Automatisieren Sie die Erstellung von Unternehmensdatensätzen in HubSpot CRM mit VIES API und Make.com

Automatisieren Sie die Erstellung von Unternehmensdatensätzen in HubSpot CRM mit VIES API und Make.com

Die Datenverwaltung für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union beinhaltet oft den wichtigen Schritt der Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Dieser Prozess ist zwar für die Einhaltung von Vorschriften und eine korrekte Datenhaltung unerlässlich, kann aber zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VERGLEICH) bietet hierfür einen wichtigen Service, der es Unternehmen ermöglicht, die Gültigkeit der von den EU-Mitgliedstaaten für grenzüberschreitende Transaktionen ausgestellten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern zu bestätigen.Die direkte Integration dieses Verifizierungsprozesses in Ihr Customer Relationship Management (CRM)-System kann Ihre Abläufe deutlich rationalisieren und die Datenintegrität verbessern. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die Vorteile von Make.com, eine No-Code-Integrationsplattform, um die VIES-API mit HubSpot CRM, wodurch die automatische Erstellung von Unternehmensdatensätzen nach erfolgreicher Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ermöglicht wird.

Die wichtigsten Komponenten verstehen

Um diese Integration effektiv umzusetzen, ist es wichtig, die Rolle der einzelnen beteiligten Komponenten zu verstehen: VERGLEICH, HubSpot CRM, Und Make.com.

Was ist das MIAS (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem)?

Das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) ist ein elektronisches Netzwerk der Europäischen Kommission, das die Validierung von Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern für in der Europäischen Union registrierte Unternehmen erleichtert.Sein Hauptzweck besteht darin, Steuerbetrug, Steuerhinterziehung und -vermeidung zu bekämpfen, indem Händlern innerhalb der EU ermöglicht wird, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ihrer in anderen Mitgliedstaaten ansässigen Kunden zu überprüfen. VIES fungiert als Suchmaschine, die die nationalen Mehrwertsteuerdatenbanken der EU-Mitgliedsstaaten in Echtzeit abfragt, um zu bestätigen, ob eine bestimmte Mehrwertsteuernummer für grenzüberschreitende Transaktionen gültig ist.Diese Validierung ist für Unternehmen, die im innergemeinschaftlichen Handel tätig sind, von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, die korrekte Anwendung der Mehrwertsteuer, insbesondere bei Lieferungen mit Nullsteuersatz, zu bestimmen.Während MIAS die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bestätigt, kann der Detaillierungsgrad je nach den von den einzelnen Mitgliedstaaten bereitgestellten Daten variieren.. Typischerweise enthält die Antwort eine Bestätigung der Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und kann auch den damit verbundenen Firmennamen und die Adresse enthaltenDa das System auf einzelnen nationalen Datenbanken basiert, unterliegen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen den Datenverwaltungspraktiken der einzelnen EU-Mitgliedstaaten..

Einführung in HubSpot CRM und Unternehmensdatensätze

HubSpot CRM ist eine umfassende Plattform für das Geschäftswachstumsmanagement, die eine Reihe von Tools für die Verwaltung von Kunden- und Unternehmensinteraktionen in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundenservice bietet.. Im Kern handelt es sich um ein kostenloses CRM-System, mit dem Unternehmen Leads und Kunden während ihrer gesamten Customer Journey organisieren, verfolgen und pflegen können. Innerhalb von HubSpot CRM Company Records dienen als zentrales Repository zum Speichern von Informationen über Organisationen, die mit Ihrem Unternehmen interagieren. Diese Datensätze können eine Vielzahl von Informationen über Eigenschaften speichern, wie z. B. den Firmennamen, die Domäne, die Stadt, das Land, die Branche und die LebenszyklusphaseDie Flexibilität von HubSpot ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Eigenschaften zu erstellen, um zusätzliche relevante Daten zu erfassen, die speziell auf ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind, wie beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens.Unternehmensdatensätze in HubSpot können manuell erstellt, aus anderen Systemen importiert oder durch Integrationen mit anderen Anwendungen automatisch generiert werden.Die Stärke der Plattform liegt in ihrer Fähigkeit, diese Informationen zu zentralisieren und so eine einheitliche Sicht auf alle Interaktionen und Beziehungen mit einer Organisation zu bieten..

