare il tuo piano attuale e potenzialmente il tuo utilizzoControllare regolarmente questo stato può aiutarti a evitare problemi imprevisti con il tuo flusso di lavoro di automazione.

Garantire l'accuratezza e la coerenza dei dati

Sebbene l'API VIES fornisca un modo affidabile per verificare i numeri di partita IVA, l'accuratezza e la completezza del nome e dell'indirizzo dell'azienda restituiti dipendono dai dati detenuti dai rispettivi stati membri dell'UE. Pertanto, è essenziale rivedere periodicamente i dati nel tuo HubSpot CRM e potenzialmente arricchirli con informazioni aggiuntive da altre fonti, se necessario. Inoltre, tieniti informato su eventuali modifiche potenziali all'API VIES o all'API HubSpot CRM che potrebbero richiedere modifiche al tuo scenario Make.com per garantire la funzionalità continua.

Conclusione: semplifica le operazioni aziendali con la verifica automatica dell'IVA e il CRM

L'integrazione dell'API VIES con HubSpot CRM tramite Make.com offre un modo potente per automatizzare il processo cruciale di verifica del numero di partita IVA e creazione di record aziendali. Seguendo i passaggi descritti in questa guida, puoi semplificare notevolmente le tue operazioni aziendali, migliorare l'accuratezza dei tuoi dati CRM, migliorare la conformità con le normative IVA dell'UE e risparmiare tempo prezioso eliminando l'immissione manuale dei dati. Sfrutta la potenza dell'automazione e sblocca nuovi livelli di efficienza nella gestione delle tue relazioni commerciali basate nell'UE.

Squadra dell'API VIES