Automatisez la création d'enregistrements d'entreprise dans HubSpot CRM avec l'API VIES et Make.com

Automatisez la création d'enregistrements d'entreprise dans HubSpot CRM avec VIES API et Make.com

La gestion des données des entreprises opérant au sein de l'Union européenne implique souvent l'étape cruciale de la vérification des numéros d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Ce processus, bien qu'essentiel à la conformité et à la tenue précise des registres, peut être chronophage et sujet à des erreurs manuelles. Le Système d'échange d'informations sur la TVA (SEITV)VIES) fournit un service essentiel à cette fin, permettant aux entreprises de confirmer la validité des numéros de TVA émis par les États membres de l'UE pour les transactions transfrontalièresL'intégration de ce processus de vérification directement dans votre système de gestion de la relation client (CRM) peut considérablement simplifier les opérations et améliorer l'intégrité des données. Cet article vous guidera pour exploiter pleinement la puissance de cette solution. Make.com, une plateforme d'intégration sans code, pour connecter l'API VIES avec HubSpot CRM, permettant la création automatique de dossiers d'entreprise après vérification réussie du numéro de TVA.

Comprendre les composants clés

Pour mettre en œuvre efficacement cette intégration, il est important de comprendre le rôle de chaque composant impliqué : VIES, HubSpot CRM, et Make.com.

Qu'est-ce que le VIES (VAT Information Exchange System) ?

Le système d'échange d'informations sur la TVA (VIES) est un réseau électronique exploité par la Commission européenne qui facilite la validation des numéros d'identification à la TVA pour les entreprises enregistrées dans l'Union européenne.Son objectif principal est de lutter contre la fraude, l’évasion et l’évitement fiscaux en permettant aux commerçants de l’UE de vérifier les numéros de TVA de leurs clients résidant dans d’autres États membres. VIES agit comme un moteur de recherche qui interroge en temps réel les bases de données nationales de TVA des États membres de l'UE pour confirmer si un numéro de TVA donné est valide pour les transactions transfrontalières.Cette validation est cruciale pour les entreprises engagées dans le commerce intra-UE, car elle permet de déterminer l'application correcte de la TVA, en particulier pour les fournitures à taux zéro.Bien que VIES confirme la validité d'un numéro de TVA, le niveau de détail renvoyé peut varier en fonction des données fournies par chaque État membre.En règle générale, la réponse comprend une confirmation de la validité du numéro de TVA et peut également fournir le nom et l'adresse de l'entreprise qui lui est associée.. La dépendance du système à l'égard des bases de données nationales individuelles signifie que l'exactitude et l'exhaustivité des informations sont soumises aux pratiques de gestion des données de chaque État membre de l'UE..

Introduction à HubSpot CRM et aux enregistrements d'entreprise

HubSpot CRM est une plateforme complète de gestion de la croissance des entreprises qui fournit une suite d'outils pour gérer les interactions entre les clients et l'entreprise dans les domaines du marketing, des ventes et du service client.. Au cœur de HubSpot se trouve un système CRM gratuit qui permet aux entreprises d'organiser, de suivre et d'entretenir leurs prospects et clients tout au long de leur parcours. Au sein de HubSpot CRM, Company Records servir de référentiel central pour stocker des informations sur les organisations qui interagissent avec votre entrepriseCes enregistrements peuvent stocker une variété d'informations via des propriétés, telles que le nom de l'entreprise, le domaine, la ville, le pays, le secteur d'activité et l'étape du cycle de vie.La flexibilité de HubSpot permet aux utilisateurs de créer des propriétés personnalisées pour capturer des données pertinentes supplémentaires spécifiques à leurs besoins commerciaux, telles que le numéro de TVA d'une entreprise.Les enregistrements d'entreprise dans HubSpot peuvent être créés manuellement, importés à partir d'autres systèmes ou générés automatiquement via des intégrations avec d'autres applications.La force de la plateforme réside dans sa capacité à centraliser ces informations, offrant une vue unifiée de toutes les interactions et relations avec une organisation.