Überblick über Make.com als Integrationsplattform

Make.com ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche No-Code-Integrationsplattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen durch die Verbindung verschiedener Anwendungen und Dienste. Es verwendet eine visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche, die es Benutzern ermöglicht, komplexe automatisierte Prozesse zu entwerfen und zu erstellen, bekannt als scenarios, ohne Code zu schreiben. In diesen Szenarien modules einzelne Anwendungen oder Aktionen darstellen und connections Erstellen Sie autorisierte Links zwischen verschiedenen AnwendungenMake.com bietet eine breite Palette vorgefertigter Integrationen, einschließlich der VIES-API, die als dedizierte Anwendung (Modul) auf der Plattform verfügbar istDieser No-Code-Ansatz macht die Integration einem breiteren Publikum zugänglich und ermöglicht es Einzelpersonen ohne Programmierkenntnisse, wichtige Geschäftsaufgaben zu automatisieren.

Die Punkte verbinden: VIES API und HubSpot CRM über Make.com

Die Stärke von Make.com liegt in der nahtlosen Verbindung verschiedener Anwendungen und der Automatisierung des Datenflusses zwischen ihnen. In diesem Fall nutzen wir Make.com, um die Lücke zwischen der VIES-API und HubSpot CRM zu schließen.

Erkunden des VIES-API-Moduls auf Make.com

Make.com bietet eine dedizierte VIES API Anwendung, die spezifische Module zur Interaktion mit dem VIES-System bietetDas Schlüsselmodul für unseren Zweck ist das Get VIES Data Modul. Diese Funktion entspricht der Funktion getVIESData in der VIES APIermöglicht es Nutzern, eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einzugeben und eine Antwort zu erhalten, die deren Gültigkeit bestätigt. Wichtig ist, dass zusätzliche Informationen wie Firmenname und -adresse angezeigt werden, sofern diese Daten in der VIES-Datenbank verfügbar sind.Dieses Modul unterstützt die Überprüfung der von allen EU-Mitgliedsstaaten ausgestellten Umsatzsteuer-IdentifikationsnummernEin weiteres verfügbares Modul ist Get Account Status, das grundlegende Informationen zu Ihrem VIES-API-Plan bereitstellt, ohne auf Ihr Abfragelimit anzurechnenDie Verfügbarkeit dieser spezifischen Module innerhalb von Make.com vereinfacht die Interaktion mit der VIES-API, da sie die Komplexität der zugrunde liegenden API-Aufrufe abstrahiert und vorkonfigurierte Aktionen für allgemeine Aufgaben bereitstellt..

Verbinden von Make.com mit Ihrem HubSpot CRM

Bevor Sie mit der Automatisierung der Erstellung von Unternehmensdatensätzen beginnen können, müssen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Make.com-Konto und Ihrem HubSpot CRM-Konto herstellenHier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Make-Konto an.
  2. Erstellen Sie ein neues Szenario oder öffnen Sie ein vorhandenes.
  3. Klicken Sie auf das + Schaltfläche, um ein neues Modul hinzuzufügen und zu suchen nach HubSpot CRM. Wählen Sie eines der HubSpot CRM-Module aus.
  4. In den Moduleinstellungen finden Sie eine Option zum Create a connectionKlicken Sie auf diese Schaltfläche.
  5. (Optional) Im Connection name können Sie einen beschreibenden Namen für diese Verbindung eingeben, um sie später leicht identifizieren zu können.
  6. Klicken Save.
  7. Sie werden zu HubSpot weitergeleitet. Dort werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem HubSpot-Konto anzumelden und Make.com den Zugriff zu autorisieren. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, wird die Verbindung zwischen Ihren Make.com- und HubSpot CRM-Konten erfolgreich hergestellt, sodass Sie mit der Konfiguration des Automatisierungs-Workflows fortfahren können.Beachten Sie, dass Sie für bestimmte erweiterte HubSpot CRM-Module möglicherweise eine Verbindung über erweiterte Einstellungen herstellen müssen. Dazu müssen Sie eine benutzerdefinierte Anwendung in HubSpot erstellen und API-Anmeldeinformationen abrufen.Für die Erstellung von Unternehmensdatensätzen sollte jedoch eine Standardverbindung ausreichen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Automatisieren der Unternehmensdatensatzerstellung

Nachdem Sie nun die wichtigsten Komponenten kennen und Make.com mit HubSpot CRM verbunden haben, gehen wir die Schritte zur Automatisierung der Erstellung von Unternehmensdatensätzen basierend auf der Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer durch.