Présentation de Make.com en tant que plateforme d'intégration

Make.com est une plate-forme d'intégration sans code puissante et conviviale conçue pour automatiser les flux de travail en connectant diverses applications et servicesIl utilise une interface visuelle par glisser-déposer qui permet aux utilisateurs de concevoir et de créer des processus automatisés complexes, appelés scenarios, sans écrire le moindre code. Dans ces scénarios, modules représentent des applications ou des actions individuelles, et connections établir des liens autorisés entre différentes applications. Make.com propose une large gamme d'intégrations prédéfinies, y compris l'API VIES, qui est disponible sous forme d'application dédiée (module) sur la plateformeCette approche sans code rend l'intégration accessible à un public plus large, permettant aux personnes sans compétences en programmation d'automatiser des tâches commerciales cruciales..

Connecter les points : API VIES et CRM HubSpot via Make.com

La puissance de Make.com réside dans sa capacité à connecter facilement différentes applications et à automatiser le flux de données entre elles. Dans ce cas, nous l'utiliserons pour combler le fossé entre l'API VIES et HubSpot CRM.

Découverte du module API VIES sur Make.com

Make.com fournit un service dédié VIES API application qui propose des modules spécifiques pour interagir avec le système VIESLe module clé pour notre objectif est le Get VIES Data module. Cette fonction, équivalente à la fonction getVIESData de l'API VIES, permet aux utilisateurs de saisir un numéro de TVA intracommunautaire et de recevoir une réponse confirmant sa validité. Il est important de noter que des informations supplémentaires, telles que le nom et l'adresse de l'entreprise, sont également fournies si ces données sont disponibles dans la base de données VIES.Ce module prend en charge la vérification des numéros de TVA émis par tous les États membres de l'UE. Un autre module disponible est Get Account Status, qui fournit des informations de base sur votre plan API VIES sans compter dans votre limite de requêtes. La disponibilité de ces modules spécifiques au sein de Make.com simplifie le processus d'interaction avec l'API VIES, car elle fait abstraction des complexités des appels d'API sous-jacents et fournit des actions préconfigurées pour les tâches courantes..

Connecter Make.com à votre CRM HubSpot

Avant de pouvoir commencer à automatiser la création d'enregistrements d'entreprise, vous devez établir une connexion entre votre compte Make.com et votre compte HubSpot CRM.Voici un guide étape par étape :

  1. Connectez-vous à votre compte Make.
  2. Créez un nouveau scénario ou ouvrez-en un existant.
  3. Cliquez sur le + bouton pour ajouter un nouveau module et rechercher HubSpot CRMSélectionnez l’un des modules HubSpot CRM.
  4. Dans les paramètres du module, vous verrez une option pour Create a connection. Cliquez sur ce bouton.
  5. (Facultatif) Dans le Connection name champ, vous pouvez saisir un nom descriptif pour cette connexion afin de l'identifier facilement ultérieurement.
  6. Cliquez Save.
  7. Vous serez redirigé vers HubSpot, où vous serez invité à vous connecter à votre compte HubSpot et à autoriser Make.com à y accéder. Suivez les instructions à l'écran pour accorder les autorisations nécessaires.

Une fois ces étapes terminées, la connexion entre vos comptes Make.com et HubSpot CRM sera établie avec succès, vous permettant de procéder à la configuration du flux de travail d'automatisation.. Notez que pour certains modules avancés de HubSpot CRM, vous devrez peut-être établir une connexion à l'aide de paramètres avancés, ce qui implique la création d'une application personnalisée dans HubSpot et l'obtention des informations d'identification de l'API.. Toutefois, pour créer des enregistrements d'entreprise, une connexion standard devrait suffire.

Guide étape par étape : Automatiser la création d'enregistrements d'entreprise

Maintenant que vous comprenez les composants clés et que vous avez connecté Make.com à HubSpot CRM, parcourons les étapes pour automatiser la création d'enregistrements d'entreprise en fonction de la vérification du numéro de TVA.

Configuration d'un nouveau scénario dans Make.com

  1. Connectez-vous à votre compte Make.com et accédez à votre tableau de bord.
  2. Cliquez sur le Create a new scenario bouton.
  3. Une page blanche vous sera présentée pour vous permettre de commencer à créer votre workflow d'automatisation. La première étape consiste à définir les trigger, qui est l'événement qui déclenchera le scénario. Il peut s'agir de divers événements selon vos besoins spécifiques, comme la soumission d'un nouveau formulaire sur votre site web contenant un numéro de TVA, la création d'un nouveau contact avec un numéro de TVA dans un autre système, ou même un processus planifié de vérification d'une liste de numéros de TVA. Pour ce guide, nous supposerons qu'une soumission de nouveau formulaire contenant un numéro de TVA servira de déclencheur.

Utilisation du module API VIES pour vérifier les numéros de TVA

  1. Une fois que vous avez configuré votre module de déclenchement (par exemple, un Webhook module qui écoute les nouvelles soumissions de formulaires), cliquez sur le + bouton à côté pour ajouter le module suivant.
  2. Rechercher VIES API et sélectionnez l'application.
  3. Dans la liste des actions disponibles, choisissez Get VIES Data.
  4. Dans les paramètres du module, vous devrez spécifier le EU VAT Number À vérifier. Cliquez dans ce champ pour afficher le résultat de votre module déclencheur. Associez le point de données de votre déclencheur contenant le numéro de TVA à ce champ. Ce mappage dynamique garantit que le scénario vérifiera automatiquement le numéro de TVA fourni dans l'événement déclencheur.

API de vie pour créer HubSpot CRM

Configuration du module HubSpot CRM pour créer des enregistrements d'entreprise

  1. Après le VIES API module, cliquez sur le + Appuyez à nouveau sur le bouton pour ajouter le module suivant.
  2. Rechercher HubSpot CRM et sélectionnez l'application.
  3. Dans la liste des actions disponibles, choisissez Create a Company.
  4. Dans le Create a Company paramètres du module, assurez-vous que la connexion HubSpot CRM correcte que vous avez établie précédemment est sélectionnée.
  5. Vous verrez alors une section où vous pourrez définir les propriétés du nouvel enregistrement d'entreprise dans HubSpot. Cliquez sur Add item pour ajouter des champs. Vous devrez mapper les données renvoyées par le Get VIES Data module aux champs correspondants dans votre fiche d'entreprise HubSpot CRM.

Cartographie des champs de données : lier la sortie de l'API VIES à HubSpot CRM

Il s'agit d'une étape cruciale pour garantir que les informations obtenues via l'API VIES sont correctement renseignées dans votre CRM HubSpot. Voici un exemple typique de mappage des champs pertinents.:

Champ de sortie de l'API VIES Champ d'enregistrement d'entreprise HubSpot CRM Remarques
nom nom Le nom de l'entreprise de VIES sera utilisé comme nom de l'entreprise dans HubSpot.
adresse adresse (ou champs fractionnés) L'adresse devra peut-être être divisée en champs distincts (ville, pays, code postal) dans HubSpot. Vous devrez peut-être utiliser des modules Make.com supplémentaires pour cela.
numéro de TVA vat_number (propriété personnalisée) Il est recommandé de créer une propriété personnalisée dans HubSpot CRM pour stocker le numéro de TVA.

Pour configurer ce mappage dans Make.com, cliquez dans le champ de valeur de chaque propriété HubSpot et sélectionnez la sortie correspondante dans le Get VIES Data module. Par exemple, pour le Company Name dans HubSpot, vous sélectionnerez le nom de sortie du module API VIES. De même, mappez le vatNumber à votre propriété de numéro de TVA personnalisé dans HubSpot. Si l'adresse est renvoyée sous forme de chaîne unique et que vous devez renseigner des champs d'adresse distincts dans HubSpot, vous devrez peut-être utiliser la propriété de Make.com. Text Parser module ou d'autres outils de manipulation de chaîne pour diviser l'adresse en ses composants avant de les mapper aux champs HubSpot respectifs. 