Einrichten eines neuen Szenarios in Make.com

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Make.com-Konto an und navigieren Sie zu Ihrem Dashboard.
  2. Klicken Sie auf das Create a new scenario Taste.
  3. Sie erhalten eine leere Leinwand, auf der Sie mit dem Aufbau Ihres Automatisierungs-Workflows beginnen können. Der erste Schritt besteht darin, die trigger, das Ereignis, das das Szenario einleitet. Je nach Ihren spezifischen Anforderungen kann dies eine Vielzahl von Ereignissen sein, z. B. das Einreichen eines neuen Formulars auf Ihrer Website mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Anlage eines neuen Kontakts in einem anderen System mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder sogar ein geplanter Prozess zur Überprüfung einer Liste von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Für diese Anleitung gehen wir von einem Szenario aus, in dem das Einreichen eines neuen Formulars mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Auslöser fungiert.

Verwenden des VIES-API-Moduls zur Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

  1. Sobald Sie Ihr Triggermodul eingerichtet haben (z. B. ein Webhook Modul, das auf neue Formulareinsendungen wartet), klicken Sie auf das + Klicken Sie daneben auf die Schaltfläche, um das nächste Modul hinzuzufügen.
  2. Suchen nach VIES API und wählen Sie die Anwendung aus.
  3. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Aktionen Get VIES Data.
  4. In den Moduleinstellungen müssen Sie Folgendes angeben: EU VAT Number zu überprüfen. Klicken Sie in dieses Feld, um die Ausgabe Ihres Triggermoduls anzuzeigen. Ordnen Sie den Datenpunkt Ihres Triggers, der die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält, diesem Feld zu. Diese dynamische Zuordnung stellt sicher, dass das Szenario die im Triggerereignis angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer automatisch überprüft.

Vies API macht Hubspot CRM

Konfigurieren des HubSpot CRM-Moduls zum Erstellen von Unternehmensdatensätzen

  1. Nach dem VIES API Modul, klicken Sie auf das + Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um das nächste Modul hinzuzufügen.
  2. Suchen nach HubSpot CRM und wählen Sie die Anwendung aus.
  3. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Aktionen Create a Company.
  4. In dem Create a Company Stellen Sie in den Moduleinstellungen sicher, dass die richtige HubSpot CRM-Verbindung ausgewählt ist, die Sie zuvor hergestellt haben.
  5. Sie sehen nun einen Abschnitt, in dem Sie die Eigenschaften des neuen Firmendatensatzes in HubSpot definieren können. Klicken Sie auf das Add item Schaltfläche, um Felder hinzuzufügen. Sie müssen die von der Get VIES Data Modul zu den entsprechenden Feldern in Ihrem HubSpot CRM-Firmendatensatz.

Datenfelder zuordnen: Verknüpfen der VIES-API-Ausgabe mit HubSpot CRM

Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die von der VIES-API erhaltenen Informationen korrekt in Ihr HubSpot CRM übernommen werden. Hier ist eine typische Zuordnung der relevanten Felder.:

VIES-API-Ausgabefeld HubSpot CRM-Firmendatensatzfeld Hinweise
Name Name Der Firmenname aus VIES wird als Firmenname in HubSpot verwendet.
Adresse Adresse (oder geteilte Felder) Die Adresse muss in HubSpot möglicherweise in separate Felder wie Ort, Land und Postleitzahl aufgeteilt werden. Möglicherweise benötigen Sie hierfür zusätzliche Make.com-Module.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vat_number (Benutzerdefinierte Eigenschaft) Es wird empfohlen, eine benutzerdefinierte Eigenschaft in HubSpot CRM zu erstellen, um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu speichern.

Um diese Zuordnung in Make.com zu konfigurieren, klicken Sie in das Wertefeld für jede HubSpot-Eigenschaft und wählen Sie die entsprechende Ausgabe aus dem Get VIES Data Modul. Zum Beispiel für die Company Name Feld in HubSpot, würden Sie die Namensausgabe aus dem VIES API-Modul auswählen. Ordnen Sie in ähnlicher Weise die vatNumber zu Ihrer benutzerdefinierten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in HubSpot. Wenn die Adresse als einzelne Zeichenfolge zurückgegeben wird und Sie separate Adressfelder in HubSpot ausfüllen müssen, müssen Sie möglicherweise Make.coms Text Parser Modul oder andere Tools zur Zeichenfolgenbearbeitung, um die Adresse in ihre Komponenten aufzuteilen, bevor sie den entsprechenden HubSpot-Feldern zugeordnet werden. 