Si vous avez acheté un plan individuel sur viesapi.eu, vous pouvez également utiliser la fonction dédiée Get VIES Data Parsed, qui analyse automatiquement les données reçues de VIES dans les attributs appropriés.

Tester et dépanner votre intégration

Une fois tous les modules et le mappage de données configurés, il est essentiel de tester votre scénario pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Utilisez un numéro de TVA intracommunautaire valide, dont vous connaissez l'existence dans la base de données VIES, pour déclencher le scénario. Surveillez l'exécution du scénario dans Make.com pour vérifier qu'il se déroule sans erreur et vérifiez dans votre CRM HubSpot si un nouvel enregistrement d'entreprise a été créé avec les informations correctes de l'API VIES. En cas de problème, vérifiez vos connexions, la configuration de chaque module et l'exactitude de votre mappage de données. Make.com fournit des journaux détaillés qui peuvent vous aider à identifier et à résoudre les erreurs dans votre workflow.

Meilleures pratiques et considérations

Pour garantir le bon fonctionnement et l’efficacité de votre intégration, tenez compte des bonnes pratiques et des scénarios potentiels suivants :

Gestion des numéros de TVA non valides

Il est important de prévoir les cas où l'API VIES pourrait renvoyer un numéro de TVA non valide. Get VIES Data le module fournira un statut indiquant la validité du numéro. Vous pouvez utiliser Make.com Filter Module permettant de vérifier ce statut. Si le numéro de TVA est invalide, vous pouvez configurer différentes actions, comme l'envoi d'un e-mail de notification à un administrateur, la création d'une fiche contact dans HubSpot au lieu d'une fiche entreprise avec une note concernant le numéro de TVA invalide, ou simplement l'arrêt du workflow pour une vérification manuelle.. La mise en œuvre d'une telle logique conditionnelle garantit que votre CRM HubSpot reste propre et précis.

Gestion de l'utilisation et des limites de l'API

Sachez que l'API VIES peut avoir des limites d'utilisation en fonction de votre formule d'abonnement 7Le dépassement de ces limites pourrait entraîner des interruptions de service temporaires ou des frais supplémentaires. VIES API l'application comprend un Get Account Status module que vous pouvez utiliser pour surveiller votre forfait actuel et potentiellement votre utilisationVérifier régulièrement cet état peut vous aider à éviter tout problème inattendu avec votre flux de travail d'automatisation.

Assurer l'exactitude et la cohérence des données

Bien que l'API VIES offre un moyen fiable de vérifier les numéros de TVA, l'exactitude et l'exhaustivité du nom et de l'adresse de l'entreprise renvoyés dépendent des données détenues par les États membres respectifs de l'UE.Il est donc essentiel de vérifier régulièrement les données de votre CRM HubSpot et de les enrichir éventuellement avec des informations supplémentaires provenant d'autres sources, si nécessaire. De plus, restez informé de toute modification potentielle de l'API VIES ou de l'API HubSpot CRM qui pourrait nécessiter des ajustements à votre scénario Make.com pour garantir la continuité de ses fonctionnalités.

Conclusion : rationalisez vos opérations commerciales grâce à la vérification automatisée de la TVA et au CRM

L'intégration de l'API VIES à HubSpot CRM via Make.com offre un moyen puissant d'automatiser le processus crucial de vérification du numéro de TVA et de création des dossiers d'entreprise. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez considérablement rationaliser vos opérations commerciales, améliorer la précision de vos données CRM, renforcer votre conformité à la réglementation européenne en matière de TVA et gagner un temps précieux en éliminant la saisie manuelle des données. Bénéficiez de la puissance de l'automatisation et accédez à une efficacité accrue dans la gestion de vos relations commerciales dans l'UE.

Équipe API VIES