Wenn Sie ein individueller Plan Auf viesapi.eu können Sie auch die entsprechende Funktion nutzen Get VIES Data Parsed, das die von VIES empfangenen Daten automatisch in entsprechende Attribute zerlegt.

Testen und Fehlerbehebung Ihrer Integration

Nachdem Sie alle Module und das Datenmapping konfiguriert haben, ist es wichtig, Ihr Szenario zu testen, um sicherzustellen, dass es wie erwartet funktioniert. Verwenden Sie eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die in der VIES-Datenbank vorhanden ist, um das Szenario auszulösen. Überwachen Sie die Ausführung des Szenarios in Make.com, um sicherzustellen, dass es fehlerfrei läuft, und überprüfen Sie Ihr HubSpot CRM, um sicherzustellen, dass ein neuer Firmendatensatz mit den korrekten Informationen aus der VIES-API erstellt wurde. Sollten Probleme auftreten, überprüfen Sie Ihre Verbindungen, die Konfiguration der einzelnen Module und die Richtigkeit Ihres Datenmappings. Make.com bietet detaillierte Protokolle, die Ihnen helfen, Fehler in Ihrem Workflow zu identifizieren und zu beheben.

Bewährte Methoden und Überlegungen

Um einen reibungslosen Ablauf und die Effektivität Ihrer Integration sicherzustellen, sollten Sie die folgenden Best Practices und möglichen Szenarien berücksichtigen:

Umgang mit ungültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Es ist wichtig, für Fälle vorzusorgen, in denen die VIES-API eine ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zurückgeben könnte. Die Get VIES Data Modul liefert einen Status, der die Gültigkeit der Nummer angibt. Sie können Make.coms Filter Modul, um diesen Status zu überprüfen. Wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ungültig ist, können Sie verschiedene Aktionen konfigurieren, z. B. das Senden einer Benachrichtigungs-E-Mail an einen Administrator, das Erstellen eines Kontaktdatensatzes in HubSpot anstelle eines Firmendatensatzes mit einem Hinweis auf die ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder das einfache Anhalten des Workflows zur manuellen Überprüfung.Die Implementierung einer solchen bedingten Logik stellt sicher, dass Ihr HubSpot CRM sauber und präzise bleibt.

Verwalten der API-Nutzung und -Limits

Beachten Sie, dass die VIES-API je nach Ihrem Abonnementplan möglicherweise Nutzungsbeschränkungen unterliegt 7. Das Überschreiten dieser Grenzen kann zu vorübergehenden Serviceunterbrechungen oder zusätzlichen Gebühren führen. Make.com's VIES API Anwendung enthält eine Get Account Status Modul, mit dem Sie Ihren aktuellen Plan und möglicherweise Ihre Nutzung überwachen könnenDurch regelmäßiges Überprüfen dieses Status können Sie unerwartete Probleme mit Ihrem Automatisierungs-Workflow vermeiden.

Sicherstellung der Datengenauigkeit und -konsistenz

Während die VIES-API eine zuverlässige Möglichkeit zur Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bietet, hängen die Richtigkeit und Vollständigkeit des zurückgegebenen Firmennamens und der Adresse von den Daten ab, die in den jeweiligen EU-Mitgliedsstaaten gespeichert sind.Daher ist es wichtig, die Daten in Ihrem HubSpot CRM regelmäßig zu überprüfen und sie bei Bedarf mit zusätzlichen Informationen aus anderen Quellen anzureichern. Informieren Sie sich außerdem über mögliche Änderungen an der VIES-API oder der HubSpot CRM-API, die möglicherweise Anpassungen an Ihrem Make.com-Szenario erfordern, um die fortlaufende Funktionalität zu gewährleisten.

Fazit: Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe mit automatisierter Mehrwertsteuerprüfung und CRM

Die Integration der VIES-API in HubSpot CRM über Make.com bietet eine leistungsstarke Möglichkeit, den wichtigen Prozess der Umsatzsteuer-Identifikationsprüfung und der Unternehmensdatenerstellung zu automatisieren. Mit den in diesem Leitfaden beschriebenen Schritten können Sie Ihre Geschäftsabläufe deutlich optimieren, die Genauigkeit Ihrer CRM-Daten verbessern, die Einhaltung der EU-Mehrwertsteuervorschriften verbessern und durch den Verzicht auf manuelle Dateneingabe wertvolle Zeit sparen. Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung und erreichen Sie ein neues Effizienzniveau bei der Verwaltung Ihrer EU-Geschäftsbeziehungen.

VIES-API-Team